日常業務の効率化が求められている企業には、ワークフロー管理システムの導入がおすすめです。当記事では、ワークフロー管理とはどのようなものか、また実際にワークフロー管理によってどのような業務を効率化できるかなど解説します。
ワークフロー管理とは？
「ワークフロー」とは、「どのように仕事を進めればよいか」という流れや、それをまとめた図式を指します。たとえば職場でモノを購入する際、申請書を書いて上司・購買部の担当者・購買部の上長といった順番で、承認を受ける段取りがありますが、この流れもワークフローのひとつです。
そして「ワークフロー管理」とは、職場におけるさまざまなワークフローをシステム上で管理し、業務効率や生産性を高めるための手法を指します。日常の業務が非効率であると感じる場合には、ワークフロー管理を採用することで、合理化を図れる可能性があります。現在ワークフロー管理を行っていない企業でも、探してみればワークフロー化が可能な業務が数多く存在すると考えられるからです。
ワークフロー管理システムやツールとは？
ワークフロー管理を電子的に行う専用システムのことを「ワークフロー管理システム」と呼びます。ワークフロー管理システムには、業務の流れや各業務の担当者・使用アプリケーションをまとめる機能、各業務の進捗を任意のタイミングにてシステム画面上でチェックする管理機能などがあります。
ワークフロー管理によって業務の流れを可視化したり、近年重要となっている内部統制を強化したりすることが、ワークフロー管理システムの目的です。最近では、ワークフロー管理を行えるクラウド型サービスが数多く販売されているほか、フリーで使えるオープンソースシステム（OSS）のタイプや様々なツールがあります。
申請や承認といったワークフローの一般的な手続きは、企業規模が大きくなるほどに煩雑化することから、ワークフロー管理システムによって効率化を図る企業が多いです。
ワークフロー管理の５つの具体例
それでは、ワークフロー管理システムによって、実際にどのようなことができるのでしょうか。ここからは、ワークフロー管理システムで行える代表的な業務の具体例を5つご紹介します。
出退勤管理
従来、出退勤管理はタイムカードなどの書類で行うことが一般的であり、今なおその方法を採用している会社は少なくありません。しかし、紙で出退勤管理を行う場合、残業代などの集計作業は事務担当者にとって大きな負担となります。また、タイムカードで出退勤を記録する企業では、不正打刻や打刻漏れが発生する懸念もあります。
ワークフロー管理システムによって出退勤管理を行えば、煩雑な集計作業が自動化され、担当者の負担を大幅に軽減できます。グループウェアへのログインと同時に自動的に打刻したり、ICカードと連携して打刻を行ったりできるシステムもあり、打刻漏れ・不正打刻の予防も可能です。ワークフロー管理システムのデータをCSV形式で出力し、給与計算ソフトで利用するといった活用方法もあります。
このように、出退勤管理にワークフロー管理システムを活用することによって、今までと比べ物にならないほど、業務を効率化できるでしょう。
経費管理業務
ワークフロー管理システムの中には、経費管理に対応したものもあります。経費管理にワークフロー管理システムを活用すると、経費の申請や承認といった業務を全てブラウザ上で済ませられるうえ、承認状況を簡単に確認できることから承認漏れも防げます。
加えて、クラウド型のシステムのようにインターネットからアクセスできる種類であれば、外出先や自宅などの社外からも申請・承認が可能です。これにより、経理管理業務がスピーディーに行えるようになります。また、会計ソフトと連携させられる種類もあります。
人事考課業務
ワークフロー管理システムでは、人事考課についても管理できます。従業員の目標設定から、上長による目標確認、本人の自己評価、上長の評価やフィードバック、部門長の二次評価といった流れを、システム上で全て行えるのです。
紙で人事考課を行う場合、評価結果をExcel等に入力し直して集計するため、担当者が大きな負担を強いられていました。
ワークフロー管理システムを利用すればこれらが全て自動化されるため、負担を軽減できます。また、進捗状況をブラウザ上ですぐにチェックできるので、なかなか先に進まないといった事態を防げるメリットもあります。
販売管理
販売の見込や引合、見積・受注・売上・請求といった販売管理の一連の流れも、ワークフロー管理システムで行うことができます。ワークフロー管理システムを使えば、申請状況が可視化されるため、ストップしている申請がないかすぐに確認できるうえ、決裁の承認までのスピードを早められるというメリットもあります。
見積書や請求書を手書きやExcelなどで作成すると、時間がかかったり記載ミスが発生したりする場合もありますが、システムを利用すれば自動入力したり、過去の見積書を再利用したりして作成の手間を減らせます。また、記載漏れをチェックする機能によって、記載ミスの予防も可能です。
稟議
「稟議」とは、会社の予算を使ったりクライアントと契約を結んだりといった、従業員の一存で決定できない内容について、社内で承認を得るための手続きを指します。決裁と似ていますが、決裁は承認者が1人であるのに対し、稟議では複数人となります。
紙で稟議を行う場合は、稟議書とあわせて資料も印刷し、一緒に回覧する必要がありますが、それらの起票や管理には手間がかかります。過去の稟議書を保管するためのスペースも必要です。
対してワークフロー管理システムで稟議を行う場合、起票から承認までの手続きを全てシステム上で進められます。稟議書をどのような順序で回覧するか、あらかじめ設定しておくことも可能です。稟議書・資料は全てシステム上で一元的に管理でき、稟議を速やかに進められるようになります。
稟議にワークフロー管理を採用すれば、印刷の必要もなく手間がかかりません。稟議書の保管スペースも必要なくなり、余ったスペースを有効活用できるメリットもあります。
まとめ
ワークフロー管理システムを導入することによって、それまで煩雑な手間をかけて行ってきたさまざまな日常業務を効率化できます。すでにシステムを導入済みの場合は、より効率的な業務運用のための参考にしていただければ幸いです。システムが未導入の場合には、仮に導入すれば自社業務をどのくらい効率化できるか、イメージしながら検討するとよいでしょう。
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