新型コロナウイルスをきっかけに導入が進んだリモートワーク/テレワークはすっかり定着し、導入する企業は現在も増えつつあります。本記事では、リモートワークとテレワークとの違い、普及が進んだ背景について解説します。さらにリモートワークの導入で得られる企業側・従業員側のメリット・デメリットや、導入時の流れも紹介します。
リモートワークとは
日本では新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、リモートワークという言葉をよく耳にするようになりました。ここではリモートワークの意味と定義、さらにはリモートワークと並んでよく使われるテレワークについて解説します。
リモートワークの意味・定義
「リモートワーク」とは、遠隔を意味する「remote」と仕事の「work」からなる言葉で、オフィスから離れた場所で仕事をする働き方を指します。たとえば自宅やサテライトオフィス、カフェなどのオフィス外で就業することがリモートワークにあたります。後述するテレワークが使われるようになったあとに、自然発生的に生まれ、主にIT企業を中心に使われるようになったと考えられています。
テレワークの意味・定義
「テレワーク」とは、離れた場所を意味する「tele」と「work」からなる言葉です。ICT（情報通信技術）を活用することによって、時間や場所にとらわれることなく、フレキシブルに働ける就業形態を指します。アメリカのジャック・ニールズ氏が1973年に提唱した造語です。
リモートワークと異なる点は、官庁などによって定義付けが行われていることです。たとえば総務省では「テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です」と定義しています。
在宅ワークと混同されるケースも見られますが、在宅ワークはテレワークの一形態で、テレワークに内包される概念です。オフィス以外の施設（上述したサテライトオフィスやカフェなど）を利用した働き方もテレワークに該当します。
リモートワークとテレワークの違い
リモートワークとテレワークは、先の説明からもわかるように、ほとんど同じ意味で使われています。ただし場合によって、あるいは企業によっては、細かいニュアンスや意味でリモートワークとテレワークとが使い分けられていることもあります。
たとえばテレワークの場合には「場所」だけでなく、「時間」においても柔軟性を持つ働き方であることが、上述した総務省の定義からもわかります。一方のリモートワークは、どちらかといえば「場所」の制限が少ないことにフォーカスされています。ただし、リモートワークが使われている場合でも、働く「時間」も含まれている場合がないとはいえません。それぞれの企業において、どのような意味で使われているのかは確認しておく必要があります。
リモートワークが注目を集めた社会的背景
リモートワークがいま、注目を集める理由は3つあります。日本の労働人口が減少していること、ICT環境の整備が進んできたこと、新型コロナウイルスなどによって、就業環境に変化が求められていることです。
まず、労働人口が減少しており、その対策としてリモートワークの普及が進んで、注目されるようになったという側面です。総務省が公表している「令和4年版情報通信白書」によれば、15歳から64歳までの生産年齢人口（現役世代）は、1995年の8,726万人をピークに、2021年には7,450万人となっており、この6年間で約14%減少しています。2050年には5,275万人にまで落ち込むと見込まれており、2021年比で実に29.2%も減少することになります。生産年齢人口の減少は、経済力の弱体化に直結するため、いかに労働環境を整備し、労働生産性を上げるのかが大きな課題となっています。この課題を解決するための施策のひとつが、オフィスにいなくても働ける環境＝リモートワークの整備です。
リモートワーク環境が十分に整備されていれば、就業者を国内にのみ求める必要はなくなります。海外に居住する日本人や外国人であっても、国内企業の働き手となる可能性が大いに高まります。
参照元：総務省｜令和4年版 情報通信白書「生産年齢人口の減少」
二番目の理由としては、国内全体でICT環境が整備されてきたことが挙げられます。前出の「令和4年版情報通信白書」によれば、国内におけるパソコンの普及率は69.8%、スマ－トフォンでは88.6%、インターネット利用率（個人）は82.9％であり、これらの数値は生産年齢人口の中でも若年層の方がより高い傾向にあります。こうした状況に加え、最近では手軽かつ無料で使えるWeb会議システムなども普及しており、オフィスに出社することなく、インターネット接続によってどこでも働ける＝リモートワーク環境が整ってきました。
