企業が利益の最大化を求めるうえで業務改善は欠かせません。業務改善にはさまざまな方法がありますが、効率よく進めたいのであれば、ツールの活用がおすすめです。そこで、本記事では業務改善に役立つツールの種類や選び方を解説し、在宅勤務に役立つツールも併せて紹介します。
業務改善ツールの種類
ひと口に業務改善ツールといっても、無料ツールも含めてさまざまな種類があります。まずは、各種ツールの概要と代表的なツール名を紹介していきます。
コミュニケーションツール
チャットによるリアルタイムでのやりとりや、ファイルのアップロードなどが可能なツールで、スムーズな情報共有を支援してくれます。ChatworkやSlack、Microsoft Teamsなどが代表的です。
ペーパーレス化ツール
紙を使わずにオンラインでビジネスに関する手続きが行えるツールです。オンラインでの申請・承認業務、契約や請求業務なども可能で、文書保管場所の削減やコストダウンの効果が期待できます。申請・承認業務ツールではAppRemoやCreate!Webフロー、経理精算ツールでは楽々精算などが知られています。
ファイル共有ツール
クラウドにファイルをアップロードし、共有するツールです。インターネットに接続できるデバイスがあれば、いつでもどこでもファイルにアクセスできます。Googleドライブ、Dropbox、One Driveなどが使用されています。
プロジェクト管理ツール
社員のタスクや業務の進捗状況などを管理するツールです。製品によってはコミュニケーション機能やワークフロー機能などが備わったものもあり、目的に応じたツールの導入が望まれます。AsanaやBacklog、Redmineなどが知られています。
名刺管理ツール
名刺をデジタルデータ化して管理、共有するツールです。かさばる心配がなく保管が容易となり、紛失リスクも軽減できます。Sansan、Wantedly Peopleが高い人気を誇ります。
RPAツール
データ収集や集計など、定型業務の自動化を可能にするツールです。単純作業の自動化により、作業時間の短縮や従業員の負担軽減につながります。BizRobo!、UiPath、WinActorなどが有名です。
業務改善ツールを導入するメリット
ここでは業務改善ツールの導入により得られる共通のメリットについて解説します。ただし、導入するツールによって効果の度合いが変わる点には留意してください。
まず、一番重要視されるメリットは「コスト削減」でしょう。ペーパーレス化ツールを用いれば、電子化によって紙の使用が少なくなり印刷コストや管理コストを削減できます。また、ワークフローツールは可視化により業務全体の流れや課題を抽出し、なおかつ自動化によって人為的なミスを減らせます。その結果、これまで確認や修正に割いていた時間を別の業務に当てられるので、「生産性の向上」を実現できます。
さらに、業務の効率化は個々の作業時間を短縮し、より多くの時間を主力業務に費やせるため、品質の向上も期待できます。さまざまな部分で余裕が生まれ、より充実した顧客サービスを提供できる点も大きなメリットでしょう。よりよい顧客サービスの提供によってリピーターの獲得率が改善できます。
一方で、長時間労働も解消できるため、労働環境の改善にもつながります。個々の従業員にかかる負担が小さくなり、残業時間が減少し、快適に働ける職場環境の実現にも寄与します。こうした労働環境のホワイト化は、優れた人材の獲得や定着率向上につながります。
業務改善ツールの選び方
近年は、ますますたくさんの業務改善ツールがリリースされているため、ツールを選ぶのも一苦労です。ここからはツール選びにおいて押さえておくべきポイントをピックアップして、解説していきます。
自社の課題を把握する
自社の抱える課題を把握できていないと、導入するべきツールを選定できません。そのため、まずは自社の抱える課題を明確にしましょう。
たとえば、チームでの情報共有がうまくいかない悩みがあるのなら、コミュニケーションツールの導入で課題解決を図ります。申請や承認フローが煩雑で、決裁までに時間がかかる課題があるのならワークフローシステムの導入が効果的でしょう。
課題を正確に把握するためにも、丁寧に問題を洗い出すことからスタートしてみましょう。その上で優先順位を決め、もっとも優先的に対処したい課題の解決に役立つツールから導入してみてください。特に属人性のあるタスクを把握し、ツールを使用する社員のタスクを整理しておくとよいでしょう。
使いやすいツールを選ぶ
業務改善ツールの導入によりコスト削減が期待できます。しかし、使いにくいツールを選んでしまうとかえって業務効率を低下させてしまい、コストが増えてしまうおそれがあります。また、せっかく導入しても使いにくさから現場で使われず、無駄になってしまう可能性もあります。スキルをもつ者のみが使用してしまい、属人化が進んでしまうリスクもあるでしょう。
このような事態を回避するため、視認性や操作性のよいツールを選んでください。使いやすいかどうかは実際に使ってみないとわからないため、デモ版や無料トライアルを設けているツールを試してみるのがおすすめです。
スモールテストを行う
ツールと自社業務の相性や、課題解決を達成できる可能性、ツールを使いこなせるかどうかといった点は実際に使ってみないとわかりません。本格的に導入したあとで、自社に合わないとなると導入コストが無駄になってしまいます。
このようなことにならないように無料トライアルの利用、もしくは少人数によるスモールスタートをおすすめします。特定の部署のみに絞って、試験的に導入してみるのもよいでしょう。スモールテストを実施し、誰でも使いこなせそうか、問題なく業務改善を進められそうか、といった部分をチェックしつつ導入を検討してみてください。
在宅勤務の申請・承認業務にはAppRemoがおすすめ
働き方改革の推進、コロナ禍による感染リスクを回避のため、在宅勤務を導入する企業が増えてきました。しかし、従来と働き方が大きく変わるため、在宅勤務下における業務改善を課題としている企業も少なくありません。特に上司に紙で申請し、複数の承認者へ文書を回す方法を採用していた企業は、在宅勤務の実情に合わせた効率的な申請・承認の仕組みが求められます。
ワークフローシステムAppRemo（アップリモ）は、このような課題の解決に役立つツールです。パソコンはもちろん、モバイルデバイスからも使用でき、オンラインで簡単に申請・承認業務を行えます。進捗状況の確認や、チャット機能によるやり取りもできるため、スピーディーかつスムーズな申請・承認フローを構築できます。また、直感的に操作できるインターフェースを採用しているため、属人化や使いこなせないといった心配もありません。30日間の無料トライアルも設けられています。
そして大きな特長は、申請フォームはExcelを使用するため、従来の申請書を使ってシステム導入ができる点です。Excelなので新たな操作を覚える必要がなく、管理者の導入や運用の負荷を軽減してくれます。在宅勤務下における申請・承認業務の効率化を実現できるでしょう。
まとめ
業務改善ツールにはさまざまな種類があり、導入によってコスト削減や生産性の向上、労働環境の改善などいくつものメリットを得られます。ツール選びにおいては、自社の課題を把握し、課題解決を達成できるものを選ばなければなりません。導入候補のツールが決まったら、使いやすさをチェックするための試験的な導入から始めてみましょう。
近年の動向を見ると、在宅勤務でのワークフロー改善やコスト削減への需要が高いため、効果の見えやすいワークフローシステムの導入から検討してみるのもひとつの方法です。申請・承認業務に課題を感じているのなら、記事内で紹介したAppRemoの導入を検討してみてください。
※本記事は2021年12月14日の情報を基に作成しています。各業務改善ツールに関する詳しいご確認は、各製品サイトからお問い合わせください。
