業務改善には、アイデア出しが重要といわれています。また、アイデア出しの重要性は理解できていても、具体的にどうやってアイデアを集めればよいのかわからないといったケースも少なくありません。そこで、本記事では、業務改善にアイデア出しが重要な理由や、アイデアの集め方について解説していきます。
業務改善にはアイデア出しが重要
アイデア出しは、業務改善の具体的なヒントを得られるだけでなく、従業員の意識改革にも役立つため、重要視されています。まずは業務改善とアイデア出しの関係性について解説します。
業務改善の概要
業務改善とは、企業が事業活動で得る利益の最大化を図るために、現状の把握と解決策の立案、実行を通じて効率的に作業を遂行できる環境を構築する取り組みです。業務で発生しているムダ・ムリ・ムラを排除し、限られたリソースで最大の成果を得られるように作業方法や流れなどを見直し、改善していきます。
業務改善にはアイデア出しが重要といわれる理由
成功している企業の事例を知ることで、アイデア出しの重要性が理解できるでしょう。ここでは、日本を代表する自動車メーカーA社が実施している業務改善活動を取りあげます。
A社では、現場主導のボトムアップ方式で進める活動を実施し、現場の従業員から業務改善につながるアイデアの引き出しに成功しました。具体的には、改善により得られるメリットを従業員に周知し、改善に対する正当な評価を行うことで、従業員が自発的にアイデアを出せる環境の構築を実現しました。
自らの提案で業務が楽になる可能性があるため、役に立つアイデアがたくさん集まったそうです。また、自らの提案が現場に反映され、かつ正当な評価も受けられるため、モチベーションが高まったことも影響しているでしょう。
業務改善のアイデア出しの進め方
ここからは、業務改善につながるアイデア出しの進め方を紹介します。一般的には、問題を抽洗い出し、具体的な課題を提示し、自ら改善案を発案できる環境を構築していきます。それぞれの工程を詳しくて見ていきましょう。
問題点を洗い出す
業務改善のアイデアを出すといっても、そもそも現状の問題を理解できていないとアイデアが浮かんできません。そのため、まずは現状における問題点の洗い出しを行います。
問題点を洗い出すときは、業務の全体像や流れを紙に書き出してみてください。視覚的に把握できるフロー図を作成することで、業務の全体像や流れを掴み、どこに問題が発生しているのかを把握できます。
具体的な課題を提示する
先ほどのプロセスで、業務の洗い出しと可視化ができたら、次に具体的な課題を抽出します。解決すべき課題がはっきりしているほうが具体的なアイデアを捻出しやすいので、「Aの作業で時間がかかりすぎている」「Bの作業でコストが増大している」など、具体的な課題を提示してください。
自由な発想が出せる環境を作る
せっかく従業員がアイデアを出しても、頭ごなしに否定したりネガティブに捉えたりすると、萎縮してしまう恐れがあります。そうなると、今後従業員が自発的かつ積極的にアイデアを出してくれることはないでしょう。
そのため、どのようなアイデアであっても肯定的に受け止めることが大切です。発案者が「提案してよかった」と思えるような雰囲気を作り出すことで、アイデアが集まりやすい環境を構築できます。提案されたアイデアを関係者全員でさらに練り、洗練させていく取り組みも大切です。
業務改善のための4つの核心的アイデア
「すぐにでも現場で実践できるアイデアが欲しい」という、企業経営者や担当者の方も少なくないでしょう。そこで、ここでは業務改善につながる4つの核心的なアイデアを紹介します。
アイデア①：業務そのものの削減
業務そのものが少なくなれば、費やす時間やコストを抑えられます。ただし、やみくもに業務を削減してしまうと業績の悪化を招くおそれがあるため、注意が必要です。業務の取捨選択を行い、ムダな作業、意味のない仕事だけを積極的に排除しましょう。
業務の取捨選択を行うにあたっては、優先順位づけが効率的です。絶対にやるべき作業、少し重要度の高い作業、不要な作業など、優先度をつけて低いものから見直していくとよいでしょう。
アイデア②：業務の脱属人化
業務の属人化が、効率化を妨げる原因になっているケースは少なくありません。業務が属人化していると作業スピードや品質にムラが生じ、余計なコストも発生します。そのため、業務改善を実現するには脱属人化を進めることも大切です。
属人化を回避するため、マニュアルを整備しましょう。作業方法や流れ、トラブルシューティングなどをまとめた業務マニュアルを策定し、誰でも業務が担当できるようにします。こうした脱属人化は業務の標準化を実現し、停滞も防げます。
アイデア③：コミュニケーションの改善
コミュニケーションがうまくとれない環境下では、意思伝達や情報の共有がスムーズにいかず、業務に支障をきたしてしまいます。この場合、従業員間のコミュニケーションを円滑にすることで業務の効率化を図りましょう。
コミュニケーションの円滑化には、ツールの導入がおすすめです。チャットツールのように、テキストでリアルタイムにやり取りを行えるツールなら導入しやすく、すぐにスピーディーな情報共有が実現します。あわせて、ムダな会議や稟議についても実施方法を見直すことにも繋がります。
アイデア④：業務のICT化
ICTソリューションの導入により、業務を一気に改善できるケースは少なくありません。業務の自動化ができるRPAをはじめ、クラウドでの情報共有やデータベースの構築などで、業務効率は飛躍的に改善します。ただし、ツールの中には使い方が難しく、導入後すぐに運用できないケースもあります。かえって非効率になってしまう場合もあるため、自社に合ったソリューションをしっかり検討して選ぶようにしてください。
たとえば、稟議が非効率と感じている場合には、ワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」の導入がおすすめです。AppRemoは、誰でもかんたんに導入・運用ができるワークフローシステムです。申請・承認フローの迅速化が可能で、申請の進捗状況もリアルタイムで把握できます。申請フォームは、誰にとっても馴染みが深いExcelで作成するため、作業の属人化を回避できるのもメリットです。使い勝手がよく、導入後すぐに運用できる点からも効率的で、なおかつ電子化によるコストカットなど、多くの面で改善を促すでしょう。
まとめ
効率的に業務改善を進めるには、現場で働く方によるアイデア出しが必要不可欠です。アイデアを出しやすい環境を整えて、改善に役立つヒントをたくさん集めましょう。
即効性の高いアイデアを求めているのであれば、コミュニケーションツールやICTソリューションの導入を検討してください。特に、稟議の非効率を実感しているのなら、AppRemoの導入を検討する価値は大いにあります。まずは、無料トライアルから試してみてはいかがでしょうか？
