企業における業務改善を、単なる経費削減と同一視している経営者や担当者の方は、少なからずいらっしゃるようです。たしかに、企業の利益を最大化するうえで経費の削減は不可欠ですが、業務改善とイコールではありません。本記事では、業務改善の意味や必要性、実践により得られる効果について、詳しく解説します。
業務改善とは
企業における業務とは、企業側から個々の社員へ割り当てられた日常的な作業のことです。具体的に言えば、人的資源や資金の投入により商品・サービスを具現化させ、企業の利益となるような取り組みを指します。
つまり「業務改善」とは、これらの業務の課題を抽出し、見直しを図る行為全般を指すと言えるでしょう。業務改善を行えば従来に比べ生産性が向上し、企業にとっては利益の増大が見込め、従業員にとっては満足度やQOL（クオリティオブライフ）の向上が期待できるのです。
「業務改善」は「経費削減」と同じ？
業務改善と混同されがちなのが「経費削減」です。経費削減はその名の通り無駄なコストを削減する行為を指しますが、業務改善においては、ただいたずらにコストをカットしても意味を成しません。業務改善では単に費用面だけでなく、時間や人的資源など複数のリソースを見直す必要があります。
むしろ業務改善では、経費を増やしてしまうケースも少なくありません。設備投資や人材獲得にコストをかけることで、業務効率が飛躍的に向上し、結果として利益増につながるケースは沢山あるのです。
QCD全体で考える
業務改善において大事な視点の一つに、QCDがあります。QCDとは、Quality(品質)、Cost(費用)、Delivery(納期)の頭文字を用いた略語です。業務改善を検討する場合、品質・費用・納期の3つの視点から施策を講じ、改善を進める必要があります。例えば、品質向上・コスト削減に注力し、製品やサービスの提供までの時間を短縮できれば、顧客満足度の向上につながります。QCDすべてを改善できればベストですが、現実的に一度に改善するのは困難であるため、優先順位を決めたうえで取り組むとよいでしょう。
業務改善が求められる背景
そもそも、なぜ近年では業務改善が叫ばれるようになったのでしょう。それは業務改善を進めなければ、企業間の競争で自社が今後生き残れない可能性があるからです。
労働力不足や国際競争の激化、働き方改革の推進など…。企業としては今までの業務の改善が急務なのです。
労働力の長期的な不足
日本の少子高齢化により労働人口が減少している現状は、社会問題としてメディアでも頻繁に取り上げられています。このまま少子高齢化が進めば労働力はますます減少し、企業は人的資源の確保が難しくなるでしょう。
そうなれば、限られた人的資源で業務を遂行しなくてはなりません。今まで3人で取り組んでいた作業を、2人で取り組まなければならなくなる、といったことも充分に考えられます。
限られた人的資源で従来と同じ、もしくはそれ以上の生産性を確保・維持するには、日常の業務の中にある無駄な箇所を排除し、効率化を進める必要があるのです。
国際的な競争の激化
国際競争は激化の一途をたどっており、現在では製造業だけに留まらず、あらゆる業界が激しい競争に晒されています。戦後、日本は世界に類を見ないほどの経済成長を見せましたが、現在では東南アジア諸国をはじめ、さまざまな国々が著しい成長を見せているため、国際競争が避けられない状況となっています。
国際競争を生き抜くには新たな技術の開発、優秀な人材の育成など、やるべきことは山積みです。それと同時に業務の改善を図り、限られた労力で最大限の成果を得られるよう、環境を構築しなくてはなりません。
働き方改革の進行
日本では2019年の「働き方改革関連法」の施行により、働き方改革が推進されています。残業の上限時間設定による長時間労働の規制、高齢者の雇用・就業の促進、正社員と非正規社員との格差是正など、企業は対応を迫られていますが、その直後、追い打ちをかけるように新型コロナウイルスが猛威を奮い始めました。コロナ禍によるテレワークの導入など、働き方改革の推進が急務になりました。それらに対応し生産性の向上を実現するには、業務改善が不可欠と言えるでしょう。業務改善で得られる効果
業務改善により得られる効果は非常に多く挙げられます。代表的な例としては生産性向上や業務の迅速化、労働環境の改善などが挙げられるでしょう。以下、業務改善で得られる効果について解説します。コストをカットし生産性向上に繋げる
