テレワーク業務効率化に便利なツール7選

2020.10.29 株式会社システムエグゼ

テレワークの導入を成功させるポイントは、テレワーク向けツールの活用にあります。この記事ではテレワークの基本を確認したのち、7つの便利なツールを紹介します。テレワークやワークフローシステム導入の参考にしてください。

コロナ禍でテレワーク導入企業が増加

新型コロナウイルス流行の影響で、多くの企業がテレワークを導入しました。東京都の発表によると、2020年3月から4月までの1ヶ月間で、都内のテレワーク導入企業は2.6倍に増加。

緊急事態宣言終息後もテレワークを継続しているかは、その企業によって変わりますが、テレワークという働き方自体は一般的に認識されました。

テレワークの導入で、同時に広まったのが、テレワーク向けツールです。特に近年進められつつある「ハンコ廃止」の流れもあり、オンライン上で業務を完結できるワークフローシステムが注目を集めています。

・参考サイト：https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/05/12/documents/10.pdf

テレワークの定義を簡単におさらい

テレワークとは情報通信技術、通称「ICT （Information and Communication Technology）」を活用した働き方のことです。

「離れた所（Tele）」で「働く（Work）」という意味の造語で、コロナ禍で浸透した在宅勤務を始め、コワーキングスペースやレンタルオフィスで働く「サテライトオフィス勤務」、移動中や出先のカフェなどで、パソコンやスマホを利用して働く「モバイル勤務」も含まれます。

【企業担当者向け】テレワーク導入時に検討したい！便利な7つのツール

感染症対策やコスト削減の点から導入が進められるテレワーク。自宅にいながら円滑に業務をこなすには、労働環境の構築が課題です。

多くの企業ではツールを活用することで、この課題を解決しています。そこで、テレワーク導入に際して利用したい、7つの便利ツールを紹介します。

Web会議ツール

テレワーク下ではオフィスに集まって会議を行うのが困難です。Web会議ツールを使えば、会議室を準備する時間も削減できる上に、社員が一ヵ所に集まる必要もありません。インターネットを介して、オンライン社内ミーティングやオンライン商談が行えます。

また、テキストのやり取りだけでは詳細や機微が伝わりにくいこともあります。オフィスで対面しているときのように、口頭で情報交換できる環境づくりが、大切です。

Web会議ツールについては、市場規模が年々拡大している点も見逃せません。コロナ終息後も継続利用される可能性が十分にあります。現在の社内業務において必須でなくとも、今後を見据えて導入を検討してみてはいかがでしょうか。

チャットツール

テレワークでは、社員同士でコミュニケーションを活発に取るのが困難です。その結果、連携が取りづらくなり、業務が円滑に進まなかったり、社員がストレスを感じたりすることが危惧されます。このコミュニケーション不足を解決するために導入されているのが、チャットツールです。

メールよりも手軽にやり取りできるチャットツールは、こまめな情報共有やプロジェクト進捗状況を把握するのにおすすめです。タスク管理・ファイル共有機能・高いセキュリティを有した、ビジネス利用に特化したチャットツールを活用しましょう。

ワークフローシステム

ワークフローとは、主に申請から承認、決裁に至るまでの、文書や手続きの流れです。日常業務において必須でありながら、紙の書類では申請書類の管理の煩雑さや、承認までに時間がかかるなどの問題点がありました。

このワークフローをパソコン上で、一括で行えるようにしたのが、ワークフローシステムです。申請書や稟議書の作成から提出、承認まで、すべてをオンラインで行えます。

そのため、テレワーク下にありながらハンコを押すためだけに出社しなければならない「ハンコ出社」を防ぐことができます。また、申請フローをあらかじめ登録しておけるので、申請時にいちいち承認者を調べる必要もありません。

さらに、申請があった際や、許可が遅れている際に、承認者にその旨を通知する機能もあります。このように、ワークフローをシステム化することによって、業務効率の向上が可能です。

セキュリティ対策ツール

自宅やコワーキングスペースで仕事をするテレワーカーは、社内情報の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。セキュリティ対策ツールはいろいろ提供されていますが、特に「ウイルス対策ソフト」や「VDI（仮想デスクトップサービス）」などのツールがおすすめです。

セキュリティ対策については、総務省からガイドラインが発表されています。ツールの導入だけでなく、ルールの制定や社員教育を行い、万全の対策をしましょう。

・参考サイト：総務省「テレワークセキュリティガイドライン第４版」

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、仕事を「見える化」して、タスク漏れ防止や円滑なプロジェクト進行を実現するためのツールです。自分が抱えている仕事を一覧で見られるので、進捗の把握に役立ちます。

また、タスク管理ツールでは、これまで各社員が管理していたタスクが、クラウド上で一元化・共有されます。そのためテレワークでも、誰がどの業務を遂行中なのか、全員で確認し合うことができ、さまざまな担当者の進捗状況を共有し合えるので、大人数がたずさわるプロジェクトも効率的に進めることが可能になります。

ファイル共有ツール

テレワークでは、紙書類でのやり取りがないだけに、「ファイル共有ツール」の導入が必須となります。ファイル共有ツールは「クラウドストレージ」とも呼ばれ、クラウド上にデータを保存し、チーム内で共有することを可能にする、サービスです。

基本的には、データ容量の大きさによって、料金プランが異なります。自社に必要なデータ容量を見極め、適切なファイル共有ツールを選びましょう。

営業支援システム

営業支援システムは、別名「SFA（Sales Force Automation）」といい、名前の通り、営業部門の業務を支援するためのサービスです。具体的には、顧客管理機能やレポート機能、タスク管理機能など営業活動の情報共有に適した機能がそろっています。

営業部門は従来、外回りからそのまま帰宅することが多いので、そもそもテレワークのような働き方をする社員が多い部門です。ここに営業支援システムを導入すれば、より円滑に業務を進められるでしょう。

ツールの有効活用がテレワーク成功へのカギ

テレワークでは、セキュリティ対策やコミュニケーションの仕組みを作り上げ、「いかにオフィスに近い環境を構築するか」が重要です。そのために、ぜひ上記のツールを活用しましょう。

7種類もあると多いように思えますが、それぞれを個別に運用する必要はありません。基本的には1つのサービスに、いくつかのツールが内包されています。

例えば、Web会議ツールにチャット機能・タスク管理機能があり、外部のファイル共有ツールと連携できる、というようにサービスプランが組まれています。

今日では多くの企業から、リモートワーク支援サービスが提供されています。サービス内容は、提供企業やプランごとにさまざまなので、自社にとって必要なツールは何か、社員目線で使いやすいかに注目して、吟味しましょう。

ワークフローシステム「AppRemo」とは

「AppRemo」（アップリモ）は、「会社でやれていたことを自宅でも」をテーマにしているワークフローシステムです。

申請・承認業務の「見える化」はもちろん、自宅で働くことによる距離を感じさせない「簡易チャット機能」や迅速な申請・承認を行うための「通知機能」など、テレワークに便利な機能を搭載しています。

一般に、新しいシステムを使用するには時間と労力がかかります。そのため、なかなか最初の一歩を踏み出せない企業も多いことでしょう。しかしAppRemoなら、多くの人が慣れているExcelを利用して、申請書を作成できます。申請・承認業務の効率化が、テレワークのメリットとしていち早く実感できるので、多くの企業で導入されています。

ワークフローシステムに興味があるなら、ぜひ一度お問い合わせください。

「テレワークとは？意味・働き方・導入方法・注意点などを簡単に解説」もご参考にしてください。