人気のワークフローツール・アプリ・ソフトウェアを徹底比較!自社に合うシステムは?

 2020.08.18  株式会社システムエグゼ

業務プロセスをコンピューター上で管理するワークフローシステムは、勤怠管理や申請書などの提出、承認を簡単に行えるため、多くの企業で取り入れられています。この記事では、ワークフローツールについて詳しく解説しつつ、導入のメリットやおすすめのワークフローツールの紹介などを行います。

そもそも、ワークフローツールって何をするシステム?

申請書を作成して上司に承認を取り、決裁が通ったら発注が行えるというように、仕事における一連の流れを「ワークフロー」と呼びます。今までワークフローは、書面などによってオフラインで行われてきました。それをオンライン上で行えるようにしたものを、「ワークフローツール」や「ワークフローシステム」といいます。

ワークフローツールは、主にクラウド型(SaaS)とオンプレミス型に大別されます。

クラウド型は、インターネットを介して他社が提供するオンラインサービスを利用するものです。サーバーやストレージを自社に用意する必要がないため初期コストが低く、またトラブルが起きたときの対応をシステム提供者に任せられます。サービスの拡張もしやすいため、近年導入が増えてきているサービスです。

オンプレミス型は、自社にサーバーやストレージを用意し、システムを構築するものをいいます。自社独自の業務の流れに沿ったカスタマイズが可能です。ただし、初期コストはクラウド型に比べて高くなりやすく、管理も自社内で行わなければなりません。システムに詳しい人材がいないと運用は難しいといえます。

なお、ワークフローツールはアプリやパッケージソフトなど、さまざまな形態で提供されています。スマートフォンやタブレットの普及が進んでいる昨今、モバイル端末からアプリでログインして利用できるものが便利です。

ただし、製品によって利用できる端末が異なるため、どの端末で利用可能かをよく確認してから選ぶ必要があります。

ワークフローツールの主な機能

続いて、ワークフローツールに備わっている機能のうち代表的なものを紹介します。

申請書の作成

申請書の作成のためにテンプレートを登録できます。テンプレートを使えば書面の体裁に困ることもなく、社員によるバラつきも出ません。

承認機能

上がってきた申請書を確認し、承認できます。承認のほかに、差し戻しや却下などの処理を行うこともできます。また、申請の種類によって、誰に申請書を提出するのか承認ルートを定めることも可能です。ルートが可視化されるため、複数人からの承認が必要な場合でも、どこまで承認されているのかすぐに確認できます。

書類の保管、検索機能

申請した書類をオンライン上で保管できます。膨大になりがちな書類も、オンラインで保管すれば場所を取りません。また保存されている書類の検索も行えます。

アラート機能

承認が進んでいない申請がある場合、メールやチャットなどで通知が来るように設定できます。承認が降りずに次の業務を行えないといった業務の停滞を防ぎます。

ワークフローツールは、どの機能が利用できるかによって大きく3種類に分けられます。「決裁・承認」に特化し申請業務をスムーズにするツール、申請業務だけでなく、業務プロセス全体を円滑にするツール、コミュニケーション機能やファイル共有機能などを組み合わせた「グループウェア」に含まれているツールの3つです。利用したい機能は何なのかを明確にしておくと、選ぶときに困らなくて済むでしょう。

ワークフローツール導入のメリット

今まで紙の申請書でワークフローを行えていたことを考えると、ワークフローツールの導入には、なかなか踏み切れないかもしれません。しかし、ツールやシステムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

業務の効率化

ワークフローの流れが明確になるため、申請や承認などの業務にかかる時間が短縮されます。

また上司が社内に不在の場合でも、オンライン上で承認できるため申請が早く通り、次の業務に迅速に移行できます。

ペーパーレス化、リモート化

オンラインでの申請のため、紙を使用しなくて済むのもメリットです。紙での申請だと保管に場所を取るため、ペーパーレスによりオフィスを広く使えます。また、リモートワークの推進にもつながります。

セキュリティリスクの軽減

紙の申請書を保管しないことや、申請書を編集する権限を制限することで、文書の紛失や流出などのセキュリティリスクに備えることができます。

新しいツールやシステムを導入するのには、やはり労力やコストがかかります。しかし、今後の業務の効率化を考えると、早めに導入することで無駄な時間を省くことができるでしょう。

おすすめのワークフローツールを徹底比較!

ここからは、人気のワークフローツール5つを比較し、それぞれの特徴を紹介します。

kintone(キントーン)

kintoneは、グループウェアで高いシェアを誇るサイボウズ社が提供するワークフローツールです。基本的な申請機能はもちろん、リマインドやレポート機能などがあります。また、チャットのようにコミュニケーションを取ることができ、スマートフォンやタブレットからも利用できます。拡張性の高さが特徴的で、100種類以上のサービスと連携し、自社に合ったツールを設計できます。

SmartDB

SmartDBは、大企業向けのクラウド型ワークフローツールです。ノーコード・ローコード両方でのデジタル移行が可能なので、内容に合った方法で申請ができます。また、複数の部門の承認が必要となる複雑な処理にも対応できるのが特徴です。

ジョブカンワークフロー

勤怠や労務、給与計算などさまざまなオフィスツールを提供しているジョブカンのワークフローツールです。申請における基本機能が揃っており、パソコンだけでなくスマートフォンからも利用できます。Googleの「G Suite」や署名が行える「Cloudsign」など、外部サービスとの連携が可能です。

freee

会計系ツールで人気のfreeeからも、ワークフローツールがリリースされています。オンプレミス型の提供はなく、クラウド型に特化しているのが特徴です。そのため、アップデートやセキュリティなどの開発体制が整っています。また、freeeのサービスである勤怠管理や会計のツールとも連携できます。

AppRemo(アップリモ)

AppRemoは、グループウェアとワークフローツールが一体化しているサービスです。両ツールを連携しながら、社内情報や業務プロセスを一元管理できます。

グループウェアとしては、社員のスケジュール管理や会議室などの予約、アンケートなど、社内情報やスケジュールをまとめられます。ワークフローツールとしては、報告書などの申請と承認、過去の書類の検索、メール通知などの機能を利用できます。

特にAppRemoでは、申請する書類をExcelで作成できるのがポイントです。数式などが活用できるため、現在業務においてExcelを利用しているなら、ワークフローツールへの移行がよりスムーズに行えるでしょう。PDF化やデータの取り出しも容易です。また、クラウド版とパッケージ版の両方を提供しているため、社内環境に合わせて導入ができるのもメリットです。

自社にオンラインシステムを導入しようと考えている場合は、AppRemoが役に立つでしょう。

まとめ

ワークフローツールは、申請や承認などの決裁業務を効率化させるのに欠かせないツールです。オンライン化はもちろん、ペーパーレス、セキュリティ強化など、さまざまなメリットがあり、企業の発展に大いに貢献するでしょう。

どのワークフローツールにするか迷った場合は、Excelを活用することで導入をより簡単にした「AppRemo(アップリモ)」を検討してみてください。

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