「業務効率化の目標を設定しよう」と言われても、どのような手順で目標を組み立てればよいか分からない、こんなお悩みをお持ちの方は多いでしょう。
適切な個人目標を設定することは、従業員の成長や、企業の業績アップにも繋がるのでおすすめです。本記事では、業務効率化のための目標設定の方法やポイントについて解説しているので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化の個人目標の設定例とは
全体としての業務効率化の目標がある場合でも、それぞれの業務レベルに合わせた個々の目標設定は、立てておくとよいでしょう。
目標があることで、会社や個人の課題を解決に導くことができ、業務の効率化も実現できます。実は「目標を立てる」という行為そのものも、効率化への第一歩です。
自分で細かい計画や目標を立てることが苦手な方のために、いくつかの例を紹介していきます。
生産性向上による売上増加
生産性の向上とは「少ない労働カロリーで高い価値を生み出す」ことであり、この2つが叶った状態を、生産性が上がったと言います。少ない人的コストで売上が増加できれば、会社の純利益が増えることになるでしょう。
業務効率化は端的に言うと無駄を減らすことなどを指しますが、生産性向上は今あるリソースを最大限に活用できる方法を探ることでもあります。
生産性向上を目指す設定例としては、成果目標を明確に決めることです。例えば、「前期に比較して、今期は生産性を〇％、売上を〇％増加させる」といった数値を設定して、そこに達するための道筋を考えます。
生産性を上げるためには、業務の無駄を省くことが必要不可欠になるので、おのずと業務効率化にも繋がるでしょう。
コミュニケーションの効率化
コミュニケーションの効率化も、個人目標の設定例として欠かせないポイントです。
習慣化されている業務には無駄が多いものもあり、これらを改善すればコミュニケーションの効率化ができます。例えば、重要な意味を持たない朝礼などのミーティングをチャットのみに変更したり、会議は対面からオンラインに移行したりすることで、個々の業務時間が確保しやすくなります。
大幅な変更は個々のレベルではすぐにできないこともありますが、個人間のやり取りも、極力シンプルになるように考えてみましょう。
すべてのコミュニケーションを無くすのではなく、最適化できるように計画・提案をすることで、生産性も上がります。自分と人の時間を大切にしながら働くことは、精神的にも良い効果を生み出してくれるでしょう。
業務効率化の個人目標設定のポイント
業務効率化の個人目標を設定する際のポイントもおさえておきましょう。前述のとおり、業務効率化は業務の無駄を省き、時間やコストの削減を行うことを指します。
日本における労働人口は減少を辿っており、少子化の影響で今後も長期的な人材不足が懸念されています。業務効率化を成功させることは、従業員の負担削減や、ライフワークバランスを整えやすい優良な職場環境をつくることにも繋がるでしょう。
業務効率化の目標を設定するためのポイントを、4つご紹介します。それぞれのポイントを把握して、自分に合う目標設定を考えてみてください。
マイルストーンを設定する
目標達成に向けた最初の一歩は、マイルストーンの設定を行うことです。
ビジネス上でのマイルストーンとは「中間目標地点」のことを指し、プロジェクトを遂行するためのチェックポイントとして使われます。プロジェクトごとにマイルストーンを設定することで、目標達成が順調に進んでいるかを即座に確認できます。
長期的で複雑なプロジェクトは、進めていく中で、どこかに業務の遅れが出てしまうケースがあります。そんな時のためにあらかじめマイルストーンを設定しておけば、進捗が分かりやすく、遅れている部分を早めにフォローできるでしょう。
また、マイルストーンを社内で共有しておくことで、誰が見てもプロジェクトの進行状況が把握でき、上長や外部への報告が必要な時にも役立ちます。
達成期限を決める
目標設定において、達成期限を決めることはとても大切です。時間の制約がないと、人間の心理として「まだ余裕がある」と感じてしまい、どうしても後回しになってしまうからです。
期限を決めれば、そこから逆算して達成までのスケジュールを立てやすくなり「いつまでに何をすればよいか」が明確になるでしょう。
また、目標を立てる時には「短期目標」「中期目標」「長期目標」と、時間軸を分けて考えることもおすすめです。1か月で達成できることや、年単位での改善が必要なことなどさまざまなケースがあるためです。
どんなスパンの場合でも、具体的な期限を意識することで、達成確率が高まるでしょう。
定量的な目標設定をする
ビジネスにおける「定量的」とは、ものごとを数字やデータで客観的に測ることを意味します。数値のない漠然とした目標では、何をもって達成となるか分からず、達成率を確認することもできません。
定量的な目標設定とは「会議時間を現在の1/3に減らす」「広告費を10％削減する」など、明確なゴールを定めることです。数字やデータで目標を決めることで、モチベーションを上げたり、第三者からのアドバイスを受けやすくなったりもします。
定量的な目標を設定する際に気をつける点は、測定可能な目標にすることで、そもそも数値化できないような内容は避けておきましょう。例えば¨改善する¨や¨努力する¨など、社会的な共通ルールで数値化できないものは、目標には向きません。
一方で数値化できる項目については、正しく測定できる体制を整えることが、企業側としての重要な役割となります。
現実的に達成できる目標にする
設定した目標と現実にギャップがあり過ぎると、達成のモチベーションが下がってしまいます。逆にあまりにも簡単な目標だと、自身が認められていないと感じたり、退屈であったりしてモチベーションの低下を招きます。
従業員が高いモチベーションを維持しながら、長期的に取り組みを続けるためには、現実的に達成可能な目標設定をするべきです。
また、会社側の希望を大きく反映させた個人目標と、個人が思い描く目標に乖離が生まれないことも大切です。目標を立てる際には、客観的な意見が参考になるので、従業員間でもよく相談できるとよいでしょう。
具体的な目標設定をする
目標を立てる際には、必ず具体的なプロセスを想像しておくことが必要です。
数値や成し遂げたい成果は、具体的であればあるほど改善行動に落とし込みやすく、目標達成に近づきます。期間を決める、定量的な目標を決めるということを前述しましたが、最終的な目標の組み立て時には、できるだけ細かく可視化していきます。
「何日までに〇〇を行うことで△△の売上を獲得する」などを、デイリー目標やマンスリー目標など、細かいスパンに分けて考えていくとよいでしょう。
具体的なプランに沿って行動していけば、コツコツと目標達成を積み重ねることができ、いずれ最終的な目標達成ができます。
まとめ
業務効率化のための個人目標を立てることは、会社側だけでなく従業員本人にとってもたくさんのメリットがあります。モチベーションを上げたり、時間をうまく使えるようになったりすることで、心に余裕も生まれるでしょう。
個々の取り組みや意識改革も重要ですが、ITツールを導入することで、より迅速で正確に業務の無駄を省けます。
オンラインで簡単に申請や承認までのワークフローを活用できる「AppRemo（アップリモ）」は多くの企業でも導入されている便利なサービスです。
場所を選ばずに申請・承認の作業を行えるため、近年急速に普及しているリモートワークとの相性も良く、使い慣れたExcelベースである点も人気の秘密です。専門的な知識がなくても直感的に使用でき、簡易チャットによるサポートも充実しているので安心して利用できます。
コミュニケーションの適正化や、労働時間の短縮などにもつながるAppRemoは業務効率化を検討している方には、特におすすめです。トライアルのコースもあるので、ぜひ一度チェックしてみてください。
