企業が発展していくためには、事業活動や生産体制を効率化する仕組みが欠かせません。生産性を向上するためには業務効率化が不可欠であり、そのためには適切な目標設定が必要といえるでしょう。そこで本記事では、業務効率化における目標設定の具体例や目標達成のポイントについて紹介します。
業務効率化のためには目標設定が不可欠
企業とは、製品やサービスといった付加価値を創出し、市場や顧客への価値提供を通じて発展していく組織です。そして、組織としての成長を通じて、より良い社会の発展に貢献することが企業の存在意義といえるでしょう。より多くの付加価値を生み出す生産体制を構築するためには、業務プロセスの効率化が欠かせません。そこで重要となるのが業務効率化の具体的な目標設定です。
目標設定とは、言わば「ゴールの明確化」とも言い換えられます。明確な目標設定なしに物事を進めるというのは、目的地を決めずに船を漕ぎ出すようなものです。明確なゴールを定めず、地図もコンパスも持たずに勢いだけで船を出せば遭難は必至といえるでしょう。これは事業活動においても同様であり、業務効率化のためには具体的な目標設定が不可欠です。まずは何のために業務効率化に取り組むのかという目標を言語化し、部門やチーム全体で共有・連携を図る必要があります。
業務効率化の目標設定例とは
企業によって組織体系や事業内容がそれぞれ異なるため、業務効率化の目標設定に絶対的な正解はありません。重要となるのは、自社の企業理念や経営ビジョンに基づく事業戦略を策定し、その実現に向けて必要な施策を一つひとつ具体化していくことです。たとえば、「企業理念の実現」という抽象的な概念を一段階具体化すると、それを実現するための「事業戦略」が必要だと理解できます。そして、「策定した事業戦略の実現」という概念をさらに一段階具体化することで「生産性向上」「人材の定着」「コミュニケーションの効率化」など、取り組むべき具体的な施策が可視化されます。
生産性向上
生産性向上は、業務効率化において最も期待される目標値のひとつです。生産性と聞くと曖昧かつ抽象的な概念と思われがちですが、「生産性=産出量÷投入量」という数式で算出される具体的な意味を持つ指標です。「産出量」は事業活動によって創出された生産額や付加価値額を表しており、「投入量」は事業活動に使用した経営資源を示しています。たとえば、投入量の値に「労働投入量（従業員数×労働時間）」を代入することで、従業員一人あたりが生み出す成果指標の「労働生産性」が算出されます。
生産性を高めるためには、最小限のリソースで最大限の成果を生み出す生産体制が必要であり、そのためには業務プロセスの効率化が欠かせません。作業工程の短縮化や能率化によって業務効率が改善されれば、分母の労働投入量が減少するため生産性の向上を意味します。自社の生産体制を強化するためには、どのような業務プロセスの改善が求められるのかを分析することで、業務効率化の具体的な目標が可視化されるでしょう。
人材の定着
現代はAIやIoTに技術革新「第4次産業革命」の過渡期であり、テクノロジーの進歩・発展によって業務プロセスの省人化が加速しています。しかし、どれだけテクノロジーが発展してもビジネスの基盤は人間関係であり、企業理念や経営ビジョンに基づく事業戦略を実現するためには従業員の存在が不可欠です。したがって、企業にとって優れた人材の確保は非常に重要な経営課題といえます。
業務プロセスが効率化されれば、従業員の業務負担軽減や労働時間短縮に寄与し、ワークライフバランスの実現につながります。結果として従業員エンゲージメントが高まり、離職率や定着率の改善につながるでしょう。従業員のパフォーマンスを最大化する労働環境を構築するためには何が必要となるのかを逆算的に考えることで、業務効率化の具体的な施策が可視化されます。
コミュニケーションの効率化
事業戦略を展開していく上で、社内コミュニケーションの効率化は重要な取り組みの１つです。組織全体の生産性を高く保つためには、円滑な情報共有や迅速な部門間連携が必要になります。たとえば、非効率的なコミュニケーションとして、形式だけの会議やメールのやり取りなどが挙げられます。こうした業務に貴重な人的資源を割いていては生産性向上は見込めません。
組織内のコミュニケーションを効率化するためには、どのような施策が必要となるのかを逆算的に思索することが必要です。たとえば、ファイル共有基盤やコラボレーションツールを導入すれば、不要な会議やメールのやり取りなどが削減され、社内コミュニケーションの効率化につながるでしょう。形式だけの会議やメールのやり取りといったムダが削減されることで、業績向上に直結するコア業務に人的資源を投入できるのです。
業務効率化の目標達成のポイント
ここからは、業務効率化の目標を達成する上で重要なポイントについて見ていきましょう。
現実的な目標をおく
業務効率化の目標達成のポイントとして挙げられるのが、達成可能な目標を設定することです。目標を高い位置に設定するのは大切ですが、あまりにも非現実的な目標を設定してしまうとモチベーションの低下を招き、未達に終わるおそれもあります。目標は高すぎても低すぎても良い結果につながりません。理想だけで目標を立てるのではなく、現状のリソースや期間を考慮して達成可能な目標設定が必要です。
マイルストーンを設置する
マイルストーンとは、本来は1マイルを示す道路標石を指す言葉ですが、ビジネスにおいては「中間目標」や「経過点」といった意味合いで使用される用語です。マイルストーンを設置することでタスクの節目を明確化できるため、目標の軌道修正が容易になるというメリットがあります。事業活動がすべて計画通りに運ぶことは少なく、需要変動やトラブルによって計画の変更を余儀なくされるケースもあります。最終目標達成が長期間に及ぶ場合であっても、マイルストーンを設定しておくことで柔軟な対応が可能となるでしょう。
定量的な目標設定を行う
業務効率化の目標を管理する際は、具体的な数値として提示できる定量的な目標設定が重要です。定量的かつ具体的な数値として表すことで、目標の達成率や達成状況を明確に判断できます。労働意欲や貢献意識といった人事評価は定性的な目標管理が向いているものの、業務改善においては定量的な指標を用いて、具体的な数値として管理することが望ましいでしょう。
自社の状況に即した目標にする
先述したように、企業によって経営状況がそれぞれ異なるため、目標設定に絶対的な正解はありません。大切なのは自社の経営状況やリソースを正確に把握し、適した目標を設定することです。そして、絶対的な正解がないということは、仮説と検証を繰り返し、PDCAサイクルを回し続ける継続的な改善が求められます。自社のリソースのみで業務効率化や課題解決に取り組むのが難しい場合は、外部企業へのアウトソーシングも検討すべきでしょう。
まとめ
企業は製品やサービスといった付加価値を生み出し、市場や顧客への価値提供を通じて発展していく組織です。企業が大きく発展していくためには、より多くの付加価値を創出する仕組みや生産体制を構築しなくてはなりません。ぜひ、本記事を参考にして業務効率化に取り組み、新たな市場価値を創出する事業基盤を構築してください。
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