企業が業務改善を進めるにあたり、業務改善提案書を作成するケースは少なくありません。業務改善提案書があると、現状の問題点や改善の必要性を正確に上層部に伝えられるため、スムーズな業務改善につながります。そこで、本記事では、業務改善提案書の書き方や、改善を進める具体的な方法について解説していきます。
業務改善提案書とは
業務改善とは、現場で発生しているムダやムリ、ムラを把握し、効率的に作業を進められるように環境を改善する取り組みです。ムダな業務の廃止や従業員の負担軽減、作業の属人化を排除するなどの改善を行い、今ある限られたリソースで最大の成果を得る体制を追求します。
一方、業務改善提案書とは、業務の改善点を組織上層部へ提案するための文書です。一般的に現場の従業員が作成し、上層部に現状の課題や改善の必要性を伝え、実行の承認を得るために作成されます。
業務改善提案書とは
大前提として、企業組織において、現場の独断で業務改善を行うことは許されません。改善のためであったとしても、上層部を無視して進める行為はタブーです。そのため、提案書を作成し、必要性を訴えて改善実行の意思決定を得る必要があります。
これは、現場から遠い管理者が現状を把握できていないケースが多く、改善の発案は各業務を熟知している従業員のほうが適切であるからです。そのため、改善提案をする従業員は、書面で業務改善が必要な理由、問題点を放置することによる不利益などを上層部に理解してもらい、得られるメリットや具体策も提示しなければなりません。
これらの組織構造から考えると、現場が改善点を発見し、管理者に伝えるボトムアップ型の改善が効率的であることがわかります。つまり、業務改善提案書を作成する最大の目的は、現場主導による業務改善の実現であると言えます。
業務改善提案書の書き方
初めて業務改善提案書を作成する場合、どのように書けばよいのかわからない方が大半でしょう。ここからは業務改善提案書に必要な項目と、各項目の書き方について、例文を交えながら解説していきます。
書き出し
書き出し部分には、日付や提案者、タイトルなどの基本情報を記載します。会社にテンプレートがある場合は活用し、なければタイトルは「業務改善提案書」や「業務改善についての提案」などとすれば問題ないでしょう。
また、文書に何が書かれているのか記事全体の要約も記載します。たとえば、「現場で発生している問題と、具体的な解決手法について下記の通り提案を致します。ご検討いただけますようお願い致します」と記載します。
業務の現状
提案の対象となる業務の現状を記します。「現状、〇〇の作業プロセスに2人で対応しており、生産数は〇〇、毎日3時間の残業が発生しています」といった内容です。
ポイントは読み手の理解度も考慮して、わかりやすく書くことです。現場上がりの上司であれば、専門用語を使用しても問題ありませんが、外部からやってきて日が浅い上司には平易な言葉を使用するなどの配慮が必要です。
これらに加えて、現状が正確に伝わるように、なるべく数値などのデータを取り入れて説明していきましょう。現状の数字があることで、業務改善の効果にも説得力が生まれます。
現状の問題点
いきなり改善策の提案をしても、上層部はなぜそれが必要なのかを理解できないケースのほうが多いと言えます。そのため、まずは現状において発生している問題点を正確に伝える必要があります。
先ほどの文章に、現状の問題点を加えた例文を作成すると「現状、2人で業務を遂行しており、1人あたり3時間の残業が発生しています。1人にかかる負担が大きく、体調不良等で1人が休むと業務そのものが停止してしまうことがあります。昨年は2回ほど業務停止しており、人員不足による損害が発生しています」などと記述できます。できるだけ数値など客観的なデータを入れると伝わりやすいでしょう。
改善策の内容
具体的な解決策について提案する項目です。素晴らしい案であっても実現不可能な内容では意味がありませんから、変更内容と実施方法に加えて実行可能性も加味して考えましょう。
「これらの問題を解決するために業務の可視化と最適化を提案します。具体的には、ICTツールの〇〇と〇〇を導入し、本社にいる管理者の決裁を現場で受けられるようにし、書類の作成時間の削減を促します」といった内容です。
