生産性の向上・コスト削減などの目的で、適切に業務改善を進めるのはとても大切です。とはいえ、業務改善に取り組みたいものの、どのように進めて良いかわからないという方は少なくありません。この記事では、「問題点の洗い出し」といった業務改善の具体的な手順、業務改善で得られるメリット、業務改善に役立つツールをご紹介します。
業務改善の流れ
業務改善とは、業務をより効率的に進める方法を探り、実行に移すことで、業務の効率化や生産性の向上を図る行為です。業務改善は一般的にPDCAサイクルをまわしながら、下記の流れで行うと有効です。
- ゴールを決める
- 問題点を洗い出し、可視化する
- 解決策を出し、期待値を試算する
- 改善方法を実行・共有する
- 効果測定をする
- 必要であれば、3）から6）のプロセスを有効な改善方法が見つかるまで繰り返す
業務改善によって得られる効果
業務改善によって得られる効果は実にさまざまです。例えば、業務を効率化できれば、社員のモチベーションアップにつながります。面倒・煩雑な業務や必要性の低い業務は、社員に心理的負担がかかりやすく、業務を続けさせることで社員に大きなストレスを与えかねません。
そこで、不必要な作業をカットし業務をスマート化させれば、社員のモチベーションを維持、または向上させることできるでしょう。
そのほか残業時間を減少したり、一定の社員に対する作業の偏りを解消できれば、社員のメンタルヘルスや労働環境の改善にも直結します。また、業務改善はコスト削減にもつながります。残業時間の減少に伴って残業代も減らせるほか、紙→オンラインに替えたりすることで、用紙代・印刷代のコストカットなども実現できます。
問題点の洗い出しで業務を可視化することの重要性
業務の問題点の洗い出し・業務の可視化は、業務改善における重要なポイントです。その際に3つのM、「ムリ」「ムダ」「ムラ」がないかを探しましょう。
「ムリ」
「ムリ」とは、納期までのスケジュールが非常にタイトであったり、現実から乖離した目標達成が求められていたり、業務に携わる人員が不足していたりして、社員に負荷がかかり過ぎている状態を指します。
業務を非効率にさせ、ミスやヒューマンエラーが頻発するボトルネックになるため、「ムリ」の解消は急務と言えるでしょう。
「ムダ」
「ムダ」は不必要な作業が多かったり、複雑であったりするために、文字どおり「ムダ」な時間・コストが発生している状態です。
「慣習だからという理由だけで続けていないか」「もっと効率的な方法はないか」「もっと作業を減らせるのではないか」「属人化していないか」「流用できる部分はないか」などをチェックしましょう。
業務上必要なシステムが構築されていない、社員に充分な教育がなされていないといったことも、スムーズな作業を阻害するため「ムダ」を招きます。
「ムラ」
「ムラ」は、業務の進め方や品質にバラつきがあったり、業務配分が偏っていたりする状況のことを指します。「ムラ」には、「ムダ」「ムリ」の両方が関係するケースが少なくありません。例えば、明確なマニュアルやフォーマットなどが存在せず、業務を行う社員によって品質や所要時間などに差が生まれることは「ムラ」にあたります。「ムラ」は業務の不均衡を発生させ、社員同士の分断の原因になりかねないため、一つ一つの「ムラ」を潰していくことが必要です。
「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけるメリット
これらの「ムリ」「ムダ」「ムラ」の特定は、ボトルネックの発見に直結します。現場のことをよく把握している担当者から細かくヒアリングし、どんな些細なことでも良いので、「ムリ」「ムダ」「ムラ」と思われる点をできる限り数多く発見しましょう。
ただし、担当者本人が「ムリ」「ムダ」「ムラ」だと自覚していない問題は、見過ごされてしまうケースが考えられます。そのため、ヒアリングと併せてデータによる分析も不可欠です。
