業務改善を進めたいと考えていても、実行するには組織上層部の承認を得なければなりません。そして承認を得るには、業務改善計画書を作成し、稟議にかける必要があります。本記事では、業務改善計画書を作成するときのポイントや記載内容、IT技術を用いた業務改善について解説します。
業務改善計画書(計画書、提案書)とは
「業務改善計画書」とは、業務の改善を実行するにあたって、具体的な業務改善内容を社内外に周知させるための書類です。エクセルで作成するケースが多いほか、インターネット上に公開されているテンプレートを利用し作成することもあります。
業務改善計画書を作成する目的は、稟議にかけ実行の承認を得るためです。そのため、書面には現状抱えている業務課題や具体的な解決の手立て、実行によって得られる効果、リスクなどを記載します。
口頭で業務改善の必要性を訴えても、うまく伝わらないケースは少なくありません。しかも、複数の責任者に承認を得なければならない場合、その都度同じ説明をする必要があります。改善の必要性や具体策を整理して文書化すれば、上司に伝わりやすくなり、何度も同じ説明をする手間も省けます。
また、計画案に基づいて実行することで、業務の改善が期待できます。万が一失敗に終わったとしても、書面が残っていれば、どこに問題があったのかを客観的に分析でき、今後に活かせるでしょう。
なお、業務改善計画書と「業務改善提案書」の意味に大きな違いはありません。行政から業務改善命令が下されたとき、企業側が提出する書類を業務改善計画書と呼びますが、企業によっては提案書の意味で用いることもあります。そのため、呼び名に関してはそれほど気にする必要はありません。
業務改善計画書に記載すべき項目
初めて書面にまとめるのなら、どのような項目を記載すればよいのかわからない方も多いでしょう。絶対にこうしなければならない、といったルールはありませんが、ある程度の型を覚えておくとスムーズに作成できます。
まず記載すべき項目は、タイトルです。業務改善計画書もしくは提案書のほか、「業務改善の必要性と解決策に課する具体案」などが考えられます。日付や申請者の氏名、宛名なども記載しましょう。
次に、実施内容の概要を記載します。文章における導入文をイメージするとわかりやすいかもしれません。文書に何が書かれているのかを端的に示す部分です。長々となりすぎないように注意してください。
次は、業務における現状を記載しましょう。ここから問題点や解決策といった流れで記述するため、まずは現状を知ってもらわなくてはなりません。現場で行われている作業の方法や流れなどをわかりやすく記述してください。
そして、現状においてどのような問題が生じているのかを記載します。改善の必要性を理解してもらう必要があるため、特に大切な部分です。問題点を記述したら、具体的な改善方法もあわせて記載しましょう。
上層部は、改善策の実施により、どのような効果を得られるのかを知りたいと考えます。そのため、期待できる効果も記さなくてはいけません。具体的な数値やデータを用いると伝わりやすいでしょう。さらに、実行するにあたって必要な経費や人員、時間なども記載し、考えられるリスクも書き出します。
業務改善計画書の作成における重要ポイント
大切なポイントはいくつかありますが、ひとつには客観的な視点で記載することが挙げられます。主観が入りすぎてしまうと、上司から「それは君がそう思っているだけでは？」といわれてしまうかもしれません。特に現状の課題に関しては、主観が入りやすいと考えられるため注意してください。
できるだけ具体的な内容を記載するのも大切です。抽象的な内容では、上層部に伝えたいことも伝わりません。「現在、〇〇の工程の効率が少し悪く、生産性も多少落ちています」といった内容はNGです。「〇〇の工程が非効率であり、〇〇％生産性が落ちています」のように、数値も積極的に用いて記載しましょう。
提案する解決策や得られる効果、必要な資金、人員、時間などについても、できるだけ数値を記載しましょう。具体性が増すほど、上層部は改善の必要性を実感し、前向きに検討してくれる可能性があります。
もちろん、伝わりやすい書き方を心がけるのも重要なポイントです。提案を稟議にかける場合、複数の上長や責任者が書面に目を通します。中には、そこまで現場の業務に関わりのない上長や、現場に熟知していない責任者もいます。このような人たちにも、わかりやすい書き方を意識しましょう。誰が読んでもわかりやすい内容にするには、専門用語を減らすことが効果的です。人によって読解力も異なるため、難しい言い回しも控えたほうがよいでしょう。
ITを活用した業務改善とは
近年では、ITを業務改善に活用する企業が増えています。業務の自動化を実現できるRPAをはじめ、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールを活用している企業も少なくありません。
業務改善にITを活用している企業は多く、豊富な実績データがあります。そのため、導入した際の効果を予測しやすいことがメリットといえるでしょう。計画案を実施した際の効果が不明では、上層部も決断できません。ITの活用ならデータという根拠があるため、上層部に承認してもらえる可能性が高まります。
また、必要なコストが明確なこともメリットです。ITを活用する場合、ツールやサービスを導入しますが、これらは費用が決まっています。そのため予算を明確に提示でき、上層部の決断を仰げます。
なお、業務改善に用いられるITツールやサービスとしては、先述したRPAやコミュニケーションツール以外にも、Web会議ツール・ワークフローシステム・文書管理システムなどがあります。これらの中でも、特に改善の効果を実感しやすいといわれているのが「ワークフローシステム」です。
ワークフローシステムとは、オンラインで申請から承認までを実行できるシステムです。申請や承認作業が簡略化でき、意思決定のスピードアップが図れます。
ワークフローシステムによる業務改善ならAppRemo
ITを活用した業務改善の中でも、ワークフローシステムは導入しやすいうえ、高い改善効果が期待できます。スムーズな稟議決裁を実現でき、上層部の意思決定を速められるため、多くの企業が導入しています。
現在、各社からいくつものワークフローシステムがリリースされていますが、機能性や操作性のよさを高く評価されているのが「AppRemo（アップリモ）」です。申請・承認業務の迅速化・簡略化を実現できる機能を備えており、高い業務改善効果が期待できます。
マニュアル不要で簡単に使用できるため、導入後すぐ運用できるのもポイントです。あらゆるデバイスで使用できるほか、リアルタイムでの進捗状況の確認や、チャットによる申請・承認業務のコミュニケーションも行えます。
また、エクセルファイルで申請できるので、新たなシステム操作を覚える必要もありません。日常的にオフィスでエクセルを使用しているのなら、誰でも簡単に申請フォームが作成できます。さらに、過去の申請情報を流用して新規申請もできるので、申請時の業務効率を高められます。
大企業をはじめとしたさまざまな企業が導入しており、たしかな実績もあります。無料で利用できるトライアルも用意されているため、機能性や操作性などを確認したうえで導入できるのもメリットといえるでしょう。
まとめ
業務改善を始める第一歩として、業務改善計画書や提案書の作成から始めてみてはいかがでしょうか。本記事の内容を参考に、記載すべき項目を漏れなく記述しましょう。「客観的な視点で具体的に書く」「誰が読んでもわかりやすい内容にする」ことも忘れないでください。
また、ITを活用した業務改善なら、コストが明確かつ効果を予測しやすいメリットがあります。特に申請や承認業務に課題を感じている場合は、「ワークフローシステムAppRemo」の導入により、たしかな改善効果が期待できるでしょう。この機会に、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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