期待される効果
提示した解決策により、どのような効果が期待できるのかを記載しましょう。解決策だけでは、期待される効果やメリットについて読み手が想像できないことのほうが多く、説得力に欠けます。そのため、ここでも具体的な数値やデータを盛り込んで効果を訴えていきます。
「ツールの導入により、業務の可視化と最適化が実現すれば、〇〇の工程を〇％削減できます。また、同時に生産コストも〇％削減できる可能性があります」といった内容を記載します。
必要なリソース
提案した解決策を実施するにあたり、どの程度の費用や時間、工数が必要なのかを記載します。「ツールの導入費用に〇〇万円、システムの移行に〇日ほど必要です」といった内容です。
事前にシミュレーションと見積もりを実施し、正確に数値を導き出しておきます。ただし、効果が消費リソースを上回っていないと上層部は納得してくれないため、コスト面の提示には注意が必要です。
実施スケジュール
解決策を実施するにあたり、どれくらいの期間を要するのかを記載します。また、大まかなスケジュールだけでなく、具体的な日程も記載しましょう。「〇月〇日からシステムの移行を開始し、〇日後にスモールテストを実施します。その結果を受けて導入計画を決定し、〇ヶ月後には完全移行している予定です」といった内容を記載します。
想定される問題点
解決策の実施にあたり、必要なリソースだけではなく、想定されるリスクや問題も記載します。リスクや問題を伝えずに提案してしまうと、実施後にトラブルが起きた際に責任問題に発展するおそれがあります。
「B業務の担当から数人を導入プロジェクトに割り当てるため、B業務の遅延リスクと残業の発生が考えられます。また、システム移行で問題が生じた場合、全体のスケジュールが後ろ倒しになるリスクもあります」といった具合です。ダウンサイドリスクも含めて考えられるリスクをできるだけピックアップしておけば、上層部も判断しやすくなるでしょう。
業務改善提案書の稟議と進め方
業務改善提案書を作成したら、稟議にかけて情報を共有し、決裁を待ちます。スムーズに業務改善の実行ができるよう、稟議も可能な限りスピード感をもって進めるようにしましょう。
業務改善提案書の共有と決裁
作成した業務改善提案書の内容を確認してもらい、精査のうえ実行の可否を決めてもらわなければなりません。そのため、作成した業務改善提案書を稟議にかけます。
稟議では、直属の上長から各関係部署の責任者、組織上層部と文書が回り、最終的な権限をもつ者が決裁します。提案書は、複数の上役を経由するケースが多く、中には現場に詳しくない者もいます。そのため、現場を熟知しない者にも、趣旨が伝わるような内容が求められます。決裁権限をもつ者の承認が得られたら、ようやく解決策の実行権限が与えられます。
ワークフローシステムAppRemoでスムーズな稟議を進めよう
稟議の際、プリントアウトした稟議書と業務改善提案書を手渡しで回していくプロセスでは、なかなか決裁を得られず非効率になってしまいます。業務改善を図るためのリソースを捻出するためにも、スムーズな稟議を実現するワークフローシステムの導入は効果的です。
たとえば、「AppRemo（アップリモ）」はスムーズな稟議を実現するワークフローシステムです。申請・承認業務をオンラインで行うことができ、チャット機能でコミュニケーションが取れるため、不明点もすぐに確認できます。使い慣れたExcelで申請書を作成できるのもメリットです。業務改善提案書の稟議にも役立つでしょう。
まとめ
業務改善提案書には、業務の現状や問題点、具体的な解決策、得られるメリットや効果などを盛り込んで作成します。実施にあたってのリスクも忘れずに記載しましょう。
また、スムーズな稟議を実現できれば、提案した内容の実行可否が短期間でわかるため、決裁スピードも重要です。記事で紹介したワークフローシステムAppRemoは、申請書の作成や決裁にかかる時間を短縮できる環境を構築してくれるツールです。この機会に決裁プロセスの改善から着手してみてはいかがでしょうか。
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