近年、働き方改革の推進やテレワークの普及により、業務効率化システムが注目を集めています。この記事では、業務効率化システムを導入にすることでどのようなメリットが得られるのか、システムの種類や選定のポイントなど、業務効率化システムの細部まで詳しく解説しています。
業務効率化システムとは
業務効率化システムとは、これまでに従業員が行ってきた業務をIT化して効率化するツールのことです。単調な作業の自動化やスケジュール管理の最適化など、さまざまなシステムを活用して業務を削減すれば、コスト削減や業務効率化が図れます。業務効率化ツールは、コミュニケーションツールや業務の自動化ツール、名刺管理、ペーパーレス、タスク管理ツールなど、種類も豊富で、対応する業務も多岐に亘ります。企業が必要としている業務の効率化に活かすには、自社で生じている業務上の課題を洗い出し、それを解決するために適したツールを選ぶことが大切です。きちんと適した業務効率化ツールを選んで導入すれば、業務の改善や生産性の向上につながるでしょう。
業務効率化システムのメリット
業務効率化システムを導入した場合、システム上でデータの管理が可能です。複数の拠点でそれぞれ売上などのデータを個別に管理しているシステムでは、拠点間のデータがリアルタイムでやり取りできません。データを一元管理するシステムの導入により、異なる拠点や部門などからも必要なデータをすぐに集められます。リアルタイムで各拠点のデータが確認できる場合、人員の配置や設備の稼働状態を常にチェックできます。全体の稼働状態を常に把握し、売上の機会損失防止に役立てられれば、業務効率化や企業の利益増大にも寄与するでしょう。
また、業務効率化システムの利用は、これまで手作業で行っていた業務の自動化やペーパーレス化による作業・事務コストの削減にもつながります。これまで会議を行う際には出社が必要となり、その際移動に時間や交通費がかかりましたが、リモートで会議を行えばそれらの時間や経費もかからず、大幅に業務の効率化が図れます。
業務効率化システムの種類
業務の効率化システムには、コミュニケーションツールやRPA、名刺管理ツール、ペーパーレス化ツールなどさまざまなシステムがあります。以下のツールを活用してこれまでの業務をシステム化し、管理を楽にすれば、業務量の削減にもつながります。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、チャットや通話、オンライン会議ができるツールを指します。ビジネス上での迅速な連絡手段として現在主流になってきているのが、気軽にやり取りのできるチャットツールです。詳しい打ち合わせをするときなどは、会話のできる通話機能が役に立ちます。コミュニケーションが円滑に進めば、ビジネスチャンスを得るスピーディーな決断にもつながるでしょう。
RPA
RPA(Robotic Process Automation)は、業務プロセスやさまざまな作業をロボットが自動的に行うソフトウェアです。反復的な業務を短時間で正確に行うため、業務の処理能力、生産力が向上します。日本ではすでに将来的な人口減少による人材不足が懸念されています。人材確保が徐々に難しくなっている現在、RPAを導入すれば業務を自動化して従業員の負担を減らすことが実現できます。
名刺管理ツール
ビジネスシーンにおいて、営業職をはじめ、業務上多くの取引先と名刺を交換する機会も多いでしょう。取引先や顧客などから数多くの名刺を受け取っていたとしても、名刺情報をきちんと管理していないと業務に活かせません。
名刺管理ツールは、名刺1枚1枚のデータを管理して活用するためのツールです。年々増加していく名刺をファイルに綴っているだけの場合、保管する場所がなくなったり実際に調べたい名刺をすぐに見つけられなくなったりします。名刺には、会社名や住所、氏名、連絡先といった最小限のデータしか書かれていないケースが多く、あとから名刺を確認してもその人物の特徴や何を話していたかわからないことも多いでしょう。
名刺管理ツールに名刺情報をスキャナーなどで取り込んで情報をデータベース化すると、担当者ごとに人脈が可視化できるようになります。名刺を受け取った先方の情報は、重要な見込み顧客でもあります。営業活動を効率よく行うには、名刺データ以外にも会社や個人の情報を保存することが重要です。名刺管理ツールのなかには、先方の会社や属性、自社サイトの閲覧履歴といった行動履歴などからスコアリングを行い、製品のターゲット選定を自動で行うものもあります。データ入力の業務負担を軽減し、見込み顧客への効率的なアプローチが実現できるでしょう。
ペーパーレス化ツール
