業務効率化を実現するにあたり、ツールやアプリの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。ただ、一口に業務効率化ツールといってもさまざまな種類があり、どれを選べばよいか悩んでしまうことも少なくありません。そこで本記事では、代表的な業務効率化ツールの種類や、ツール選びのポイントについて解説します。
業務効率化ツールとは
「業務効率化ツール」とは、文字通り業務の効率化に役立つツールを指します。ツールの導入により、コスト削減や生産性向上、職場環境の改善といった効果が期待できます。
業務効率化ツールやアプリを導入する目的は、現場の作業を効率化し、トータルで業務改善を実現することです。ただ、現在では無料・有料を問わずさまざまな種類のツールが提供されており、それぞれできることとできないことがあります。導入の際は、それらをきちんと理解したうえで、自社に必要なツールを検討しなくてはなりません。
業務効率化の課題
現在、多くの企業が人材不足に頭を悩ませています。我が国の労働人口は減少の一途をたどっており、今後はさらに人材の確保が難しくなると考えられています。
多くの企業が業務効率化に取り組む理由は、労働人口減少の中で生産性向上を目指すためです。ただでさえ人手が少なく、新たな確保も難しいのであれば、今いる従業員で何とかするしかありません。限られた人材で今までと同じ、もしくはそれ以上の成果を達成するには、業務の効率化を進め、生産性を向上させる必要があるのです。
業務効率化ツールの種類
業務における課題解決の手段として、業務効率化ツールの導入は有効です。ツールを導入する前に、まずはどのような種類があるのかを把握しておきましょう。以下、代表的なツールの種類をピックアップしてご紹介します。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、オンラインでやりとりができるツールです。代表的なところとしては、老若男女問わず多くの人が利用している「LINE」も、コミュニケーションツールの一種といえるでしょう。
ビジネスで用いられるコミュニケーションツールには、チャットやグループチャット機能、ファイル共有機能、タスク管理機能などが実装されています。コミュニケーションツールをさらに細分化すると、チャットツールや社内SNS、グループウェアなどに分類できます。
RPA
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、定型作業や単純作業の自動化ができるツールです。データの入力や集計、登録、送信といった作業やルーチン化した業務を、デジタルロボットが代行してくれます。
従来、このような自動化システムを構築するには、高度なプログラミング技術が必要とされていました。しかし、RPAを用いればシステム構築が不要で、専門知識がなくとも簡単に自動化できます。これにより、作業時間の短縮や人為的なミスの削減などが見込めます。
名刺管理ツール
名刺管理ツールとは、名刺をデジタルデータ化して保存・管理できるツールです。ビジネスシーンで欠かせない名刺ですが、管理が面倒と考える方は少なくありません。このような問題を解決できるのが、名刺管理ツールです。
デジタルデータとして保存できるためかさばらず、名刺を紛失する心配もありません。ファイリングして保管する必要もなくなり、管理の手間や保管スペースも減らせます。必要に応じて、スピーディーに検索・編集できるのも特徴です。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化を実現できるツールとしては、Web会議ツールやクラウドストレージ、ワークフローシステムなどのほか、電子契約システムが挙げられます。従来、紙の書類を用いていた業務をペーパーレス化でき、コスト削減にもつながります。
ペーパーレス化ツールは、今もっとも注目されているツールかもしれません。というのも、働き方改革や新型コロナウイルスの影響で多くの企業がリモートワークを導入し、それに伴いペーパーレス化の必要性に迫られたためです。「ハンコ出社」が話題になったことも相まって、今後も多くの企業で導入が進むと予想されます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、個々のタスクを管理し、チーム全体で情報共有できるツールです。個々の従業員がどれくらい業務を進めているのか、もしくは遅れているのかを管理者がチェックでき、納期遅延などを防げます。
タスク管理ツールの中には、コミュニケーション機能が実装されているものもあります。このようなツールなら進捗状況を確認したうえで、「チームでサポートしましょうか？」と気軽に仲間でコミュニケーションがとれるためおすすめです。
業務効率化ツールの選び方
さまざまなツールがリリースされているため、選び方で頭を悩ませるケースは少なくありません。ここからは、初めて業務効率化ツールを選ぶ方へ向けて、具体的な選定ポイントについて解説します。
会社が抱える課題を把握する
ツール選びにおいては、まず自社が抱えている課題を明確にし、把握することが先決です。何が課題となっているのかわからないような状況では、どのようなツールを導入すればよいのかもわかりません。
たとえば、定型作業が多すぎて従業員の負担になっているのなら、RPAの導入で課題を解決できるでしょう。また、管理者がチームの業務進捗を確認できず、頻繁に納期の遅れなどが生じている場合は、コミュニケーションツールやタスク管理ツールなどの導入がおすすめです。
自社にもっとも必要なツールを導入するためにも、まずはどのような課題が発生しているのかを把握しましょう。
使いやすさを確認する
機能性を重視してツールを選ぶ方は少なくありませんが、それだけでは不十分です。いかに優れた機能を有するツールであっても、使いにくければ現場に浸透せず、業務の属人化を招きかねません。「導入はしたものの、従業員が使いこなせず、結局今までと同じ方法で作業をしてしまう」といったことが起きる可能性があります。
このような状況を回避すべく、ツールの導入にあたっては、機能性だけでなく使いやすさも確認することが大切です。実際に該当部署の従業員に使用してもらい、使用感をチェックしてもらいましょう。
スモールスタートで実施し、問題なさそうなら他部署にも導入していくと、失敗のリスクを抑えられます。ツールの中には、無料トライアルが用意されているものもあるので、このようなツールを選ぶと事前に操作性や機能性を確認できるのでおすすめです。
費用で選ぶ
ツールによって導入費用は大きく異なります。料金形態も大きく「買い切り型（オンプレミス型とも呼ぶ）」「月額課金制（サブスクリプション型とも呼ぶ）」の2つに分かれるため、事前に確認しておきましょう。
また、導入後の費用対効果を考えることも大切です。ツールを導入するのは、業務を効率化するためですが、あまりにもコストがかさみすぎるとなると問題です。費用に見合った効果が得られるのかどうかを考え、そのうえで導入を検討しましょう。
十分なサポートが得られることを確認する
選ぶツールによっては、自社の従業員だけでは適切に運用できないケースがあります。これでは、せっかく導入してもツールを有効活用できません。このようなことにならないよう、十分なサポートを受けられる体制が整っているかどうかを確認しましょう。
また、導入を手引きしてくれるようなサポートを行っているツールもあるため、そうしたツールを選んでおけば初めての導入でも安心でしょう。
そして導入や運用サポートが、どのように提供されているのかも要チェックです。電話なのかメールなのか、それともチャットなのか、どの程度までサポートをしてくれるのか、といった部分まで確認しておくと安心です。
まとめ
業務効率化を進めれば、限られたリソースで利益の最大化を図れます。さらに現場の負担を軽減し、生産性の向上も期待できるでしょう。ツール選びに際しては、自社の課題を把握したうえで、費用や使いやすさを考慮しつつ、自社にマッチしたツールを検討しましょう。
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