業務効率化のための12のアイデアと具体的な進め方

 2022.06.22  株式会社システムエグゼ

業務効率化の重要性は分かっているものの、日々の業務が優先となり、行動に移せない企業担当者も多いかと思います。効率化を進めていくには、業務改善やツールの活用などを行うと効果的です。具体的に、どのように取り組むと成果が見られるのかを解説します。

業務改善による業務効率化アイデア

業務改善とは、これまで行ってきたプロセスを見直し、より良い内容にしていく取り組みをいいます。業務改善は従業員への負担を減らせるほか、企業の運営コストも抑えられるメリットがあります。課題解決のための有効なアイデアとは何なのか、ひとつずつ内容を解説します。

無駄な業務をなくす

これまで行ってきた業務を改めて洗い出し、無駄な作業や工程がないか、減らせるやりとりはないかなどをリストアップします。削除しても支障がでないものであれば、なくすことを検討してみましょう。

また、会議の縮小化も有効です。複数の社員の時間を拘束してしまうため、生産性を下げてしまうおそれもあります。会議を開く際には、人数を絞る、議題やゴール、時間をあらかじめ設定しておく、資料を事前に配布て参加者に必ず目を通しておいてもらう、などの点に配慮すると効果的です。

業務の優先順位を決める

完了までにかかる時間や納期などによって、どれから始めると適切なのかが変わります。時間がかかるものを先に始める、納期が近いものから取りかかるなどして、どれを優先するのか決めておくのも重要です。優先順位を決めるには、ToDoリストを作成した上で取りかかりましょう。

業務マニュアルを作成する

新卒や中途採用で新人を受け入れる際には、自社の業務を理解してもらうために研修が必要です。研修を始めるまでに一連の流れを記載したマニュアルを作成しておくと、理解するまでの過程を簡略化できます。また、マニュアルが文面や図などで作られていることで、属人化を防ぎ全員が同じ知識を持てるため、ミスの防止にもつながります。

マニュアルを作る際には、読みやすさや理解のしやすさを重視すると、さらに効率良く新人が知識を定着させられます。誰が読んでも分かりやすいマニュアル作成を心がけましょう。

ペーパーレス化する

書類や資料を電子化してペーパーレスを推進すると、印刷やコピーなどの手間を削減できます。また、クラウド上で共有すればいつでも資料の確認ができ、時間のロスも防げます。

アウトソーシングを活用する

専門スキルが必要だったり、手作業が多かったりするものは、アウトソーシングを活用して外部委託することも有効な方法です。多くの企業で導入されているアウトソーシングとして、給与計算・採用業務・コールセンター・在庫管理などがあげられます。従業員の負担を軽減できコア業務に集中できるだけでなく、内製コストの削減にも寄与します。

ツールの活用による業務効率化アイデア

業務効率化を進めるには、ツールによっても効果が上げられます。ツール活用のアイデアを紹介します。

既存ツールを有効活用する

これまで存在していたツールでもあまり使っていなかった機能があれば、ぜひ有効活用しましょう。たとえばショートカット機能や、Excelの関数・マクロなどは、すぐに使えます。

RPAを導入する

RPAとは、Robotic Process Automationの略であり、人が行っている作業をプログラムで自動化するソフトウェアです。デジタルレイバー(仮想知的労働者)とも呼ばれ、人に代わって作業を行います。データ処理やメール配信などの定型作業を処理するのに適しています。

クラウドで情報共有する

社内データをクラウド上に保存すると、必要なとき瞬時にデータへのアクセスが可能です。時間や場所を選ばず外出先からでもデータが見られるため、無駄を削減できます。

データベースを構築する

従業員が個々で保存している顧客情報や、上層部のみが持っている社内文書などを、データベースを構築し共有すると、必要なときにデータがいつでも取り出せ、迅速かつ効率的な活用に役立てられます。

職場環境改善による業務効率化アイデア

職場環境を改善して働きやすい職場をつくるのも、業務効率化を推進するのに欠かせません。ポイントを解説します。

従業員の能力を活かせる人材配置をする

従業員は、それぞれ自分の得意分野を持っています。これを活かして適材適所への配置を行うことで、個々人のプロフェッショナル化が可能です。スキルを活かした効率の良い業務によって企業全体の生産性も上げられます。

テレワークを導入する

出社して働くのではなく、自宅や外出先・サテライトオフィスなどで働くことができれば、移動時間の節約になり、時間を有効活用できるようになります。特に、育児や介護などの理由で出社しての勤務が難しい人でも、テレワーク環境を整えることで離職防止や新規採用のきっかけにできます。

デスクの配置を変える

デスクの配置が複雑では、動線が悪くなり移動がスムーズに行えず、集中力が下がってしまいます。配置を変えて効率的な動線を確保すると、オフィス内が落ち着き集中力を上げられるでしょう。

業務効率化の進め方

次に、効率化を進めるにはどのようなフローで行うと良いのかを考えてみましょう。

  1. 現状の課題を把握する
    まず、現状の課題を把握して業務の全体像を可視化し、成果を上げるために合理化できるものの候補を洗い出します。
  2. 業務効率化する業務を選ぶ
    洗い出したものの中から、効率化できることを選びます。特に発生案件が多い業務、単純作業、マニュアル化しやすい作業などです。
  3. スケジュールを立てる
    改善対象とする内容が決まったら、具体的な効率化スケジュールを立てましょう。スケジュールを立てる際に、確実に実行できる内容としなくてはいけません。タイトなスケジュールにしてしまうと、逆に従業員の負担が増えることがあります。
  4. 改善策の実施・効果検証
    改善策を実施したら、どの程度効果が得られたのかを検証します。その結果を基に、PDCAを繰り返しながら、よりよい改善につなげていきます。

ワークフローに課題があるならAppRemoがおすすめ

業務効率化は、多くの企業にとって喫緊の課題といえます。業務の中でも、申請業務は出社しないと行えない、進捗状況が分かりにくいなどの悩みがありました。これらの課題を解決するには、ワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

AppRemoは、申請業務を効率化するためのツールとして、ニューノーマルな働き方を支援する機能が搭載されています。社内にいるのと同じようなコミュニケーションが取れる「簡易チャット機能」や、スマホ・タブレットにも対応していることで場所を選ばず承認が可能です。

まとめ

業務効率化を図るには、今回紹介したアイデアの中から、自社に合ったものを選択することが重要です。すべてを一度に実行するのではなく、ひとつずつでもいいので確実に実現できるスケジュールを立てましょう。AppRemoでは、無料のデモ体験を受け付けています。業務効率化の選択肢として検討材料のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。

ワークフローシステムAppRemo 導入ガイド

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