三番目の理由としては、感染症対策や災害の激甚化に備えるため、就業環境にも変化が求められていることが挙げられます。日本では、東日本大震災や新型コロナウイルス感染症拡大などを経験したことにより、数多くの企業で自然災害等発生時の事業継続計画（BCP）の策定が進みました。各企業とも、万が一の事態が発生した場合でも、事業を中断することなく、スムーズに復旧・継続するための施策の必要性を感じています。この施策の重要な柱のひとつがリモートワークです。
総務省が令和5年5月に公表した「令和4年通信利用動向調査の結果」によれば、リモートワークの普及率は令和3年には5割以上に達しており、その後もこの状態を維持しています。導入目的として最多だった回答は「新型コロナウイルス感染症への対応（感染防止や事業継続）のため」で、ほかの回答を大きく引き離した87.4%でした。第2位は「非常時（地震、台風、大雪、新型コロナウイルス以外の感染症の流行など）の事業継続に備えて」の33.5%でした。
そのほかにもリモートワークには、多くの企業にとってコストを削減できるというメリットがあります。従来のように「勤務はオフィスで」という状況から解放されれば、オフィスを縮小したり、場合によっては廃止したりすることも可能です。企業にとってはオフィスの賃料を削減できるほか、従業員の交通費やオフィスの光熱費なども削減できます。
参照元：総務省｜令和4年通信利用動向調査の結果 「4 テレワークの導入状況等（企業）」（p.7）
リモートワークの3つの導入形態
リモートワークには大きく分けて「在宅形式」「モバイルワーク形式」「サテライトオフィス形式」の3つの導入形態があります。
1. 在宅形式
「在宅勤務」と呼ばれることも多い在宅形式は、その名の通り、オフィスに出社することなく、自宅を勤務場所とする働き方です。通勤が不要になるため、特に育児や介護などによって時間的制約を受ける従業員にとっては大きなメリットがあります。先の新型コロナウイルス感染症拡大のようなパンデミックや災害発生時などの非常時でも業務を継続することが可能で、BCP対策としても有効です。リモートワークの導入形態としては国内企業では最も多く、前出「令和4年通信利用動向調査の結果」によれば、リモートワークを導入している企業のうち、91.3%が在宅形式を採用しています。（※1）
2. モバイルワーク形式
モバイルワーク形式は、移動中やカフェ、コワーキングスペースなどで仕事をする働き方です。たとえば、比較的長時間の通勤電車内でノートパソコンを使って仕事をすることなどが該当します。場所を問わずに就業でき、すき間時間を効率的に活用できます。リモートワークの中では在宅形式に次いで採用している企業が多く、前出「令和4年通信利用動向調査の結果」によれば、採用率は27.0%です。（※2）
3. サテライトオフィス形式（施設利用型勤務）
サテライトオフィス形式は、本来の勤務場所である事業所以外に用意された別の事業所や、遠隔勤務用として特別に用意された施設を就業場所とする働き方です。たとえば、本来の勤務場所ではない事業所が自宅の近くにあり、そこでの就業が認められれば、サテライトオフィス形式によるリモートワークを活用できます。前出「令和4年通信利用動向調査の結果」によれば、リモートワークを導入している企業のうち、12.9%がサテライトオフィス形式を採用しています。（※3）
（※1,2,3）参照元：総務省｜令和4年通信利用動向調査の結果 「4 テレワークの導入状況等（企業）」（p.7）
【企業】がリモートワーク導入で得られるメリット・デメリット
リモートワークを導入することによって、企業はメリットが得られるとともに、デメリットも甘受しなければなりません。
メリット
企業側から見たメリットとしては、コスト削減、人材確保、BCP対策の3点が挙げられます。
コスト削減につながる
リモートワークの導入によって、オフィスに出社する従業員の数は自ずと減少します。従来は、在籍する従業員数に応じてオフィスフロアの面積を確保し、デスクや会議室なども用意する必要がありました。しかし出社する従業員が減れば、オフィス面積などを削減でき、賃料や光熱費などのコストも削減できます。さらに、従業員が通勤するための交通費も削減することが可能で、トータルで見れば、固定費の大幅な削減を図れます。
多様な人材確保につながる
