業務フローを改善するには? 悪い業務フローの特徴と業務改善で得られるメリット

 2022.06.01  株式会社システムエグゼ

業務フローを作成し、社内の業務に関する一連の流れを可視化すると、情報共有、課題の分析などに役立つだけでなく、生産性の向上にもつながります。そのためには正しい方法で業務フローを作成しなければなりません。本記事では、 悪い業務フローの特徴と改善の仕方、適切な申請・承認フローがもたらすメリット、役立つツールについて解説します。

業務フローとは

「業務フロー」とは、一般的に「業務の一連の流れ」を指します。業務の進め方をわかりやすく示した「業務フロー図」を意味することもあります。

業務フローを作成することで、その業務の全体像をつかみやすくなり、スタートとゴール、ゴールに至るまでの手順が明確になるでしょう。業務を可視化することで、チーム内や他部署との情報の共有、引き継ぎ、課題の発見や分析などを行いやすくなるのがメリットです。業務フローがシンプルでわかりやすければ、ミスの削減にもなるでしょう。

各種ITツールを導入する際も、あらかじめ業務フローを作成しておくことで、どこにツールを使うべきかが明確になります。

業務フロー、業務プロセス、ワークフローの違いとは?

業務フローと似た言葉に、「業務プロセス」や「ワークフロー」といったものがあります。
業務フローとワークフローは、どちらも「業務の一連の流れをわかりやすく示したもの」を指します。「フロー(flow)」とは、英語で「流れ」といった意味です。キャッシュフロー(お金の流れ)の「フロー」と同様の使い方がなされています。

業務フロー・ワークフローとやや異なるのが、業務プロセスです。「プロセス(process)」は英語で「過程、手順」という意味で、業務プロセスは「業務の過程」となります。一つひとつの業務が、どのようにつながっているのかにフォーカスした言葉です。つまり、業務プロセスとは多くの業務フローが複合した、より大規模な業務の過程を指しています。

なお、ワークフローシステムとは、経費精算や見積書作成など従来紙で行われていた申請・承認フローをシステム化するものです。ペーパーレス化により書類作成の手間やコストを減らせるなどのメリットがあるため、導入する企業が増えています。

悪い業務フローの特徴

業務フローを作成する場合、もっとも重要なのは「わかりやすさ」です。担当者以外の人でも一目見ただけで手順がわかるようでなければ、業務フローを作る意味がなくなってしまいます。

わかりにくい、悪い業務フローにはどのような特徴があるでしょうか。自社で業務フローを作成する際に注意したいポイントを以下に取り上げます。
下記は、業務フローを「作成する方法」に問題があるケースです。

  • 用語が統一されていない
  • 属人的、専門的な用語が使われている
  • 複雑な言い回しで書かれており、わかりにくい
  • スタート地点がわかりづらい
  • 意味があいまいである
  • 誰が、いつ、何をするのかが不明瞭

下記は、業務フローの「内容」に問題があるケースです。

  • 意味のない手順が含まれている
  • 差戻しの工程が長く、他部門まで戻らなければいけない
  • 他部署の承認などで、不要な「待ち時間」が発生することが多い

業務フローを作成している際に、業務フローの内容や作成方法に関する上記のような問題に気づいたら、改善が必要です。
シンプルな例として、有給休暇を申請する業務フローを見てみましょう。

  1. システムを開く
  2. 直属の上司に申請する
  3. 直属の上司の許可が降りたら、上司から人事担当者に申請する
  4. 人事担当者から、申請可否の返答を待つ
  5. 人事担当者からの許可が降りたら、有給の申請が完了する

この場合の問題点を挙げてみます。
まず、1)で書かれた「システム」が、何のシステムを指しているのかが誰にでもわかるように、「有給休暇申請システム」など明示する必要があります。

