企業が生産性を向上させ、より多くの利益を生み出すためには、絶えまない業務改善が不可欠です。しかし、業務改善の必要性を認識していても、何から始めるべきかを悩んでいる担当者も多いのでないでしょうか。ここでは、 すぐに使えるアイデアやIT技術を使った解決策まで、業務改善の具体例を紹介します。
業務改善を行うときに意識すること
業務改善とは、会社の業務プロセスを見直して「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすこと、かつそれらを継続的に行うことです。最終目標は単なる経費削減ではなく、業務の効率化と生産性の向上にあります。
業務改善を行う時にポイントとなるのが「QCD」の概念です。QCDは以下の3つの要素から成り立ちます。
- Q（Quality）…品質はより高く
- C（Cost）…経費や人件費などのコストはより低く
- D（Delivery）…タイムマネジメントで納期はより短く
3つの要素のうち、どれか1つだけを重視すると、他の要素が満たされない恐れがあります。たとえば品質だけを重視すれば、コストは上昇し、納期は延長されてしまうでしょう。
とはいうものの、最も重視すべきはQualityです。Qualityが低いと、CostとDeliveryに著しく悪い影響を与えるからです。
したがって QCDのバランスが取れているのは、商品やサービスの品質を上げながらもコスト削減と納期短縮を実現できている状態をさします。業務改善により、この理想的な状態が実現できれば、生産性が向上し、企業利益の最大化が実現できるでしょう。
すぐに使える業務改善の具体例
業務改善はすぐにでも取りかかりたいものですが、一から始めると時間ばかりかかり、途中で頓挫してしまう恐れもあります。有効な方法としては、「ムリ・ムダ・ムラ」を失くすことに特化した成功事例を自社業務に取り入れてみることです。介護の現場や工場といった場所であっても、外出の多い営業職であってもプロセスを見直したりルールを決めたりすることで、特定のシステムやツールを導入することなく業務改善が可能です。5つの具体例を紹介します。
1つ目は日々の業務を洗い出し、フローチャートを作成することです。業務を可視化することで、ムダな業務を把握できます。また、必要な業務の重要度が明らかになり、後回しにしてよい業務を決めることができるので生産性が高まります。業務の洗い出しは一度行えばよいものではありません。業務内容は絶えず変化していくので、定期的に行う必要があります。
2つ目は社内資料フォーマットの統一です。同じ種類の資料でも部署ごとにまったく違うフォーマットで作成されてはいませんか。フォーマットが部署ごとに異なると読みにくいものですし、内容の見落としや確認ミスも起こりやすくなります。フォントや行数まで統一しておくと、資料自体のQualityが上がるほか、作成時間も短縮できます。
3つ目は業務のマニュアル化です。属人化している業務はどの企業にもある程度は存在するものです。業務をマニュアル化することで属人化を防ぐと同時に、業務が標準化され、誰が行っても同じレベルのクオリティが保てるようになります。
4つ目は会議時間の短縮です。会議の時間が必要以上に長くなってはいませんか。参加人数を減らす、資料を事前に配布する、会議の目的を明確にするといったことで会議時間の短縮が図れます。終了時間を予め定め、それを厳守することも重要です。会議時間が短縮されれば、個々人の業務に費やす時間が増えるので、業務の効率化が進むでしょう。
5つ目がリモートワークの有効活用です。出社せず自宅で業務がこなせれば、交通費などのコストが削減できますし、通勤によるストレスも緩和されます。また、働き方に柔軟性が生まれるので、多様な人材を有効に活用できるでしょう。
IT技術の導入による業務改善の具体例
ITを活用することで、課題解決に向けた、より有効な業務改善が期待できます。ITツールやシステムは、用途やコストがあらかじめ決まっているので、成果が予測しやすいというメリットもあります。IT技術を利用した業務改善の具体例を紹介します。
1つ目は RPA(Robotic Process Automation)の導入です。RPAはルーティンワークの処理を、ソフトウェア型ロボットが自動処理することです。たとえば毎日の売上集計や部署内の経費処理などを自動化できます。これにより人為的なミスが減少し、事務要員などを最適に配分しなおすことで業務の効率化が図れます。
2つ目がコミュニケーションツールの導入です。ビジネスを進めるうえでコミュニケーションは必須です。Web会議やビジネスチャットなどのコミュニケーションツールを使えば、物理的に離れていても円滑なコミュニケーションが実現します。特定の場所に集合しなくても会議ができるので、時間とコストの大幅な削減が可能です。ミーティングをビジネスチャットに置き換えれば、議事録を作成する必要がなくなります。さらにコミュニケーションが円滑化されることで、情報共有化のスピードもアップし、結果的に生産性向上に結び付きます。
3つ目がデータベースの構築です。
部署や人員ごとに持っている文書やデータを一元管理することで、部署をまたいで情報を共有できます。たとえばデータベース上で顧客情報を蓄積・共有していれば、プロジェクトを新規に立ち上げたり、担当が変わったりした時に、迅速かつ効果的に情報を活用できます。
4つ目がワークフローシステムの導入です。ワークフローとは業務の一連の流れや、それを図式化したものをさします。申請・承認・決裁の三段階に分かれているのが一般的で、経費精算や休暇申請にあたって、書類を書き、上司に印鑑をもらうことはワークフローの一例です。このような申請から承認までの一連の業務をWeb上で行うものをワークフローシステムといいます。Web上ですべて完結するので、リモートワークであっても、出社せずにスムーズに申請から承認まで行えます。
リモートワークによる業務改善をサポートするAppRemo
リモートワークによる業務改善を図る場合、まずは環境を整えることが必要です。出社せずに業務を円滑に行うには、インターネット環境を整備するだけではなく、業務遂行のサポートもしなくてはなりません。
サポートする方法の1つが、効率のよい申請・承認システムの導入です。会社に出社しないと申請・承認業務が遂行できないのでは、リモートワークを行う意味がありません。
「AppRemo（アップリモ）」は申請・承認業務のためのワークフローシステムで、円滑なリモートワークをバックアップします。PCをはじめ、スマートフォンやタブレットから申請・承認業務が行えます。進捗状況や過去の申請が一目でチェックできるほか、ステータスに応じて自動通知も設定できるため、対応漏れの心配もありません。操作画面が直感的に使いやすい仕様なこともポイントです。
AppRemoの最大のメリットは、申請書をWebフォームではなく、Excelで作成できることです。これまで使っていたExcel申請書を利用することもできます。新規システム固有の操作を覚える必要がないため、スムーズな導入と活用でコストも削減できます。AppRemoを導入すれば、リモートワークでも、さまざまな申請・承認業務を迅速に処理できるでしょう。
まとめ
業務を効率化し、生産性を上げるためには、リモートワークの導入・定着が今後ますます重視されるでしょう。リモートワークを円滑に行うための環境がまだ整っていない場合には、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
AppRemoは、申請・承認機能を中心に構成されたワークフローシステムです。普段使用しているExcelをそのまま使って申請・承認ができるので導入時の負担も少なくて済みます。部下、上司が在宅でも、同じ場所にいなくても、紙業務をなくして簡易チャットや確認機能などを利用することで、よりスムーズなワークフローが実現でき、生産性向上に大きく貢献します。