時間や場所を制限することなく、就業環境の自由度を高めるリモートワークの導入は、企業が多様な人材を確保する機会を大きく広げます。近年は核家族化が進んだこともあり、育児や介護などをするために、やむを得ず退職しなければならなくなったという人は少なくありません。こうした家庭事情を抱えている人であっても、リモートワークであれば、働く時間を調整してでき、仕事と両立することが可能です。上述したように、従業員を日本国内だけでなく、海外に求めることができるようにもなり、人材確保の点で企業に大きなメリットをもたらします。
BCP対策の一環になる
先にも触れましたが、リモートワークはBCP（Business Continuity Planning：事業継続計画）対策としても有効です。仮に災害が発生し、オフィスが当面の間、就業不能なほどのダメージを受けたとしても、データセンターやインターネット接続環境が平常通りに稼働していれば、従業員は自宅などで仕事を継続できます。
BCP対策の基本のひとつは、リスクを分散させることです。リモートワークは、企業の重要な経営資産である人材や事業拠点の分散につながります。BCP対策の観点から積極的にリモートワークを導入している企業は数多くあります。
デメリット
一方、リモートワークの導入には、勤怠管理などが難しくなる、セキュリティ対策の範囲を広げなければならない、といったデメリットがあります。
勤怠管理やマネジメントが難しくなる
リモートワークでは、オフィス出社時のようにタイムカードを押しての始業・終業記録などは行えません。就業時間中、パソコンのカメラを使って、従業員の就業状態を監視するといったことも事実上、不可能です。オフィス出社時に比べて、リモートワーク時の勤怠管理は困難になり、厳格さを求めれば、煩雑にならざるを得ません。勤怠管理システムなどを利用して、従業員の就業状況を適切に把握する必要があります。
さらにリモートワークを導入すれば、従業員同士が対面する機会が減少するため、業務によっては進捗状況などの管理が難しくなる場合があります。部署内でのコミュニケーションが十分に取れなくなる可能性もあり、コミュニケーション不足がマネジメントにマイナスの影響を与えることも考えられます。
セキュリティ対策を講じる必要がある
リモートワークは事業拠点を分散させることにつながります。従業員全員がオフィスに出社して就業している場合には、オフィス内を中心にセキュリティ対策を考えればよかったものが、事業拠点として増えた各従業員のリモートワーク環境に対してもセキュリティ対策を徹底しなければならなくなりました。たとえば、リモートワーク環境のウイルス対策を万全にし、不正アクセスされないようにするなどの対策が必要です。リモートワークでは、従業員の自宅からオフィス内のサーバーにアクセスする際にはVPN（Virtual Private Network：仮想専用通信網）接続で行うといったことが一般的です。
【従業員】にとってのリモートワークのメリット・デメリット
次に従業員側から見たメリット・デメリットについて解説します。
メリット
リモートワークの導入によって従業員は、通勤の負担が軽減される、ワークライフバランスが向上する、仕事と育児などを両立させられるといったメリットが得られます。
通勤の負担軽減につながる
特に大都市圏のオフィスに出社しなければならない従業員にとっては、通勤時の混雑した電車から解放されることは、大きな負担軽減につながります。通勤が不要ということは、そのまま通勤時間が浮くことを意味します。たとえば、自宅からオフィスまで片道1時間かかっていたのなら、1日2時間を別のことに使えるようになります。通勤時のストレスがなくなり、時間的な余裕も生まれれば、業務にも好影響を与えるはずです。
ワークライフバランスの向上につながる
時間や場所の制約を受けづらいリモートワークの導入は、従業員のワークライフバランス（仕事と生活の調和）を向上させます。上述したように、リモートワークでは通勤時間が削減されるため、オフィス出社時と労働時間が同じであっても、通勤時間分は確実に別のことに使えます。オフィス出社時に比べて、従業員のプライベートは充実し、ワークライフバランスの改善・向上が期待できます。
育児・介護などと両立できる
リモートワークの導入は、従業員に育児や介護にあてる時間および機会を増やし、仕事との両立の可能性を大きく広げてくれます。育児や介護は、する人の場所や時間を強く制約します。働く意欲があったとしても、この制約のために退職せざるを得ない人がいることは前述した通りです。場所や時間の制約を強く受けることのないリモートワークであれば、就業しながらであっても、あわせて育児や介護などを行える可能性が高まります。
