日々のビジネスの現場では、受発注管理の効率化が大きな課題となっています。本記事では、受発注管理の基本と現場が抱える課題について解説するほか、その課題を解決するために効果的なシステムと導入のメリットについてもご紹介します。
受発注管理とは
受発注管理とは、商品やサービスの注文の受付から、その発送までのプロセスを管理することです。このプロセスは、見積もりの作成、契約の締結、注文内容の確認といった複数のステップで構成されます。
受発注管理業務における課題
受発注管理は、業務の範囲が広く複雑であるため、多くの課題を抱えています。そのうちの代表的な課題をご紹介します。
関連業務が複合しミスが発生しやすい
受発注管理の業務は、多くのプロセスと複雑な作業で構成されているため、人的ミスが生じやすいのが課題です。以下の業務フローを見てみると、この複雑さがよくわかります。
- 見積りを出す：顧客のニーズに応じた見積もりを作り、提示します。
- 契約の締結：見積もりが承認されたら、契約条件を決めて正式に契約します。
- 注文内容の確認・登録：注文された内容を確認して、システムに登録します。
- 在庫管理：受注に基づき、必要な商品の在庫を確認します。もし足りない場合は、補充を手配します。
- 納期の確認・連絡：商品の在庫に問題がなければ、納期を確認して顧客に連絡します。
- 受注伝票・注文請書の作成：受注内容をもとに受注伝票や注文請書を作成します。
これらのプロセスはお互いに密接に関係しており、ひとつのステップが次のステップに直接的に影響します。そのため、情報の入力ミスや手順の間違いがあると、顧客への最終的な納品に大きな影響を及ぼします。
属人化しやすい
属人化とは、特定の業務や重要な情報が一部の人に依存してしまうことです。この状態では、その人が不在のときや退職したときに業務が滞る恐れがあります。
受発注管理では、仕事の流れが複雑で一定のノウハウが求められるため、属人化が起こりやすいのが特徴です。たとえば、ある担当者だけが顧客情報や取引の詳細を把握していて、それがほかのメンバーと共有されていない場合、その担当者が急に休んだり退職したりしたときに業務が止まってしまうことがあります。
また、担当者が変わる際にも、新しい担当者が前任者の業務や取引先との関係、対応の仕方などを十分に理解していないと、情報伝達や作業にミスが起こりがちです。結果として、顧客満足度の低下や信頼の損失につながる恐れがあります。
属人化が進むと、業務の効率や安定性が損なわれ、組織全体の生産性や信頼性が低下するリスクが生じます。そのため、情報の共有化や業務プロセスの標準化を進めることが、属人化によるリスクを減らす上で重要です。
紙・Excelでの管理に限界がある
紙やExcelを使った受発注管理は、まだ多くの企業でおこなわれています。ある調査では、回答者全員が「Excelファイルをメールや紙に出力し回覧している業務がある」と回答しました。
しかし、紙やExcelでの管理にはさまざまな問題があります。たとえば、FAXで受け取った手書きの注文書を読み取り間違えてしまったり、月末の決算で納品書と請求書を一致させるのが大変だったりします。さらに、短い納期や少ないロットの発注にすぐに対応できなかったり、ヒューマンエラーによって納品内容に間違いが発生し、クレームになったりすることもあります。
受発注管理システム導入の必要性
受発注管理システムとは、企業の受注から発注に至るプロセスをデジタル化し、効率化を図るためのシステムです。前述したような紙やExcelでの管理の限界、属人化による問題、ヒューマンエラーのリスクなど、受発注管理に関わる多くの課題が、このシステムの導入によって改善できます。
受発注管理システム導入のメリット
受発注管理システムを導入することで、Excelでの管理の良い部分や使いやすさを引き継ぎつつ、デジタル化を進められます。初期投資には費用がかかるものの、長期的に見れば業務の効率化とコスト削減により、高い費用対効果が期待できます。
受発注管理システムを導入するメリットには以下のようなものがあります。
業務を自動化できる
導入メリットのひとつが、業務プロセスの自動化です。見積もりの作成から注文の受付、在庫管理、納品スケジュールの管理に至るまで、さまざまな業務を自動化できます。これにより、作業負担が軽減され、人件費の削減につながります。また、プロセスの効率化により納品までの時間を短縮し、結果として顧客満足度の向上に貢献することが可能です。