働き方改革が推進され、現在ではテレワークの普及とともに、書類をプリントアウトせず、オンライン上で完結させるペーパーレス化ツールが注目を集めています。書類をオンライン上で管理できるので、書類を確認したい場合や管理する場合にわざわざオフィスに向かう必要がありません。プリントアウトした場合の書類は、ファイリングしてキャビネットに保管する必要がありますが、ツールを導入すればオンライン上に保管されるため、ファイリングなどの手間が省けます。プリント不要でパソコン上で必要なデータファイルも簡単に検索できるなど、さまざまなメリットがあります。
ペーパーレス化を実現すると、用紙代やインク代が削減されます。また、大量の書類ファイルを保管する場所が不要になるため大幅なコストカットが可能です。
ペーパーレス化ツールには、クラウド上でリアルタイムにデータの共有やファイルを保管できるツールもあります。「情報共有ツール」「Web会議ツール」「電子署名」「ストレージサービス」「勤怠管理ツール」などのツールを駆使することで、本格的なペーパーレス化が実現できるでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール
タスク・プロジェクト管理ツールとは、タスクやプロジェクトなど業務の進捗管理を行うツールです。プロジェクトを順調に完了させるには、作業工程を適切に進めて、納期までに完成するようしっかりとスケジュール管理する必要があります。プロジェクト管理ツールを導入すれば、プロジェクトの進捗状況がリアルタイムで確認でき、チーム内で連絡を取り合うときにも利用できるので、仕事の状況をチーム内で随時確認しながら業務を進められます。
複数のプロジェクトに関与しているケースや大きなプロジェクトに参画しているケースでは、プロジェクトの全体像や現在の進捗状況がつかみにくいことも多いでしょう。自分の担当している業務の納期遅延防止や、優先順位の誤り、業務の漏れ防止などのために、きちんとスケジュールは管理する必要があります。
また、タスクやプロジェクトを実行中に変更が生じるケースもあるかもしれません。変更が生じた場合でも、ツールを利用していればリアルタイムでチームメンバーと情報が共有でき、効率よく業務を進められます。
業務効率化システムの選定ポイント
業務効率化システムにはさまざまなものがありますが、自社で必要な機能がきちんと備わっているかどうかが重要です。また外部システムとの連携やカスタマイズができるか、サポート体制がしっかりしているなど、業務に役立つ機能が幅広く備わっているシステムを選ぶと業務効率化につながります。
自社に合った機能が実装できるか
業務効率化ツールは、自社に適した機能が実装されていないと導入しても業務上の課題を解決できません。まずは自社の業務効率を図るために業務上の課題を洗い出し、把握する必要があります。課題を解決するためにはどんな機能が必要かを検討し、業務改善に適した機能を実装しているツールを見つけるようにしましょう。
業務改善ツールに必要な機能を見つけるためには、まずツールを利用する社員に確認しながら日々の業務、タスクを書き出します。書き出したタスクから業務フローを作成し、詳しい業務フローの内容を分析しながら効率化できる業務を特定していきます。効率化できる業務の中から、さらに毎日行う業務や社員への負担が大きい業務などを優先し、実装すべき機能を決定します。
また、機能を搭載している場合でも操作方法が複雑で使いにくいツールでは社員の負担になるので選ぶ際は注意が必要です。
外部システム連携やカスタマイズが可能か
ツールを導入する際には、既存の自社システムと連携がとれるものを選ぶことが重要です。既存の自社システムと連携できるツールであれば、自社システムからデータを取り込む機能などが利用ができるため、業務の効率化が可能です。自社システムとの連携がとれないシステムの場合は、必要なデータをツール側にも再度入力する手間がかかります。作業が二度手間にならないように、外部システムと連携できるかどうかをしっかり確認しましょう。
サポート体制がある
業務効率化ツールは、自社のシステム環境で導入できるかどうか、導入してから問題が起きないかにも注意しなければなりません。実際に導入してから運用中に問題が起きた場合でも、サポート体制がしっかりしていれば安心です。サポート体制の有無は事前にしっかりと確認しておきましょう。
電話やチャット、メール対応など、どのようなサポートが受けられるのか、業務効率化ツールのベンダーに自社のシステムを把握している専任の担当者をつけてもらえればより安心してツールを利用できるでしょう。
まとめ
働き方改革によるテレワークの普及や将来的な人材不足などさまざまな問題が予想される現在、企業は社員の負担をなくすために業務効率化ツールの利用が不可欠です。反復作業の自動化やペーパーレス化、タスク・プロジェクト管理などを取り入れ、業務負担やコストを削減して適切にマネジメントしていくことが求められます。
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