電子決裁システム（ワークフローシステム）を導入しているのに、上司の確認が遅れていて申請が滞留するケースは珍しくありません。上司も承認依頼の通知メールが届き一度は確認はしているものの、他の業務に追われる中で承認依頼があったことを忘れてしまうということも。そんなとき、忙しい上司に対して督促メールを出すのは、部下という立場からでは難しくもあります。
ワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」なら、申請者に代わって承認を自然と促す効果的な連絡が発信され、社内の和を保ちながら、承認業務を効率化させます。
承認依頼メールを確認していながら後回しにしてしまう
多くの電子決裁システムに搭載される承認依頼通知機能。しかし、承認依頼メールを受け取った上司は、目先の業務対応に忙しくて後回しにしてしまうことはよくあります。上司には多くの業務があり、申請書の承認はその一部に過ぎません。そのため、督促メールを送ることで上司の意識を喚起し、承認を早めてもらう必要があります。
また、上司が後回しにする理由としては、申請書の内容がわかりにくい、必要な情報が不足している、または他の業務の優先度が高いなどの理由が考えられます。このような場合は、督促メールの中で必要な情報を明確にし、上司に対して承認の重要性を再度認識させることが重要です。
忙しい上司に対して効果的な督促メールのポイント
忙しい上司に対して効果的な督促メールを送るためには、以下のポイントに注意する必要があります。
- 簡潔で明確な件名をつける: 上司の目を引くために、簡潔で明確な件名をつけることが重要です。例えば、「【緊急】申請書の承認について」といった具体的な件名が効果的です。
- 親切な挨拶から始める: 督促メールの最初には、丁寧な挨拶をすることが大切です。上司に対して敬意を示すことで、承認の意識を高めることができます。
- 申請書の内容を明確にする: 上司が後回しにする理由として、申請書の内容がわかりにくいということがあります。そのため、督促メールの中で申請書の内容を明確にし、必要な情報を提供することが重要です。
- 承認の重要性を再度認識させる: 上司に対して承認の重要性を再度認識させることも大切です。申請書の承認が遅れることで、業務の遅延やトラブルが生じる可能性があることを上司に伝えることで、承認を早めてもらうことができます。
- 追跡のための期限を設定する: 上司が督促メールに対して返信をしない場合、追跡のための期限を設定することが有効です。期限を設定することで、督促メールに対する返信や承認の早期実施を促すことができます。
督促メールのタイミングと頻度
督促メールを送るタイミングと頻度は、上司のスケジュールや業務の状況によって異なります。一般的には、申請書を送ってから一定期間が経過した場合や、承認が遅れていることが判明した場合に督促メールを送ることが適切です。
また、督促メールの頻度についても上司の状況によって調整する必要があります。上司が多忙な場合は、頻繁に督促メールを送ることは避け、一定の間隔をおいて送るようにしましょう。
承認漏れに効果的な確認メールを自動送信するAppRemo
とはいえ、リモートワークも増える中では、上司が今現在どれほどの忙しさかわからない、上司のご機嫌・顔色をうかがえない、気を悪くされるかもしれない上司とのコミュニケーションの負担をできれば減らしたいといった思いも。怖い上司ならなおさらに。
そんな時に役に立つのが、承認滞留中の申請がある場合に毎日決まった時間に確認メールを自動送信する「日次滞留通知メール機能」を備えたAppRemoです。AppRemoなら、申請書の承認状況を自動的に管理し、申請者に変わってシステマチックに承認状況のレポートメールが送られるため、督促された承認者の思いの矛先が申請者に向くことは有りません。
承認者にとっても、申請者からのプレッシャーを受けずに、自身の対応漏れを毎日自動チェックし報告してくれることはありがたい限りです。承認処理を忘れたままで気づかない状況が、最長でも1日以上続くことが無いため、部下からの不満がたまることなく信頼が着実に積み重なっていくことでしょう。
AppRemoなら、社内の和を乱すことなく効果的な承認漏れ防止を実現する、令和時代に最適なワークフローシステムです。
