Excel申請書を利用したワークフローのメリットとは？（Vol.35）

2021.02.10 株式会社システムエグゼ

世の中的にはテレワークという働き方が推奨されてきておりますが、みなさん問題なくテレワークできていますでしょうか？新型コロナウイルス感染症の拡大により、第三のニューノーマル時代がやってまいりました。感染リスクを減らすために人との接触機会を減らしたり、ソーシャルディスタンスを保つなど今までの生活が大きく変化したことをすごく感じる今日この頃です。最近ですと、打ち合わせや研修・セミナーなどいろいろなことがオンラインで行われるようになってまいりました。

ただ、このような状況下でも、会社への稟議申請や経費精算など、印刷して紙で出さなくてはいけなかったり、ちょっとした申請でも押印が必要だったり、上がってきた申請への承認のために会社に行かなければならないなど、そのようなことのためだけに出社をしている人もいるのではないでしょうか？それが自宅にいるだけでできれば通勤の苦労もなくなって、自分の時間が増えるのに・・、そう思っている人は多いと思います。

今回はExcel 申請書を利用したワークフローとそのシステムについてご説明いたします。

ワークフローとは？

ワークフローと聞いて、いざ説明しようと思うとなんとなくは分かるけど具体的に説明するとなると難しいと感じる方も多いと思いますが、ワークフローとは、企業における一連の業務手続きの流れのこと、あるいは、その一連の流れを図式化したもののことを言います。一般的にワークフローといえばおおむね図式のほうを言いますが、今回ここでご説明するワークフローとは、企業での一連の業務手続の流れのことを言います。企業で対応している各種申請や稟議申請の処理のことです。

さらに簡単に言えば、普段出している休暇申請や、交通費や物品購入等の経費精算もこれに該当します。

ですので、世の中的にワークフローがない企業はなく、どの企業でも意識していないだけで非常に身近に存在しているものなのです。また、企業によっては今も申請書を印刷して紙で提出している文化も多いと思いますが、実はそういった申請もワークフローシステムを導入することで電子化でき、ペーパーレス化が図れるようになるということをご存じでしょうか。

次の説明では、「ワークフローシステム導入への課題とメリット」についてご説明いたします。

ワークフローシステム導入への課題とメリット

ワークフローシステムを導入すると上記のような問題点を解決することができます。

次は、ワークフローシステム導入への課題とメリットについてご説明いたします。

ワークフローシステム導入への課題

昨今のご時世でテレワークという働き方が推奨されるようになってきたこともあり、ワークフローシステムを導入検討している企業も多いかと思いますが、便利になるだろうという反面、導入するにしてもいくつかの課題があると考えてはいませんか。

今回課題として挙げるのは「そもそもどのようなことがシステム化できるのか？」と「費用対効果」について、とあるワークフローシステムと導入企業を例にご説明していきたいと思います。

まずは、「そもそもどのようなことがシステム化できるのか？」についてご説明いたします。
普段の業務内で休暇申請や交通費精算といった申請や、物品購入などの稟議申請など様々な申請があり、そのどれもが電子ファイルで作成して印刷し上長に提出するような方法で行っているのではないでしょうか？上記のように電子ファイルで作成しているものであれば申請から承認までを電子化することができ、自動でDB化もされるので後々電子ファイルでエクスポートして確認することもできますし、加工して内部用の統計や別途資料として活用することもできます。

次に「費用対効果」についてご説明いたします。

ワークフローシステムを実際に導入した企業では、もちろんユーザー数や電子化する業務の規模にもよりますが、ある企業では一申請あたり10分以上の削減効果が出たという報告もございます。ですので、社員数や申請数が多ければ多いほど費用対効果が高くなると考えられます。

ワークフローシステム導入のメリット

先に述べたようにワークフローシステム導入によってのメリットはいくつか挙げることができます。

まず、システム化することで自宅のPCやスマートフォンからでも申請や承認の処理ができるようになりますので、業務効率がアップします。こちらについては現在のテレワークという働き方に非常にマッチしており、上記の申請や承認のためだけに出社しなければならないという状況も回避することができるようになり、自身の自由時間が増えることで、家族サービスを増やすことや、通勤時間だった時間を自身の趣味の時間に使えるようにもなります。また、外出頻度が減るので新型コロナウイルス感染拡大防止にも結果として繋がります。これらのことにより、社員の仕事に対するモチベーションもアップしますし、会社としてもシステム導入によってペーパーレス化が図られ各申請にかかっていた時間が削減され、さらには今まで印刷していた紙自体を保管する場所の削減や申請書紛失のリスク低減にも繋がりますし、いつどのような経緯で申請、承認が行われたかもデータとして残すことができるためセキュリティの観点からも後々エビデンスとして活用することもできます。

いくつか挙げましたが、これだけでもワークフローシステムを導入すれば非常に便利になり、とてもメリットがあるということがご理解いただけましたでしょうか。

Excel申請書のメリット

申請書のフォーマットは基本的にWordやExcelで作成されていることがほとんどだと思います。用途によって、上記を使い分けていると思いますし、Excelでできることは基本的にWordでもできますし、その逆も然りです。ただ、今回はExcelで作成した場合のメリットについてご説明いたします。

普段からExcelをお使いの人が多いと思いますが、そもそもどういったことができるのか？というところから簡単にご説明いたします。Excelですが、他の言い方をいたしますと表計算ソフトとも言います。グラフの作成や統計といったデータ分析、表計算ソフトと言われるだけあってデータの計算や分析がとても簡単にできるソフトです。また、文書作成もできるためWordで作成せずにExcelのみで書類作成している人もいると思います。

他にも、Excel関数やプルダウンの作成、データの入力規制といったこともできるので、見積作成や交通費精算といったお金の計算も自動計算してくれるため間違えるリスクがなくなり、とても便利などなたでも身近にあるソフトではないでしょうか。

そのため、Excelで申請書のフォーマットを作成しておけば細かい入力制御もできますし、セル単位でフォントサイズの大きさや色付けなど見た目的にも文書をきれいに作成することができます。