ワークフローを営業の効率化につなげるために(Vol.10)

 2020.10.29  株式会社システムエグゼ

新規顧客の発掘、既存顧客との関係強化、ライバル他社にも負けないよう神経をすり減らし、戦略をたて実行し、商談を進め注文を獲得する。その後も入金が確認できるまで、営業の業務は多岐にわたります。しかしながら、まだまだ営業の業務標準化やシステム化が進まず、個々の営業マンのスキルに任せている企業も多いのではないでしょうか?

営業関連のシステムでは、SFAやCRMなどのシステム活用により、営業スキルだけに頼らない状況も拡大していると思います。そんななか、実はワークフローシステムが営業効率化に大きく貢献する、ニューノーマル時代にも関わるそんな方法を紐解いてお話してみたいと思います。

すばやく見積提出したいのに時間がかかる、その原因は?

厳しい商談をなんとか進めてお客様からようやく見積依頼。検討スケジュールも遅延しており、ライバルに先んじて、少しでも早く見積をまとめて提示したい・・・。

しばらく連絡をしていなかったお客様からの急な見積依頼。他社に声がかかる前に見積を出せればチャンスをものにできるかも・・・。

こんな時、営業マンなら誰でもいち早く見積を提示したいところですが、その気持ちに反して
提出までに時間を要すことも。

  • 過去の見積情報など参考になる見積がすぐに出てこない。
  • いちいち会社に戻って印刷しないといけない。
  • 上司がつかまらず、なかなか承認がもらえない。
  • 入力ミスで一からやり直し。

見積の作成にあたっては、部門や会社指定の見積書フォームを使用して作成。印刷後、上司の承認のハンコをもらい、その後に社印の押印をする。このようなプロセスを必要とする企業も多いのではないでしょうか。

在宅勤務の活用が広がる中、営業マン自身だけでなく上司や管理部門担当者と同じ場所で業務を行うことが普通でなくなってきた今だからこそ、ピンチをチャンスに変え販売機会を逃さない業務改善が求められています。

また差し戻し?!営業マンの事務処理能力

良くできて成績の上がっている営業マンは事務処理も完璧。

そういう営業マンばかりであれば良いのですが、商談や顧客への対応は得意でも事務処理を苦手とする営業マンは少なからずいます。また、事務処理が正確であっても、できれば事務作業の負荷を低減して、営業マンには商談対応・顧客対応に集中してほしいものです。

営業活動では、見積作成以外にも、いざ商談受注となって以降、受注した製品などを顧客に収めるにあたっての社内処理が控えています。受注情報をシステム登録や管理部門へ連携し、他社への発注が必要な場合はその手配、配送センターへの出荷指示や、納品後には請求作業まで。この一連の作業をすべて紙ベースや、Excelファイルのメール送信などで実施となると、営業マンには大きな負担となります。また、業務負担は営業マンだけにとどまりません。どうしても記入ミスや入力ミスの発生が多くなりえる状況では、承認者側の確認の負担、後続処理の担当者の負担も増加します。差し戻しで手戻りが発生すると作業負担は倍々で増大していくこととなります。

この結果、営業マンと管理部門担当者の仲が悪くなることは避けたいですね。

テレワークフローシステム 「AppRemo」導入事例集
AppRemoイラストで易しく解説ガイド ~テレワークと申請・承認業務の理想形とは~

在宅勤務・リモート営業、ワークフローで変わる営業スタイル

「コロナはリーマンショックよりもインパクトがはるかに大きい」5月12日のオンライン決算会見で、トヨタ自動車社長豊田章男氏より、新型コロナウイルスが猛威を振るう中、ビジネスへの影響に対して強い危機感が示されました。

コロナ以前は、営業の効率化や新たな手法の一つとしてオンライン営業の取組を進めていた企業もありましたが、アフターコロナの今、顧客企業に訪問し対面で営業すること自体が大きく難しくなり、「営業活動のオンライン化」は最重要テーマの一つとなりました。

「営業活動のオンライン化」で一番にイメージされるのは、顧客との接点の変革に対する対応だと思います。

  • 訪問数>提案数>成約件数

この営業の方程式は、アフターコロナであっても逆転はしないものと思います。
「訪問」ができない状況化において

  • 顧客接点をどう確保するか
  • 提案内容の質をどう向上させるか

売上を低減させないために、ひいては変化に対応してさらなる成長を成し遂げるために、避けては通れない営業活動の課題となっています。

しかしながらニューノーマル時代の営業活動の変化は顧客接点だけにとどまりません。

先にも触れたとおり、これまで同じオフィスで業務を行っていた上司、同僚、部下、他部署社員と離れた場所で業務を行うことが当たり前の時代を迎えています。営業マンが社内で行っていた業務をリモートで実施できることまで当たり前とならなければ、顧客接点以外の部分がボトルネックとなり、企業の成長を妨げることとなるのです。

ワークフローシステムは、ニューノーマル時代の営業マンを営業活動に集中させる

勤怠管理や経費精算など、申請・承認業務をシステム化することで効率化するワークフローシステムですが、営業業務の中でも活用の場が多くあります。

  • 申請・承認業務をいつでもどこでも実施できる。
  • 後続処理の担当者に正確な情報を引き継げる。
  • 承認済情報を、データとして一元管理でき、再活用できる。

ワークフローシステムの導入効果はいくつかありますが、その中でも上記の点などは、ニューノーマル時代の営業マンが営業活動に集中するために、無くてはならないものです。

具体的な営業業務への活用効果としては以下のとおりです。

  • 見積作成の際、過去の見積書を検索し再活用して迅速に見積を作成ができる。
  • 在宅勤務・テレワークでも、上司の承認をリモートでもらうことができる。
    ※もちろん、外出や出張中などのリモートワークでも同様。
  • 社印の押印も電子押印で、顧客に送付可能なよう書類の電子化(PDFなど)まで実施。
  • 見積作成・受注情報登録・請求書作成など、一連の情報を紐付けて管理可能で、各業務の際も前業務のデータを参照・引継ぎすることで、同じ内容を何度も入力する必要がなく、手間とミスを低減できる。

テレワークフロー「AppRemo(アップリモ)」では、申請する営業マンだけでなく、承認時に「ちょっと申請内容の質問をしたい」という承認者側(上司など)にも便利な簡易チャット機能を提供し、テレワークの親和性を高めています。

システム管理の面でも、Excelファイルから簡単に申請フォームを作成しそのまま利用できる点などは、時には営業部門だけでも運用が回すことも可能です、また「既存の見積書はExcelで作成している」といった企業様では導入のハードルは低くなるでしょう。

「営業活動のオンライン化」の中で顧客接点以外にも目を向けたワークフローシステムの活用は、貴社の営業マンを営業活動に集中させるものとなるはずです。

ワークフローシステムが営業の効率化につながり、見積にスピード感を加え、事務処理の正確さを高めることができます。。そして営業マンと関連部門(経理部門、総務人事部門、情報システム部門)の仲が少しでも良くなる下支えになれば幸いです。

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