例えば、社員が行っている業務の作業パターンを、ログを取得できるツールを導入することで問題点を見つけ出す「プロセスマイニング」と呼ばれる方法を使えば、「時間がかかっているのはどこか」「標準化できるところはどこか」「作業にバラつきがあるのはどこか」「属人化しているのはどこか」など、ボトルネックとなっている場所を探しやすくなります。
また、プロセスマイニングのツールを導入する前段階として、残業時間や業務遂行までの各プロセスの所要時間、社員一人ひとりの作業時間などをチェックするのも有効です。
そして、リストアップした「ムリ」「ムダ」「ムラ」は優先順位を付けた上で、1つずつ対策を行いましょう。もしかすると他部門と連携する必要がある問題、全社的に取り組むべき問題があるかもしれません。根本的な業務改善を行うことで、生産性の向上、コスト削減、社員のモチベーションの向上などの効果が期待できます。
紙媒体による申請・承認が効率化の妨げに？
簡単な業務改善の例として、社内申請の方法を紙からオンラインに変更するという事例をご紹介します。紙の申請書は従来から使われているものなので安心感を覚える方も多いですが、さまざまな問題点もはらんでいます。
架空の例として、具体的なものを1つ挙げてみましょう。
例えば、ある新人の営業担当者が、顧客への値引を適用したいため、割引の許可を上司に申請しています。申請書の保管場所と書き方を先輩社員にたずね、その上で上司に提出し、許可をもらわなければいけません。ところが、上司は出張で不在。いつ帰社するのかわかりません。結局、営業担当は翌日、定時過ぎに帰社した上司に許可を得て、その後すぐに顧客へ値引が適用できる旨を伝えます。しかし、時すでに遅く、競合他社での取引を決めたと告げられました。
こういった事態は、申請書を紙からオンラインへと替えることで避けられます。上述した「業務改善の流れ」に沿って検証してみましょう。
- ゴール：
機会損失を減らしたい - 問題点：
・紙の申請書の運用方法が適切に共有されていない
・不要な待ち時間が発生している
・待ち時間に対して、残業代などのコストも発生している
・紙の申請書を印刷するコスト - 解決策：
・オンラインで行う申請ツールを導入する
・申請書の使い方の共有を徹底する - 実行
・オンラインの申請ツールの導入
・申請書の使い方を周知
・わかりやすいテンプレートを作成、共有 - 効果測定
紙の申請書では承認までに平均1.5日かかっていたが、オンラインの申請ツールを導入した後は、平均0.3日に改善が見られた。
AppRemoでムダを無くして業務改善を
各種申請を紙からオンラインに変更できれば、申請～承認までの一連の作業を効率化できます。おすすめのツールは、ワークフローシステム「AppRemo」（アップリモ）です。申請・承認がオンライン上で完結でき、リモートワークとの相性が非常に良いのが特徴です。
そのほか、申請に関する不明点があれば、申請者へチャット機能ですぐに確認を取ることも可能です。Excelベースで簡単に申請フォームが作成でき、加えて、申請データはCSV形式でエクスポートすることもできるので、集計・分析を行う場合にも有用だと言えるでしょう。
申請について「ムリ」「ムダ」「ムラ」があって悩んでいるようであれば、AppRemoの導入を、ぜひ検討してみてください。
まとめ
業務におけるムリ・ムダ・ムラを発見し、それらを一つ一つ潰していくことは、生産性の向上・コスト削減・社員のモチベーション向上などに直結します。
ボトルネックになっている点は業務によってさまざまですが、ボトルネックになりがちなものの一例として、紙による申請が挙げられます。紙媒体を使った申請・承認フローは、不要な待ち時間の発生・作業の質のバラつきなどが起こりやすいため、オンラインで申請・承認まで完結するシステムを導入するのが良いでしょう。
ワークフローシステムAppRemoは、社内申請の効率化を支援するツールです。無料トライアルでお試しができますので、ぜひお気軽にご検討ください。
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