企業・組織のシステム化、DXが加速する中、益々多忙を極めるIT部門。現場でできることは現場へ移管したい、と考える担当者も多いのではないでしょうか。今回はビジネス現場でよく使われるExcelがそのまま使えるワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」を活用した効率的なシステム運用方法を紹介します。
IT部門担当者の負担軽減策とは
「ひとり情シス」という言葉にも代表されるIT部門担当者の人手不足や多忙な状況で、たびたび発生するシステム変更依頼に対処するためには、現場担当者に一部のシステム管理を任せることが有効です。
このような負担軽減策を取ることで、IT部門の業務効率が向上し、全体的な業務の円滑化が図れます。
現場担当者にシステム管理を任せる際のポイント
現場担当者にシステム管理を任せる際には、適切なトレーニングやサポート体制を整えることが重要です。
また、各現場のニーズや業務内容に合わせて、システム管理の範囲や権限を適切に設定することもポイントです。
しかし、最も重要なポイントとして抑えておくべきことは、ITに特化した専門知識を持たない現場担当者でもシステム管理業務の対応ができるよう、シンプルで簡単な操作を実現したシステムを選定しておくことです。
これによりシステム運用のための新しい知識習得・トレーニングにかける負荷も最低限に抑えることが出来るだけでなく、業務の属人化を防ぐことにもつながります。
専門知識不要で現場担当者へ管理業務を移管できるシステムを選ぶべし
企業で利用するシステムは数多くありますが、特に申請・承認業務を効率化させるワークフローシステムの場合、他のシステムと比べて導入後に申請フォームの新規追加や項目修正などが頻繁に発生しがちです。そのため専門知識が不要で、誰でも操作できるシステムであることが重要になってきます。例えばワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」は、Excelの申請書をそのまま使用するシステムのため、Excelの操作ができれば申請フォームの修正・追加ができる簡単操作が特徴で、軽微なシステム管理作業を専門知識不要で行うことが可能です。
日々発生しがちな軽微な変更作業に、現場担当者も使い慣れたExcelを活用することで、効率的にシステム管理を行うことができます。
Excelを使ったシステム運用のメリットと活用方法
Excelを使ったシステム運用のメリットは、専門知識が不要であることはもちろん、Excelならではの使いやすさ、効率性などが挙げられます。
AppRemoの場合、Excelの機能である関数やマクロが含まれるファイルでもシステムで利用することができるため、新たにシステムの操作を覚える必要がなく、すぐにシステムを活用できるようになります。
人によってIT知識に差がある現場担当者でもExcelベースのAppRemoなら簡単に運用できるため、システム運用の負担を軽減し、円滑な業務運営が可能となります。
このシンプルで簡単な操作性は、IT部門担当者だけでなく現場で使う利用者にも共通するメリットになります。
重要な設定をIT部門担当者が実施する必要性
システム稼働において重要な設定や変更は、依然として専門的なIT知識が必要です。
そのため、AppRemoでは、ユーザー情報などのマスタ情報の設定ほか重要な設定に関わる部分は引き続きIT部門担当者が管理・実施する権限管理を行えます。
日々変化していく業務に合わせて、システムにも変化が求められる現在、安心・安全で使いやすいワークフローシステムAppRemoを是非お試しください。