さらに、アナログでの管理に比べて、ヒューマンエラーによる確認漏れや入力ミスのリスクも大幅に低下します。
属人化を防ぐ
受発注管理システムの導入は、業務の属人化防止にも効果的です。システムを通じて業務プロセスを標準化し、情報共有しやすくすることで、個々の担当者に依存せずに業務を進められるようになります。担当者が変わったり、急に不在になったりしても、業務をスムーズに続けられるので、業務の効率化と品質の安定が実現します。また、新人教育や社内連携もスムーズにおこなえるようになります。
ペーパーレス化の実現が叶う
受発注管理システムの導入により、ペーパーレス化によるさまざまなメリットを得られます。
まず、紙を印刷するコストを大幅に削減できます。加えて、紙の文書を保管していたスペースをほかの用途に有効活用することも可能です。
また、文書の検索や共有がデジタルでおこなえるので、業務の迅速化が図れ、作業効率が上がります。
また、セキュリティ面でもメリットがあります。デジタルデータに適切な対策を施せば、紙と比較して紛失や盗難のリスクを減らせます。さらに、デジタル化された文書はどこからでもアクセス可能なので、テレワークの実施も容易です。
このように、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。しかし、Excelや紙ベースの管理に長年慣れ親しんできた多くの企業にとっては、やはり使い慣れたExcelで管理したいというニーズは大きいのではないでしょうか。また、いきなり複雑なシステムを導入することはハードルが高いかもしれません。そこで、Excelの使い勝手を損なわずにペーパーレス化を実現できる受発注管理システム、AppRemoの機能やメリットをご紹介します。
受発注管理に関わる承認業務はAppRemoがおすすめ
AppRemoは、Excelの使用感そのままに社内の申請・承認作業をデジタル化できるシステムです。ペーパーレス化を実現し、社内業務を効率化できます。
今使っているExcelをそのままシステム化できる
AppRemoでは、既存のExcelファイルをブラウザからアップロードすることで、そのまま申請フォームとして利用できます。 AppRemoの特長の魅力度を0～10で表すというアンケートで、10を選んだ人が一番多かったのがこの項目です。
Webフォームの作成や、印刷用帳票の作成も必要ないので、システム導入の負荷やコストを抑えながら、業務の属人化を防げます。また、関数やプルダウンでのリスト選択、データの入力規則やシート保護など、使い慣れたExcelの機能が活用できるため、特別なツールや操作方法の習得が不要な点もメリットです。
関連業務を紐付けた申請ができる
AppRemoには、承認済の申請書に紐付けて後続業務の申請が行える引用申請機能があります。引用申請機能により、承認された見積申請からの受注申請、受注申請からの発注申請など、受発注管理に関わるデータを関連付けて管理することが出来ます。また引用申請機能を使うと、引用元の申請書から必要なデータを引用先申請書に自動入力させることができるため、何度も同じ情報を入力する必要がなくなり、入力の手間やミスを無くすことができます。
申請業務・データ管理をデータベース化できる
AppRemoは、Excelの申請書内に記載されたデータをシステム内のデータベースに自動で格納します。手作業での集計や転記作業が不要になるため、担当者は単純作業に煩わされることなく、コア業務に集中できます。また、煩雑な作業をなくせるため、ヒューマンエラーを低減できます。
詳細は以下のページをご覧ください。
参照：AppRemo
まとめ
受発注管理の効率化は、現代のビジネス運営において避けては通れない課題です。受発注管理システムの導入により、業務の自動化、属人化の防止、ペーパーレス化を実現できます。
AppRemoはExcelをそのままシステム化できるワークフローシステムです。使い慣れたExcelの使用感なので、新たなツールや操作方法の習得が必要ありません。また、自動でデータベース化できるので、面倒な集計や転記作業から解放されます。
システムの導入負荷を抑えながら、業務の効率化とコスト削減を同時に実現するなら、ぜひAppRemoの活用をご検討ください。
