交通費の精算や人事考課資料など、必ず提出しなくてはならないものの申請期限を守らない社員に悩んでいませんか？このブログでは、社内の申請や承認をデジタル化するワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」を活用して、申請期限を守らない社員の管理方法をご紹介します。
申請期限を守らない社員の影響
申請期限を守らない社員は、業務の効率を大きく低下させる原因となります。他の社員が申請を待っている間に、仕事が滞ってしまい、プロジェクトの進行が遅れることもあります。さらに、申請期限を守らない社員によって、経費の無駄遣いや予算のオーバーも発生する可能性があります。申請期限を守ることは、組織全体の円滑な運営にとって重要な要素です。
また、申請期限を守らない社員は信頼性に欠けると見なされることもあります。他の部署や取引先との関係において、申請期限を守らない社員との信頼関係が揺らいでしまう可能性があります。信頼関係が損なわれれば、業務の円滑な進行に支障をきたすだけでなく、組織全体のイメージにも悪影響を与えることがあります。
以上のような理由から、申請期限を守らない社員の影響は組織にとって深刻な問題となります。
社員に申請期限を守らせるための方法
申請期限を守らせるためには、以下の方法が有効です。
- 明確な申請ルールの策定: 申請に関するルールを明確に定め、社員に周知徹底することが重要です。申請の手順や期限、必要な書類などを明確にすることで、社員は申請の遅れを防ぐことができます。
- ワークフローシステムの導入: ワークフローシステムは、申請業務を効率化するためのシステムです。申請の進捗状況や期限を管理・把握することができます。ワークフローシステムを導入することで、社員は申請期限を守る意識が高まります。
- 上司や管理職のサポート: 上司や管理職は、社員に対して申請期限の重要性を認識させる役割を果たします。定期的な指導やフィードバックを行い、申請期限の守り方についての意識を高めることが大切です。
これらの方法を組み合わせることで、社員に申請期限を守らせることができます。
それでも申請期限を守れない社員がいるなら、AppRemoが役に立つ
ワークフローシステムの導入には以下のようなメリットがあります。
- 業務効率化: ワークフローシステムを活用することで、申請業務の効率化が図れます。申請の進捗状況や期限を一元管理することで、業務の遅延やミスを防ぐことができます。
- データの蓄積と分析: ワークフローシステムは申請に関するデータを蓄積することができます。これにより、申請の傾向や課題を把握し、改善策を検討することができます。
- 承認滞留者の把握: ワークフローシステムは、承認すべき申請書が今誰で止まっているかを簡単に把握することができます。承認を滞留している社員を早めに特定し、対応策を講じることができます。
と、便利なワークフローシステムではありますが、多くのワークフローシステムでは申請された後の手続きを効率的に進めることにフォーカスされており、システム上で申請がスタートしていないものを把握できないことが大半です。
そこで役に立つのがAppRemoの「申請状況検索」レポート機能です。
毎月の交通費・経費精算が期限までに出ているか、人事考課に関わる自己評価の申請がなされているかなど、申請状況が可視化され未申請者の把握が容易になります。管理部門からは未申請者に対してピンポイントで督促が行え、結果として、申請期限を守る社員の数が増え、業務の円滑な進行が図れます。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムを選ぶ際には以下のポイントに注意しましょう。
- 機能の充実度: ワークフローシステムには様々な機能があります。自社のニーズに合った機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。例えば、申請の進捗状況をリアルタイムで確認できる機能や、申請期限の通知機能などがあると便利です。
- システムの使いやすさ: ワークフローシステムは社内の全ての社員が使用することになります。使いやすいインターフェースや操作性の良さが求められます。デモンストレーションやトライアルを活用して、複数のシステムを比較検討することをおすすめします。
- カスタマーサポートの充実度: システム導入後も問題が発生する可能性があります。適切なサポート体制が整っているかを確認しましょう。迅速かつ丁寧な対応が期待できるカスタマーサポートを提供しているワークフローシステムを選ぶことが重要です。
ワークフローシステムの選定は慎重に行いましょう。自社のニーズに合ったシステムを選ぶことで、効果的な申請期限管理が可能となります。
ワークフローシステムの活用方法
ワークフローシステムを活用するためには以下のポイントに注意しましょう。
- 社内ルールの策定: ワークフローシステムの活用にあたっては、社内ルールの策定が必要です。申請期限や手続きの流れ、承認フローなどを明確に定めましょう。
- システムへのトレーニング: ワークフローシステムの使い方について、社内の全ての社員にトレーニングを行いましょう。操作方法や基本的な機能の使い方を理解することが重要です。
- モニタリングとフィードバック: ワークフローシステムの活用状況をモニタリングし、社員のフィードバックを定期的に収集しましょう。問題点や改善のための要望などを把握し、システムの運用改善に活かしましょう。
ワークフローシステムを活用することで、申請期限の管理が容易になります。社内ルールの策定やトレーニング、モニタリングとフィードバックを通じて、システムの活用効果を最大限引き出しましょう。
