業務改善コンサルティングとは?ツール導入による課題解決もご紹介

 2021.12.09  株式会社システムエグゼ

いろいろ業務改善の施策を実践しているものの、いまひとつ成果を実感できないといった声をよく耳にします。早く成果を得たいと、業務改善コンサルティングへの依頼を検討している企業経営者様や担当者様もいるのではないでしょうか。本記事では、業務改善コンサルティングのサポート内容や、選定ポイントなどについて解説します。

業務改善コンサルティングは何をしてくれる?

業務改善コンサルティングは、業務の改善を求める企業に対して、問題点の抽出や改善策立案などのサポートを行います。費用は発生するものの、自社では見落としていた課題を発見でき、具体的な解決策も提示してもらえるため、効果的な業務改善が期待できます。具体的な取り組みは次のとおりです。

業務改善ノウハウの提供による業務の可視化

業務改善コンサルティングを提供している企業は、さまざまな企業の業務改善に携わっているその道のスペシャリストです。はじめに、蓄積してきた豊富なノウハウを用いてクライアント企業の業務可視化を行います。

業務の可視化をする理由の1つは、コンサルタントが全体像を把握するためです。また、後述する原因追及を行う際にも現状の可視化が必要です。どのような作業があり、どのように業務が流れているのか、といった部分を把握しないことには問題点の抽出も、改善策の立案もできません。

コンサルティング企業によって可視化の手法は異なりますが、よく用いられるのはBPMNです。BPMNは、業務プロセスモデル図のことで、業務の全体像を把握するためのフレームワークとして知られています。

BPMNでは、イベントやタスク、ゲートウェイ、グループなど、さまざまな記号を用いて図にします。それぞれ意味をもつ記号を矢印や線でつなぎ合わせることで、業務がどのように進むのか、個々がどう関連しているのか、といったことを把握します。

深い分析力による原因追及

業務を可視化したあとは、専門家ならではの高度な分析力を用いて原因の追及を行います。可視化した情報をもとに、どのような問題があるのかを抽出し、どうしてそのような問題が発生しているのか、根本的な部分に迫ります。

可視化のプロセスと同様に、原因追及もコンサルタントやコンサルティング企業によって手法が異なります。ロジックツリーやバリューチェーン分析などの手法を複合的に用いる方法が一般的です。

ロジックツリーとは、抽出した問題を分解し、論理的に原因追及や改善策を求める手法です。問題をツリー化することで、全体像の把握と問題の深掘りができ、具体的な解決策を導き出せます。ロジックツリーには、要素分解ツリーや原因追及ツリー、問題解決ツリーなどがあり、目的に応じて使い分けます。

一方、バリューチェーン分析は、事業活動全体を価値の連鎖として考えるフレームワークです。どのプロセスで付加価値を創出しているかを分析して、自社の強みや費やしているコストなどを把握します。

改善案の提案と効果測定

業務改善コンサルティングでは、解決すべき根本的な問題を明らかにした後、改善案の策定を行います。問題を解決する具体的な道筋をクライアント企業に提案します。
とはいえ、コンサルティング企業のみで立案するケースは少なく、多くはクライアント企業と一緒に改善案を練ります。これは企業によって、簡単に採用できる案もあれば困難なものもあるため、一緒に立案したほうが効率的だからです。また、改善案としてツールの提案や、導入支援を行うこともあります。

また、改善案を実施してコンサルティング業務が終わるわけではありません。コンサルティング企業は、提案内容の実施によって成果が現れているかどうかを確認する必要があるため、改善案の実施から一定期間後に効果測定を行います。
提案した改善策で効果が現れているのなら、その方法を定着させます。うまくいかなかったときは再度問題点を見直し、改善策を打ち出して実施します。このように計画と実行、検証、改善のサイクルを回しつつ、目的の達成に近づけていく継続的な取り組みを支援してくれる点が、コンサルティング企業を利用するメリットと言えるでしょう。

