世の中にはさまざまな職種が存在し、多種多様な業務を行っています。その中でも、組織に属する方にとって避けられないのが、申請、承認を要する事務作業です。本ブログでは、申請業務における申請データ入力時の課題と、業務効率化を目指すためのワークフローシステムの活用方法をご紹介します。
申請業務におけるデータ入力
申請業務における申請書の作成方法は、各企業さまざまな様式があります。テンプレートがExcelやWord等の電子ファイルで用意されており、電子ファイルに対してPC等で申請データを入力して作成する場合や、テンプレートをそのまま印刷して手書きで作成する場合もあります。
申請業務におけるデータ入力時の課題
都度、社内で用意された申請書に、1から申請データを入力するのは意外と時間が掛かるものです。社員番号、所属部署、氏名等の項目は、申請書を作成する度に何度も入力しなければならず、時間が勿体無いと感じたことがあるのではないでしょうか。
また、ある申請書の承認が下りた後、申請データを引用して別の申請書を作成するような場合や、申請データを外部システムへ連携する場合、データの転記を行う必要もあります。紙媒体での運用は言うまでもなく、電子ファイルであったとしても、1項目ずつ手動で転記するのは非常に時間が掛かる上、転記ミス等による問題発生リスクも高まります。
ワークフローシステムを活用した申請業務のデータ入力効率化①
ここまで挙げてきた申請業務におけるデータ入力時の課題は、ワークフローシステムを活用することで改善出来る場合があります。
①新規申請時のデータ入力効率化について
例えば、社員番号、所属部署、氏名等の情報は、申請書作成の度に毎度同じ内容を繰り返し入力する項目になります。
ワークフローシステムには、申請操作をしているユーザーの情報をデータベースから読み取り、該当ユーザー情報を予め自動入力した状態から新規申請書の作成を行えるような機能が備わっており、データ入力に要する作業時間を短縮してくれます。
ここで仮に、社員番号、所属部署、氏名等の情報を手動で入力するのに1分掛かるとすると、社員1000人の企業では、社員全員が1回申請書を作成する度に1000分(約17時間)掛かっている事になります。この時間を主業務に充てて有効活用出来るようになれば、企業にとっては非常に大きなメリットになるのではないでしょうか。
ワークフローシステムを活用した申請業務のデータ入力効率化②
②データを引用した申請書作成や外部システムへデータ連携を行う場合の入力効率化について
例えば、稟議申請を行い、承認が下りた後で改めて経費精算が必要な場合は、経費精算の申請書作成時、事前に実施した稟議内容や結果など、紐づく申請データを入力して申請する必要があります。
このようなケースでは、稟議申請の内容を参照しながら、経費精算申請書へのデータ転記が必要となることから、単純に負荷となったり、手動での転記によるミスが発生するリスクもあります。また、申請データを外部システムへ連携する必要がある場合、仕組みが確立されていなければ、手動でのデータ入力(転記)が必要となります。
このような場合であっても、ワークフローシステムを活用すると、元の申請書（稟議申請）のデータを自動的に引用して申請書（経費精算申請）の作成が可能となります。また、申請データをCSVファイルでリスト出力し、外部システムにインポートさせるだけで簡単に連携が実現できます。
まとめ
今回は、申請業務におけるデータ入力時の課題と、ワークフローシステムによる解決方法の1例をご紹介しました。ワークフローシステムAppRemoでは、上述の、新規申請時におけるユーザー情報の自動入力、引用申請時の引用元データ自動転記、外部システム連携の為のCSV出力の機能が備わっているため、今後検討の際にはご一考頂ければ幸いです。
