帳票をワークフローで電子化しよう!(Vol.15)

 2020.10.29  株式会社システムエグゼ

ICTの浸透にともない、DX(デジタルトランスフォーメーション)の言葉をあちこちで耳にするようになりました。新型コロナウィルスの影響で一気に電子化やテレワーク導入などが加速し、社会の枠組を超え従来の価値観を根底から変化させる動きが、ここ半年の間で起きています。あらゆるものが電子化される中、会社の経営に必要な帳票については、昨今変わることなく重要性は高い位置にあります。業務に必要な帳票はワークフローシステムととても相性がよいです。どんな帳票があり、どんなケースでワークフローに適用できるのか、一緒に見ていきましょう。

帳票の種類やワークフローでの利用シーン

ここでは、一般的な部署で利用されている帳票について見ていきます。

人事部

人事部は、社員を採用、評価、異動を決定する部署です。また評価の結果に基づいて給与や労働条件などを取りまとめる部署でもあります。人事評価システムをアウトソーシングする場合、人事評価でおなじみの企業「カオナビ」が有名です。こちらのシステムでは評価シートを自在に作成、半自動化で運用が可能です。

また、クラウドもオンプレにも対応しているテレワークフローAppRemoでは、エクセルで評価シートを作成することができます。エクセルで作成した帳票・評価シートを被評価者が記入しワークフローシステムにアップロードし、承認完了後は引用申請機能を用いて、次の評価者にフローを回すことができます。もちろんテレワークでも運用可能です。

経理部

経理部では日々の業務として、現金の管理、領収書の整理、伝票記帳、売上請求書の作成、給与計算などがあります。月次の業務では、交通費や出張費、諸経費などの精算業務、試算表の作成などが挙げられます。業務は多岐にわたり帳票の量もとても多いです。経理システムをアウトソーシングする場合は「楽楽明細」がWeb帳票システムに特化したサービスを提供しています。

またテレワークフローAppRemoでは、エクセルで作成した交通費申請をワークフローにのせ、申請者から上長へ、上長から経理部へ流したり、引用申請機能をつかって出張費の申請を諸経費精算申請などにデータを引用(コピー)することが可能です。

営業マンがいる事業部

営業マンがいる部署では、たいてい営業事務職というのが存在し、受発注などのデリバリー業務を支えています。お客様からの受注処理、販売元への資材発注、在庫管理、FAXで送信されてくる手配書の確認をシステムへ登録したりなど、日々の業務を手作業でやっている企業もまだまだ多いのが現状です。

また受発注業務は会社によってフローが異なるため自社内でシステム化しているところもありますが、昨今技術の進歩が速い中、既存システムは陳腐化しやすくメンテナンスにコストがかかります。

CRMの導入となると敷居が高くなりますが、複雑な業務フローでない限り、テレワークフローAppRemoでは、エクセルのフォーマットを利用し、受注から発注、検品書、納品書の作成まで、簡単にワークフローを作成することができます。

AppRemoイラストで易しく解説ガイド ~テレワークと申請・承認業務の理想形とは~
テレワーク改善手順ガイド

ワークフローで帳票を扱う

職種を問わずどんな帳票でも利用ができる汎用的なテレワークフローAppRemoでは、実際にどんなことができるのか、一緒にみていきましょう。

AppRemoでは、帳票やテンプレート、フォーマットと呼ばれる類のことを「申請書雛形」と呼びます。エクセルを使ったことがある人であれば、ご自身の部署の帳票に沿った形で、簡単にどなたでも申請書雛形を作成することができます(注:マクロなどを使用したエクセルファイルには対応しておりません。関数はご利用できます)。

作成した申請書雛形はAppRemoの管理者、または指定されたユーザーがワークフローシステムに登録します。登録する申請書雛形には、さまざまなオプション(代理申請ができる、電子印を差し込む、承認ルートの自動設定等)を設定することが可能です。

