見落とさないで！ワークフローシステムと連携システムの必要性（Vol.34）

コロナ禍以前から、社員の多様な働き方を実現するため“テレワーク推進”に取り組む企業が増えています。Web会議ツールや、チャットなどのコミュニケーションツールは比較的すぐに導入され多少の使いにくさは慣れとともに解消するケースがほとんどです。しかしながら、 “ワークフローシステム”を導入する際には注意が必要です。”NO！やみくも導入”をスローガンに、今回は業務全体の効率化を図るヒントとして“連携システム”について解説していきます。

ワークフローシステム導入のゴールは、“決裁業務の電子化”…だけじゃない

ワークフローシステムを導入する際、企業として期待される効果には、“ペーパーレス化”や“決裁業務の電子化”などを挙げる方が多くいるかと思います。たしかに、導入してすぐに得られる効果としては正しい内容です。そのほかに、以下のような効果も期待できると考えます。

稟議書等の進捗状況が把握できる

紙ベースで稟議を進めていたときは、「なぜか時間が掛かっている」「あれ、今回は早く稟議がとおった」「今どこまで承認が進んだのだろうか」など進捗状況がわかりにくく時間のかかる作業に感じられたと思います。

しかしワークフローシステムを導入することで、稟議書の内容に対して迅速にフィードバックを得られ、稟議がとおるまでの目安もつけられるようになります。その結果、たとえば起案から納品までの計画も立てやすくなり個々の作業効率や、アウトプットの質向上につながります。

社内ルールの統一化

ワークフローシステムを導入する際にかならず行うのが“業務フローの棚卸”
申請書の種類に応じて、規定が明確になっていない、部門ごとに取り扱い方法が異なるなどバラバラに運用されているものを、システム化に伴い精査・統一化を図ります。こうすることで、現場から業務フローにおけるムダや問題点をあげやすくなり、統一化されることで管理者は組織内の統率をとりやすくなります。

情報が集約されると…

今まで紙ベースで保管されていた稟議書等がシステム化されることで、企業全体の情報がワークフローシステムに集約することになります。システム内からすぐに目的の情報を探し出すことや、これまで申請・承認されてきたデータの抽出が可能となります。データの抽出は、これまで集計などにかかっていた時間がなくなるため個々の作業の生産性向上にもつながります。また、集められた情報は経営層の判断力や決断力も高め、企業の“先見の明”を育てる効果も期待できます。

見落とさないで！ワークフローシステムと連携システムの必要性

ワークフローシステム導入の効果は、前述のとおり様々です。効果を最大限に引き出したいからこそ、導入の際には多角的な検討が必要です。検討材料のひとつ“業務全体の効率化”を図るヒントとして連携システムの必要性について解説していきます。

社内認証基盤を使用してパスワードを一元管理

様々なツールが導入されるたびに、個々のサービスごとにログインIDとパスワードを決めて管理するのは大変ですよね。利用者は覚えきれずに、メモをしたり、同じパスワードを使いまわしたりしてセキュリティリスクが高まる一方です。管理者は管理・運用面で大きな負担が掛かります。そこで社内認証基盤と連携し、パスワードを一元管理することで利用者はサービスごとに複数のパスワードを設定することが不要になります。管理者は人事異動や組織改編の際にも大幅な負担軽減が図れます。

データをCSVに抽出し、他システムのインプットとして利活用

ワークフローシステムを導入することで、社内の情報が集約されます。情報はただ集めるだけではなく利活用してこそ本領発揮します。たとえば紙ベースのときは手動で集計していた経費精算の情報も、ワークフローシステムのデータ抽出機能を使えば自動でCSVファイルを作成できます。抽出したファイルは社内の会計システム等にそのまま取り込むことも可能です。

“ワークフローシステム×グループウェア”でテレワーク推進を一気に加速

テレワークで日々の業務を進めていくうちに、“情報共有がしにくい”、“コミュニケーションが不足する”、“社内の情報が探しにくい”などさまざまな問題に直面する方も多いはずです。部門ごとに対応するとツールや運用ルールばかり増えて、業務全体の効率化に歯止めがかかってしまう場合も考えられます。そこでグループウェアのように“情報共有”や“スケジュール管理”、“ファイル共有”などテレワークに必要な多くの機能が１つのサービスとなったものを導入し、さらにワークフローシステムとの連携が可能であれば作業効率がぐんと上がりテレワーク推進を一気に加速させます。

ワークフローシステムの連携あれこれ

前述のワークフローシステムと連携システムに必要な機能は、弊社の「AppRemo（以下、本製品）」にも備わっております。

AD認証

本製品では認証情報を管理するデータベースとして、本製品がもつデータベースの他に、任意の「LDAPサーバー」を利用することができます。

LDAPサーバーとして「Active Directory」を使用した場合、本製品へは「Active Directory」を通してログインすることになりユーザーパスワードの一元管理が可能になります。

申請書データ抽出機能

本製品に集約されたエクセル申請書内のデータは、CSVファイル形式で抽出することが可能です。最大５つの申請書雛形のデータをまとめて出力できます。

ガジェット通知　※本製品オプションサービスのグループウェアの機能

グループウェアの画面で、ワークフローシステムの申請状況、承認依頼件数などが容易に確認できます。グループウェアとワークフローシステムの連携の際にはSSOログインを利用することでそのままガジェット通知のアイコンをクリックし、ワークフローシステムの承認一覧画面などにすぐにアクセスできます。（個別にワークフローシステムにログインすることは不要）

“ワークフローシステム×連携システム”で業務効率化の第一歩を踏み出そう

テレワーク推進をひとつのきっかけに、“ワークフローシステム×連携システム”で業務効率化の第一歩を踏み出してみませんか。まずは自社の業務フローを棚卸して、自社のスタイルにあったワークフローシステムを見つけてみましょう。システムエグゼのワークフローシステム『AppRemo（以下、本製品）』では本製品オプションサービスのグループウェアの導入も可能です。まずは普段の業務を紐解き、無料の試用版でどこまで業務効率化を図れるか是非お試しください。