働き方改革には必須!業務効率化の事例とその方法とは

 2022.07.13  株式会社システムエグゼ

働き方改革の推進には、業務効率化が必要不可欠です。とはいえ、具体的にどのような方法が生産性向上につながるのか、試行錯誤している企業も多いのではないでしょうか。この記事では、働き方改革の定義を今一度確認するとともに、業務効率化を実現に導く方法や具体的な事例、便利なツールを紹介します。

働き方改革とは

働き方改革とは、政府が掲げる「一億総活躍社会」の実現に向けた取り組みのことです。現代の日本が抱える課題を改善して、多様な働き方が可能な社会を目指す目的で掲げられたものです。2017年には、政府が「働き方改革実行計画」をまとめ「長時間労働」「正規、非正規の不合理な処遇の差」「単線型の日本のキャリアパス」の3点を改善する施策を打ち出しました。その後、2019年4月には「働き方改革関連法案」が施行され、労働時間の見直しや雇用形態に影響されない公正な待遇が求められるようになったのです。

課題のひとつは労働人口の減少です。労働人口減少の要因とされているのは少子高齢化であり、日本経済にとって深刻な課題となっています。さらに、育児・介護と労働の両立が困難となり、退職を余儀なくされる人も増えているのが現実です。これらの課題を解決するには、労働人口を確保するとともに誰もが働きやすい社会へと変化する必要があります。働き方改革は今後の日本にとって、重要な役割を果たすものとなるでしょう。

日本の労働生産性は低い

これまで、日本においては労働生産性の低さが問題視されてきました。公益財団法人日本生産性本部の発表する「労働生産性の国際比較2019」によれば、OECD加盟諸国における日本の労働生産性(時間あたり)は、加盟36か国中で21位という結果が発表されています。

このような結果となった理由のひとつとして、雇用形態の違いが大きく影響していると考えられています。欧米諸国の場合「ジョブ型」と呼ばれる雇用制度が主流です。これは、あらかじめ職務の内容を明確に定義して採用する方法で、日本の多くの企業が採用している「メンバーシップ型」とは大きく異なります。メンバーシップ型では、幅広い職務を担当が前提としてあるため、長時間労働になりやすく、生産性の低下を招く原因にもなっているのです。

働き方改革の実現に業務効率化は必須

長時間労働を是正し、ワークライフバランスの充実を図るには、業務の効率化が不可欠です。単に労働時間を短くするだけでは、生産性の向上が望めないため、いかに効率よく仕事を進めるかが重要な課題となるでしょう。

業務効率化の方法とは

さまざまな観点から業務を見直し、実行できる取り組みについて考えてみましょう。ここでは、作業と時間の無駄をなくす具体的な方法や、それにより得られるメリットについて詳しく解説します。

ITツールの活用

業務効率化を促進するために、ITツールを活用する方法があります。営業報告など、時間のかかるExcel入力作業を部分的に減らすだけでも作業の効率がアップします。反復作業の効率化を目的として、RPA(Robotic Process Automation)の活用や、大量のデータを自動分類するAIの導入も有用です。

同じ動作を繰り返し必要とする作業は、時間がかかるだけでなく、人為的ミスが生じる可能性も高くなります。また、Excelのマクロを導入するだけでも作業効率は高まります。

テレワークの導入

オフィスに出社せず、自宅や外出先など場所にとらわれないテレワークの採用も業務効率化に結びつくでしょう。通勤時間の削減や移動時間を有効活用できるため、生産性の向上にも期待が持てます。また、育児や介護などが理由で出社が難しい人でも、積極的に採用できるようになり、人材の確保の幅が広がります。

クラウド化・ペーパーレス化

紙媒体での作業や保管には手間が付き物です。クラウドの導入は、会議に必要な資料の印刷や配布にかかる時間の削減や、情報の属人化によるリスクを回避するのに役立ちます。誰がどこからでも必要なデータを確認できるようになれば、ペーパーレス化によるコストも抑えられるはずです。また、情報の検索にかかるスピードが格段に上がるだけでなく、保管場所が縮小できるため、空いたスペースを有効活用できます。

