【徹底解説】業務効率化に役立つフレームワークを目的別に紹介

 2022.07.20  株式会社システムエグゼ

ムダを省き、作業の最適化を図る業務効率化は、適切に実践することで生産性向上などの効果が期待できます。しかし、業務効率化を進めるための具体的な方法がわからないという方は少なくありません。そのような場合は、複数のフレームワークを目的に応じて使い分けるのがおすすめです。ここでは、業務効率化に有用なフレームワークなどをご紹介します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務における3つのM、つまり「ムリ・ムダ・ムラ」が発生しているポイントに何らかの改善を加えて、より効率的に業務を行えるようにするための取り組みを指します。

適切に業務効率化を行うことで、生産性の向上、コスト削減、労働時間の短縮といったメリットが期待できます。

業務効率化に役立つ 6つのフレームワーク

フレームワーク(framework)は「枠組み」という意味をもつ英語ですが、ビジネス用語としては、「こういったポイントについて、このような流れで考えると、思考やアイディアが論理的になり明確な結論を得やすい」といった考え方のコツ・ノウハウを示します。

適切な業務効率化を行う際は、次にご紹介する6つのフレームワークを活用するとスムーズに進みます。

業務の流れを確認するには「BPMN」

「BPMN」(Business Process Model and Notation)とは、図形・矢印などを使い、フローチャートのような形式で、一連の業務の流れ、個別業務との関連性、担当者などを可視化するための手法です。

業務の流れを見える化できるため、ムダな業務が発生していないか、連携不足なところはないか、といった課題を発見するために役立ちます。

基本的なタスク整理には「5W2H」

「5W2H」は、Who(誰が)、What(何を)、When(いつ)、Where(どこで)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくらで)の観点から、ものごとを考える基本的なフレームワークです。

業務計画作成時や報連相(報告・連絡・相談)などを行う場合に5W2Hはよく使われます。また、部下やプロジェクトメンバーのタスクを整理したり、業務の進め方を論理的に指導したりする場合にも役立ちます。

施策をルーティン化するには「PDCAサイクル」

「PDCAサイクル」とは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(確認)→Action(改善)→Plan(計画)……と繰り返し、業務計画の立案から改善の取り組みまでをルーティン化するための考え方です。

PDCAサイクルは特にマーケティングや製造現場において有効です。活用する際は、適切な目標設定をするとともに、一度だけでなく継続してサイクルを回すことが重要です。PDCAサイクルを幾度も繰り返すことで、より業務フローが洗練され、効率化が進むという仕組みとなっています。

不要な業務をなくすには「ECRS(イクルス)」

「ECRS」は、Eliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(交換)、Simplify(簡素化)の頭文字を取ったフレームワークです。ムリ・ムダ・ムラのある作業を改善させるための、具体的な4つの方法をあらわしており、それぞれが示す意味は以下の通りです。

  • Eliminate(排除):ムダな作業を洗い出し、排除する
  • Combine(結合):重複している作業、二度手間の作業、よく似た作業を1つにして、手間を減らす
  • Rearrange(交換):非効率な作業を、より効率的になる方法へと変更する
  • Simplify(簡素化):複雑・煩雑な作業を、分かりやすくシンプルな方法に改める

これらの順を追って業務改善を行うことで、不必要な業務やコストを洗い出せるため、場合によっては人的コストを含めた業務全体のスリム化が可能となります。

問題の原因を探るには「ロジックツリー」

「ロジックツリー」は、樹形図を使って思考やアイディア、問題の要因などを細分化・具体化していく方法です。ものごとの因果関係などを可視化して把握できるというメリットがあります。

利用する際は、改善すべき問題点などを根とし、そこからその原因を枝葉のように書き出します。それを発展させていくことで、ツリーの作成が進むにつれ、より根本的な原因を把握できるようになります。

価値を確認し業務改善を図る「バリューチェーン分析」

「バリューチェーン分析」(価値の連鎖の分析)とは、製品やサービスを提供するまでのプロセスを工程ごとに分割して、可視化したものです。それによって各工程のどこに成功要因があるのか、逆にどこにムリ・ムラ・ムダなどの問題が生じているのかを分析します。

主に企業の付加価値を高め差別化を図るために使われるフレームワークですが、業務改善にも応用することが可能です。一連の業務の流れを工程ごとに分け、そのまま続けるべき作業、排除・変更すべき作業などを可視化することで、効率的な業務改善を実現できます。

業務効率化にフレームワークを活用するメリット

これらのフレームワークを活用することは、大きく2つのメリットがあります。1つずつ見ていきましょう。

課題が明確になる

フレームワークは多くの成功事例にもとづく洗練された手法なので、それを活用することで、論理的に切り分けた課題の抽出ができます。フレームワークを使って主観ではなく客観的に改善を加えるべき理由を挙げることで、周囲も納得して業務改善を進められるでしょう。主観による判断よりも、課題点の抽出のモレ・ダブりなどを防げるというメリットもあります。

思考時間が短くなる

フレームワークは問題を解決するための思考の枠組みがすでに作られた状態です。そこに自社の状況に応じた具体的内容を当てはめていくことで、論理的な結論を導き出せます。もしチームで問題を検討する際に基準となるフレームワークがなければ、どういった枠組みで検討をするかの認識を共有することから始めなくてはなりません。フレームワークを使用することで、それらにかかる時間を短縮できます。

色々なフレームワークを使うことで問題解決能力が高まる

さまざまなフレームワークを組み合わせて使いこなすことで、思考やアイディアが整理しやすくなり、業務改善への道筋を立てやすくなります。直感的なひらめきも大切ですが、論理的かつ多様な角度から課題の分析・検証を繰り返すことで、より具体的・効果的な業務改善の方法にたどりつけるようになるでしょう。

フレームワークにAppRemoをプラスしてさらなる業務効率化を

フレームワークを活用した結果、申請・承認に関する作業がボトルネックに挙げられた場合、オンラインで簡単に申請・承認までのフローを構築できる「AppRemo」(アップリモ)をおすすめします。リモートワークとも相性が良いため、今後のニューノーマルの働き方にもフィットするはずです。

AppRemoはExcelとの親和性が高く、初期導入とその後の運用がしやすいこともメリットの1つです。「申請から承認までのプロセスが不透明化していた」「承認者の不在などで待ち時間が多く発生していた」などの課題が見つかった場合は、Excelの延長線上のような感覚で使えるAppRemoの導入も検討するとよいでしょう。

まとめ

複数のフレームワークを活用することで、多角的な視野から業務改善を行うための業務フローの可視化、ムダな作業の洗い出し、課題の分析、具体的な改善案の策定などが可能です。全社的な業務改善もよりスムーズに進められるでしょう。

その結果として、ボトムネックに申請から承認までのフローが挙げられた場合は、オンラインで簡単に申請・承認業務を行えるワークフローツールであるAppRemoを導入することをおすすめします。

ワークフローシステム「AppRemo」製品ガイド

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