例えば、1,000円で販売する商品を作るのに、500円のコストが発生していると仮定しましょう。このケースでは、単純計算で企業の利益は1,000－500=500円です。では、コストを300円に抑えられたらどうでしょうか。1,000-300=700円となり、200円も利益がアップします。やや極端な例を挙げましたが、このようにコストカットできれば、今までと同じリソースでより多くの成果を得られます。
業務の無駄を省き、迅速化を図る
普段の業務に「無駄」が発生していると利益の最大化を狙えません。ひと口に「無駄」と言っても、人員が多すぎたり時間がかかりすぎたり、または自動化できる部分をしていなかったりと、色々な可能性が考えられますが、いずれにせよ今挙げた項目の無駄を省けば、業務全体のスピードアップ・効率化を実現できます。例えば、今まで人の手で行っていた業務をAIで自動化できれば、業務のスピードアップと人的コストの削減が実現できます。これにより1時間で100個しか製造できなかった製品が、1時間に120個生産できるようになる、といったことが可能です。このように業務の改善点を洗い出し効率化できれば、従来より早く作業を終えられるメリットも生まれます。そうなれば、余った時間を別の業務に注力できるため、結果として会社全体の業務効率化が可能となるのです。
業務の負担を減らすことで労働環境改善する
業務効率化を実現できれば、社員一人ひとりの業務負担を軽減できます。
長期間労働や非効率な残業は、業務の効率性や社員の業務に対するモチベーションを下げてしまいかねません。しかし、一人ひとりの業務負担を軽減すれば、労働環境の改善につながり、社員はモチベーションを低下させることなく業務に注力できるのです。
労働環境の改善は、企業が存続していくうえでも重要です。快適に働ける職場環境を構築できれば、優秀な人材を確保しやすくなり、併せて定着率も向上します。
業務改善への3つの取り組み方
業務改善の実現は、やみくもに取り組んでも非効率になります。以下で、具体的な取り組み方を3つピックアップします。業務の必要性を考慮し、無駄を省く
業務フローの中で、あまり必要のない・非効率な作業は無くしましょう。しかし、日常的に業務に取り組んでいると、業務の必要性について疑問を持たなくなってしまいます。そのため、日頃から「この作業は本当に必要なのだろうか」「もっと効率的にできないだろうか」と疑問を抱く習慣を付けましょう。
このような作業を排除するだけでも、自ずと業務効率化が進みます。また、時間がかかる作業に関しては「もっと簡単にできる方法はないか」と考え、情報収集を実施してみるとよいでしょう。
外注できる業務は外部委託する
現在、業務のアウトソーシングを導入する企業が増えています。外部委託により、自社のリソースを主力業務に投入できるため、利益の最大化に有効です。
誰でもできる単純作業や、自社で手掛ける必要のない作業については、積極的にアウトソーシングを検討してみるのも一つの方法です。ただ業務の外部委託に関しては、情報漏えいのリスクも考えられるため、充分に留意しなくてはなりません。リスクを避けるため、外部委託する業務としない業務を、しっかりと選別することが大切です。
業務内容をシステム化する
手作業で行っている業務をシステム化することで、大幅な業務改善が可能となります。ICT（情報通信技術）システムを導入すれば、これまでと同じコストで従来以上の成果を得ることもできるでしょう。例えば、稟議のような上司の捺印がいくつも必要な業務も、 ワークフローシステムの導入により効率化が可能です。2021年現在、さまざまなワークフローシステムがリリースされていますが、その中でも「AppRemo」は、多様なデバイスを用いた申請、承認が可能で、進捗状況もひと目で確認できるツールです。申請内容の不明点は、申請者と承認者間でチャットによるやり取りができるので、意思決定の迅速化に貢献します。過去の申請書も、日付やタイトルから簡単に検索できるので便利です。このようなツールの利用も、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
働き方改革への対応や労働力不足など、企業が置かれている状況は決して易しいものではありません。今後さらに少子高齢化が進めば、人材の確保がより難しくなり、多くの企業が窮地に立たされてしまう可能性があります。
このような事態を回避し、今後の社会で生き残るためにも、多角的なアプローチで業務改善を進めていきましょう。その一つとして本記事で紹介した、ワークフローシステムAppRemoの導入もぜひご検討ください。業務のワークフローを根本から改善できるため、業務全体の効率化が実現できます。