また4)は、申請者が「待つ」という状態であって、何かの行動を示しているものではないため、削除したほうがシンプルでしょう。

さらに、上司が人事担当者への申請を忘れたなどの理由で、返答が来ないことも考えられます。それで、「申請から〇日たっても人事担当者から返答がなければ、上司に問い合わせる」などの手順を追加してもよいかもしれません。

申請・承認フローを改善するメリットとは

多くの企業では、職位に応じて承認権限・決裁権限の範囲が定められているのが一般的です。例えば「一般社員→マネージャー→部長→役員」のように、申請が最終的に決裁されるまでに、承認を一つずつ段階的に得なければいけなくなっています。

これは一般的に「ワークフローの承認ルート」と呼ばれ、企業としての適切な決定を行うために欠かせません。この承認ルートをあらかじめ明確にしておくことで、従業員は企業としてのスタンスを理解した上で、公正に、ルールに従って業務手続を行えるのです。

「いつ」「誰が」「何を」承認したかという履歴を残しておくことは、「反対されそうなので、あえて承認者を1人飛ばした」「企業として不適切な申請を承認してしまった」といった不正、誤った判断の防止にもつながります。承認ルートの設定は、コーポレート・ガバナンス(企業統治)においても重要なのです。

ただし、承認ルートが不適切な場合、生産性の悪化にもつながるので注意が必要です。たとえば、Aさんの承認のみで決裁が進んでよいところを、「Aさんに加えて念のためBさんも……」とBさんの承認も必要としてしまうと、決裁までのスピードが遅くなります。Bさんにも不必要な業務が増え、会社としての生産性も低下してしまうでしょう。

承認ルートが煩雑になると、進捗状況がわかりにくくなり、業務の停滞を招くトラブルが発生しやすくなります。申請のワークフローが形骸化してしまう恐れもあります。
そのため、必要以上に多くの承認者を設定したり、複雑な承認ルートを設定したりするのは避けなければなりません。

また、特に紙の申請書の場合、文書の紛失・破損、改ざん、情報漏えいの恐れ、進捗状況のチェックが遅れるといった問題が起きやすくなります。そのため、可能であればペーパーレス化するのがおすすめです。ワークフローシステムを導入すれば、申請~決裁までがスムーズに行えるでしょう。進捗状況もひと目で分かります。煩雑な作業が原因となるミスやコストの削減にもつながるでしょう。

適切な申請・承認フローを実現するAppRemo

ペーパーレスで適切に申請~決裁までのフローの管理をするなら、システムエグゼの「AppRemo」(アップリモ)がおすすめです。

AppRemoは、申請・承認のワークフローに特化したワークフローシステムで、Excelで申請フォームを作成できるのが大きな特徴です。新たなシステムを導入すると、その使い方を覚えるための期間も必要になりますが、AppRemoならその心配はいりません。Excelの延長線上で、直感的な操作が可能です。

チャット機能もあるので、申請内容に疑問点や問題点がある場合もすぐに確認できます。スピーディに決裁まで進められるため、生産性の向上にもつながるでしょう。営業、品質保証、製造、バックオフィスなど、さまざまな事業部にマッチする仕様になっており、申請・承認フローに関する課題解決につながるはずです。

まとめ

業務フローは、ある業務に関する一連の流れや、それを図式化したものを指します。 業務フローを作成すれば、その業務の全体像が可視化され、情報共有・課題分析などがしやすくなり、属人化の回避につながるというメリットがあります。

適切でない業務フローは生産性を大きく低下させるため、見直しが必要です。特に申請・承認フローに課題がある場合、コーポレートガバナンスのあり方そのものが問われることもあるため、いっそう気を配らなければいけません。

業務フローを見直すタイミングでワークフローシステムを採用するのは有効ですが、導入する手間などがネックになっている場合もあるでしょう。そんな時は、Excelで作った文書を使えて、直感的な操作が可能なAppRemoがおすすめです。導入コストも抑えられる上、生産性の向上、情報漏えい・改ざんの防止にもつながりますので、検討してみるのはいかがでしょうか。

ワークフローシステム「AppRemo」製品ガイド

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