帳票をワークフローから申請する

組織の一般ユーザーはどのように帳票を申請するのでしょうか。ユーザーは一般的なエクセルの使用方法を知っている限り、特別な操作は必要ありません。ワークフローの申請書新規画面から管理者が用意した申請書雛形と呼ばれる帳票を選択し、申請書作成画面からエクセルをダウロード、エクセル化された帳票に申請内容を記入し、アップロードします。

あとは画面の入力項目に沿って、申請時の付帯情報を入力し、申請するだけです。付帯情報の入力項目や操作ボタンの数も少なく直感的に使用できるので、オペレーションに迷うことはありません。また、管理者が設定した項目に必須条件やデータ型のチェックなどをもたせることができるため、入力ミスが減らせます。

帳票を外出先からワークフローで確認する

申請書は、インターネット環境とスマートフォンなどのデバイスがあればどこからでもテレワークフローAppRemoにアクセスし、申請した帳票を確認することができます。申請書に修正が必要な場合はエクセルの入ったパソコンが必要ですが、確認だけであればパソコンは不要です。

申請された帳票に対しワークフローで決裁処理を行う

申請を受け取った承認者もいつでもどこでもワークフローに接続し、申請内容を確認することができます。申請内容に疑問があれば簡易チャットを使用し申請者へコンタクトを取ることが可能です。内容を確認する→承認・差戻し・否認を選択する(1クリック)→コメントを入力する、の3ステップで処理が完了します。承認ルートの編集や回覧者の追加操作を行なっても、5ステップ程で決裁作業が終わります。

帳票から帳票へデータを引用する

異なるフォーマットの帳票をワークフロー上に用意し、承認がすべて済んだエクセルの帳票から別のエクセルの帳票へ値を自動引用(コピー)することができます。管理者が設定した項目に沿って、自動で値が引き継がれるため、利用ユーザーは同じようなデータをいちいち入力する手間が省けます。例えば承認完了が終わった見積りの帳票から納品書や請求書といった帳票へデータを引き継ぐことができます。

帳票をワークフローで検索する

AppRemoでは、様々な検索方法を用意しており、様々なステータスの帳票を検索したり、過去に決裁した帳票を簡単に探すことができます。ユーザーが利用する申請書検索や引用申請検索、管理者や特定のユーザーが検索できる全検索、申請漏れがないかなどの申請状況を確認できる検索などがご利用いただけます。

検索結果からCSVやPDF、エクセルを一括でダウンロードする機能も提供しているので、まとめてみたいときには便利です。また大事な個人情報を含む帳票はワークフローシステム管理者にも検索させないなど、機能が充実しています。

帳票データを活用する

申請書データ抽出機能を使えば、帳票に入力された値をベースに、申請書のデータを抽出することができます(これは、管理者が帳票をワークフローに登録するときに、どの項目をデータベースに保存するか設定する必要があります)。例えば、見積書の帳票データを申請書データ抽出機能で抽出・CSV出力し、別のシステムへ連携することも可能です。

まとめ

一般的な帳票の使われ方を見てきましたが、いかがでしたでしょうか。企業にはさまざま部署、その部署にあった帳票があり、その種類も様々です。それぞれの部署に特化した様々なソフトウェア・Webサービスが存在しますが、すべてをカバーできるソフトウェア・Webサービスはなかなか少ないのが現状です。カバーできたとしても、モジュールごとの組み合わせで料金体系が異なったり、ちょっとしたSQL(データベースを操作する言語)の知識が必要であったりします。

AppRemoでは、エクセルで表現できる体裁であれば、どんな帳票でも電子化することができるので(注:マクロが設定されているとご利用いただけません)、どんな業務にも対応でき汎用的に利用することができます。

また、エクセルを帳票として使うことにより、新システム導入の学習コストを抑えることも魅力的です。ご興味がありましたら、この機会に是非、どんな帳票にも対応できるテレワークフローAppRemoご検討ください。

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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