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業務改善コンサルティングを選ぶときのポイント

業務改善コンサルティングを提供している企業はいくつもあります。事実、インターネットで検索すると、コンサルティング企業の公式サイトが多数ヒットします。その中から選ぶには、ポイントを押さえておかねばなりません。
まず、コンサルティング企業の得意分野をチェックしましょう。流通企業や士業に特化した企業もあれば、販売店やIT業界を得意とするコンサルティング企業もあります。自社のビジネスや業務にマッチしない会社を選んでしまうと期待通りの成果を得られない可能性が高くなってしまいます。

コンサルティング企業の実績もチェックポイントの1つです。業務改善コンサルティングに特別な資格や免許は必要ありません。誤解を恐れずに言えば、名乗ってしまえば実績や経験がなくても始められてしまうビジネスと言い換えられます。きちんと成果を出してくれる会社に依頼するためにも、豊富な実績とノウハウを有しているかどうかを確認しておきましょう。

費用面も重要です。会社によってプロジェクト報酬型や成果報酬型、顧問契約型など料金形態が異なり、トータルの費用が変わります。予算内に収まるかどうかを必ず確認しましょう。

こうした外から見てわかるポイントだけではなく、担当コンサルタントとの相性など直接話をしないとわからない点も意外に重要なポイントです。きちんとこちらの話に耳を傾けてくれるか、信頼できるか、話がわかりやすいかといった点をチェックしてください。また、頻繁にコミュニケーションがとれるかどうかも大切です。一度顔を合わせただけで、普段ほとんど連絡がとれないとなるといざというときに困ります。

BPMツール導入による業務改善

業務改善コンサルタントが、改善案の一環としてBPMツールの導入を勧めるケースは少なくありません。BPMは、Business Process Managementの略で、ビジネスにおいて発生する個々のプロセスを管理できるツールです。

BPMツールには、モデリングやモニタリング、シミュレーションなどの機能があり、業務の可視化や改善策の実行状況監視などを可能にします。人が担当する業務と機械が担当する業務を区別すると効果が出やすく、業務の標準化や最適化も実現可能です。高額なコンサルティングを依頼せずとも、BPMツールの導入だけで業務改善ができる事例もあります。

なお、BPMツールとワークフローシステムは混同されやすいツールですが、そもそもの目的が異なります。ワークフローシステムが、申請・承認フローを簡略化して決裁までのスピードを迅速化する目的を持つ一方、BPMツールは先述した通り、業務の標準化や最適化を目的とします。共通点はあるものの目的が異なるため、申請や承認業務の効率化を図りたいのであれば、ワークフローシステムの導入が適しています。

申請・承認業務の課題解決ならAppRemo

申請や承認業務に課題を抱える企業は少なくありません。特に近年リモートワークへ移行する企業が増え、従来の申請や承認のやり方ではうまくいかなくなっているケースが散見されます。

そこでおすすめしたいのが、ワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」です。申請や承認業務の効率化を図れるシステムであり、複数の企業が導入している実績もあります。多様なデバイスに対応しているため、外出先からでも決裁業務を行うことができ、進捗状況もひと目で確認できます。チャット機能もあり、不明点をすぐ確認できるのもメリットです。
また、申請フォームは使い慣れたExcelを作成できるので、新たなシステム操作を覚える必要もありません。申請・承認業務の効率化に一役買うでしょう。

まとめ

業務改善コンサルティングを利用すると、業務の可視化や原因追及、具体策の立案などを効率的に進められます。コンサルティング企業選定の際には、自社の業務に強いか、実績はあるか、予算内に収まるかなどをチェックしましょう。
また、業務改善を実現するには、コンサルティングの利用以外にも、BPMツールやワークフローシステムの導入も有効です。特に、申請・承認業務の効率化を図りたい場合は、本記事で紹介したAppRemoの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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