『業務改善を成功に導く！重要な気づきと実行ステップ』

企業における業務改善は、組織全体で取り組む必要があります。組織上層部だけが画策し、実行しようとしても、現場の人間が必要性や意義を理解できなければ、高い確率でとん挫してしまうでしょう。組織が一丸となり業務改善を進めるには、従業員の気づきをいかに引き出せるかが重要なポイントです。

なぜ業務改善に気づきが重要なのか

多くの人は、何らかの失敗をすると「次は気をつけよう」と考えます。しかし、そもそも失敗に気づけていなければ、反省も改善策の立案もできません。企業における業務改善も同様に、まずは問題点に気づくことが重要です。

現場の視点から業務改善できる点を発見できる

組織上層部は、組織全体の利益拡大を見据え、戦略を練っています。網羅的に組織を見つめる必要があるため、ひとつひとつの現場を正確には把握できていません。一方、最前線で業務を遂行している従業員は、現場のことを熟知しており、課題を把握しやすい環境にいます。

業務改善を成功させるには、何が問題なのかを抽出する必要があります。問題点がわからないのに課題解決など到底できません。現場の従業員の気づきにより、何が問題なのか、どのように改善すべきなのかが見えてくるのです。

これを実践しているのが、日本を代表する自動車メーカーのトヨタです。同社が実践している「カイゼン」は、現場が主体となって取り組む業務改善手法です。現在では、トヨタ以外の企業もカイゼンの考え方や手法を取り入れており、成果を得ています。

業務改善の「目的」を考える

業務改善の目的が明確でなく、現場と十分に共有できてないと、形だけの活動になってしまいます。現場を知らない上層部が、解決すべき真の問題を理解せずに改善策を打ち出しても、間違いなく現場には浸透しないでしょう。

現場で業務に取り組む従業員が、本質的な問題に気づくことで、初めて目的の達成に向けた改善活動を進められます。現場が問題に気づくことで「この問題を解決するには、〇〇を〇〇する必要がある」と、課題解決に向けた具体策の立案も可能になります。

「じぶんごと」として、とらえさせる

業務改善に必要だからと、一方的に押しつけられた施策の場合、現場の従業員は「ひとごと」に感じてしまいます。現場には他の従業員もいるため、「わざわざ自分がやる必要はない」と考えても不思議はないでしょう。

大切なのは、現場で生じている問題がひとごとではなく、「じぶんごと」だと捉えさせることです。たとえば、その問題を解決しないと、自分の業務量が倍になってしまう、となるとどうでしょうか。おそらく、多くの方は「これは自分で何とかしないと」と感じるはずです。

従業員の業務改善への「気づき」を促すには

業務改善への気づきを促すには、従業員一人ひとりの自発性を引き出さなくてはなりません。押しつけられている、やらされている、と感じているうちは、積極的に気づきを得ようとしないでしょう。また、個々の従業員にメリットを与えることや、必死になってもらうことも気づきを促すために必要なことです。

業務改善の大敵「やらされ感」

業務改善を進めるにあたっては、組織が一丸となる必要があります。特に、現場主体の改善活動を進めるのであれば、従業員は傍観者ではなく、主体的な協力者になってもらわなくてはなりません。

従業員が「やらされ感」を抱いているうちは、自然な気づきは生まれないでしょう。やらされ感を抱いているということは、自らの意思ではなく、仕方なくやらされていると思っているからです。そのような受動的な態度では、自ら積極的に「現場の課題を見つけよう」となるはずはありません。

このようなやらされ感は、業務改善を進めるうえで大敵です。従業員がやらされ感を抱く理由は様々ですが、特にトップダウンで行われる業務改善では、このような状態に陥りがちです。

現場主体のボトムアップと違い、トップダウンは組織上層部が構想を練り実行に移します。現場の現状を把握せず、従業員の声も聞かずに実施されるとなれば、やらされ感を抱いても仕方ないでしょう。このような理由から、業務改善はボトムアップで進めるのが良策です。

従業員の自発性を引き出す

従業員が自発性を持たずに業務改善へ取り組んでも、大した成果は期待できません。

一方、従業員が自発的に業務改善に取り組めば、小さな問題もすぐに見つけられる可能性があります。意識のなかに「問題を見つけなければ」「業務を効率化しないと」といった気持ちがあるからです。従業員が自発性を持てば、上層部や管理者がわざわざ指示する必要もなく、自主的かつ積極的に気づきを得ようとします。

自発性を引き出すには、自ら提案しやすい環境を整えてあげることが大切です。直接上司に面と向かって提案しなければならない場合、「気が引ける」「話が長くなりそう」と思われてしまい、行動に移してもらえません。提案書や提案フォーム、目安箱の設置など、提案しやすい環境を整えれば、自発的な行動につながります。

せっかく提案しても、まったく聞き入れてもらえない、評価されないとなると、従業員のモチベーションは下がります。提言をすぐ反映させる、適切に評価するなど工夫すれば、従業員は達成感を得られ、より自発的な行動を促すことができます。

各従業員にメリットを与える

業務改善が従業員自身に直接的なメリットがあることを理解できれば、従業員は本気で業務改善に取り組むでしょう。

「仕事が楽になる」「早く帰れる」といった動機も否定してはいけません。業務を効率化することで、コア業務に集中でき生産性が高い成果を生み出せることを、最終的な目的として浸透させていくと良いでしょう。

また、業務改善に取り組む時間も労働時間として計算する、改善の成果を業績として正当に評価するといったことも、従業員の積極性を促すうえで重要です。

AppRemoが「従業員の気づき」の実現を支援します

従業員の気づきから生まれた提案を実現することで、業務改善の好循環が生まれます。この良いサイクルをスピーディに生み出すためには、提案から実行にいたるまでのプロセスを短縮化・迅速化しなくてはなりません。

従来型の業務改善の稟議では、複数の上役の承認を経由するため、提案が実行にいたるまで長い時間を要します。気づきの実現を加速化するには、ワークフローシステムの導入はひとつの良い方法といえるでしょう。

株式会社システムエグゼの「AppRemo」は、提案から承認までのプロセスを効率化、迅速化できるワークフローシステムです。オフィスはもちろん、外出先からでも申請や承認業務が可能で、進捗状況の確認もできます。気づきによる提案から具体策の実行までを短縮化できるため、業務改善を進めるうえで強力な武器となるでしょう。

まとめ

業務改善を現場主体で進めれば、従業員の気づきで正確な課題や改善策が見えてきます。気づきを促すには、やらされ感を排除し、自発性を引き出しメリットを伝えることが大切です。

ボトムアップ型の業務改善を促すには、従業員全員の協力が不可欠となります。AppRemoは、従業員の気づきから実行までの決裁を迅速化し、従来の申請・承認フローも効率化できるシステムです。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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