会議の廃止

日常的に実施している会議を今一度見直してみましょう。必要ではない会議を洗い出して廃止すれば、準備や実施にかかる時間が節約できます。また、会議の参加人数を必要最低限するのも業務効率化に有用です。参加しなくてもよい会議に時間を取られている社員がいる場合は、別の業務に割り当てるなどして効率化を図るとよいでしょう。

業務効率化の事例4選

業務効率化を重要視した働き方改革の実現に向けて、社内制度の見直しを進めている企業は数多く存在します。その中から4社の成功事例をピックアップして解説します。ぜひ参考にしてみてください。

システム構築と導入で業務を効率化し週休2日を達成

創業100年を迎える老舗旅館では、スタッフの離職率が高いといった課題を抱えていました。これは、効率化の反動による負担が原因になっていると考えられため、旅館業では異例ともいえる休館日を設けることにしました。その結果、離職率の激減だけでなく、売上の維持も実現したのです。

また、従業員の正社員化を積極的に行ったところ、スタッフのモチベーションが向上し、顧客満足度の上昇に結びつきました。顧客満足度の上昇は、客単価に直結するため、従業員の平均給与も上昇するという好循環が生まれたのです。

IT利用により40万以上の情報を“見える化”

品質の高いクリーニングサービスを提供する企業は、長時間労働の常態化を改善する必要がありました。この課題を解決するためにITを導入し、顧客情報と作業工程のデータベース化を実行して業務効率化に取り組んだのです。独自の技術を開発して作業工程の無駄をなくし、作業難易度の可視化も実施しました。

この対策により、業務効率は飛躍的に上がりました。さらに、技術力のポイント化を採用したことで従業員のモチベーションが上がり、離職率も減少したのです。また、従業員を公平に評価する仕組みを採用したことで、技術力の高い人材を長期で確保できるようになったため、売上高も増加しています。

会議30分以内で残業1割削減

通信サービスを展開する企業では「忙しいからこそ働き方改革を実行する」といった価値観のもとで、不必要な業務の洗い出しを実行しました。既存業務の中から不必要な業務を廃止し、新規事業の準備や立案に時間を充てたのです。
20時以降の残業廃止や朝方勤務の推奨、会議は30分以内といった改革を進めた結果、繁忙期の残業時間は平均1割の削減が実現しました。企業利益も全項目において計画目標を達成しさせています。

アプリでドライバーの待ち時間を55%減

大手製薬会社の商品管理を行う企業では、長時間労働の常態化を改善するために、物流センターに勤務するドライバーの労働環境を見直しました。荷積みや荷下ろしの際に発生する待ち時間が非効率であったことが分かると、独自のスマホアプリを開発したのです。このアプリの活用により、物流センターでのトラック滞在時間をおよそ55%削減できました。

また、スマホを利用した納品手続きが可能な「e-伝票」を開発し、納品伝票や受領印の電子化を推進しました。この伝票を利用したドライバーは、物流センターの滞在時間を70%削減できるようになっています。

リモートワークにも◎ 業務効率化ができるAppRemo

新型コロナウイルスの感染拡大により、ニューノーマルな働き方への対応が急務とされています。会社でも自宅でも変わらずに仕事が行えるのは、企業だけでなく社員にとってもとても重要なことです。リモートワークを実施する企業にとって、書類の申請業務をどう改善するかは大きな課題です。そこで、真のペーパーレス化を実現させるのに有用なツール「AppRemo」(アップリモ)の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

AppRemoは、申請業務の迅速化と見える化を可能にするツールです。申請・承認の進捗が容易に確認でき、検索がしやすいのもポイントです。簡易チャット機能を搭載しているため、リモートワークにおいてのコミュニケーション維持にも役立ちます。

まとめ

本記事で述べたように、業務の内容や働き方にとらわれないよう、さまざまな視点で効率化を図ることが大切です。日常的な業務内容を見直したうえで、社内リソースを正しく把握し、業務効率化を実現させましょう。

申請・承認業務の効率化に課題を抱えているのであれば、AppRemoの導入を検討してみてはいかがでしょうか。オフィスでも自宅でも申請業務の迅速化と見える化を可能にし、業務効率の向上を実現に導くツールです。

ワークフローシステム「AppRemo」製品ガイド

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