デメリット
一方、デメリットとしては、コミュニケーションが取りにくくなる、プライベートとの切り分けが難しくなるといったことが挙げられます。
社内コミュニケーションが取りにくい
リモートワークの導入によって懸念される問題のひとつが、社内の上司や同僚などとのコミュニケーションが取りにくくなるということです。オフィス出社時にはすぐに対面でコミュニケーションを取れても、リモートワークではできません。業務連絡や会議などはインターネットを介して行うことはできても、対面で話すのに比べれば、不十分な面もあります。その結果、従業員間で認識に微妙なズレが生じたり、誤解が生じたりすることもあり、業務に支障を来すこともあります。さらに、通常のコミュニケーションが取れないことから、人によっては孤立感に苛まれてしまうこともあり、注意が必要です。
プライベートとの切り分けが難しい
リモートワークは時間や場所の制約に縛られにくいことがメリットである反面、就業環境の管理が不十分であれば、仕事とプライベートとの切り分けを難しくしてしまいます。たとえば自宅でリモートワークを行う場合には、日常の生活空間と就業場所とがほぼ同じであり、時間もプライベートと仕事とが連続しています。人によっては、気持ちの切り替えが難しく、そのことにストレスを感じる場合もあります。上記のコミュニケーションの問題を含め、リモートワークには人によって合う、合わないがあります。
リモートワーク導入の重要ポイント
リモートワークを導入する際には、押さえておくべき重要なポイントがあります。それは、計画やロードマップを策定すること、ルールを明確にすること、ツールやシステムを整備すること、自社に適したセキュリティ対策を講じることです。
計画・ロードマップの策定
まずは「計画」を立案する必要があります。「リモートワークを導入する」と決めたからといって、すぐに就業体制を移行できるわけではありません。ノートパソコンなどの必要な備品をそろえたり、通信環境を整備したりなど、事前にすべきことは数多くあります。準備には相応の時間がかかることを想定したうえで、部分的あるいは全面的にリモートワークに移行していくロードマップを、あらかじめ定めておくこと必要があります。以下に一例を示します。
▼導入までのステップ例
- 目的を明確にする
「リモートワークの導入がなぜ自社にとって必要なのか」という目的を明確にすると、たどるべきプロセスも自ずと絞られ、不要な施策を実施するような無駄を省けます。詳しくは後述しますが、最も重要なことは、明確にした目標をすべての従業員が共有し、理解することです。
- 対象範囲を決定する
次に、社内の誰がどの業務をリモートワークで行うのかという対象範囲を決めます。たとえば、部署単位や従業員単位で可否を決定したり、業務内容で決めたり、期間内の頻度などで決めたりなど、決め方はさまざまです。
- セキュリティガイドラインの策定
セキュリティガイドラインとは、情報セキュリティに関する、組織内での基本的な行動指針のことです。リモートワークでは、従業員の自宅などの外部から社内サーバーなどにアクセスするため、不正アクセスのリスクは高まります。社内環境にファイヤウォールを設置することはもちろん、外部からのアクセス時にはVPN接続を利用したり、業務で利用するすべてのパソコンにウイルス対策ソフトをインストールしたりといった対策が必要です。万が一、情報漏洩などの事故が発生した場合でも、セキュリティガイドラインが策定されていれば、スピーディに対応できます。
- ICTツールの導入・整備
リモートワークを行う際に従業員が業務に必要なICTツールを選定・導入し、整備しておくことも欠かせません。たとえば、オフィスで使用している各種ツールを従業員の自宅でも快適に使用できるのか、使用できない場合には代替ツールとしてどのようなものであれば許可できるのかを事前に確認しておく必要があります。同時にリモートワーク時に従業員が使用するパソコンやタブレットなどを準備し、Web会議に正常に参加できるように環境を整えなくてはなりません。従業員が直接、業務に使用するツールのほかにも、勤怠管理ツールなどのアカウントも必要な数だけ用意する必要があります。
- 社内レクチャーの実施
リモートワークを実施するための体制が整ったら、いよいよ従業員に対するレクチャーを行います。なかでも重要なことは、自社でリモートワークを実施する目的を丁寧に説明し、目的達成のための意識を各従業員に持ってもらうことです。さらには、リモートワークで就業するうえでの注意点、策定したセキュリティガイドラインの内容の再確認、万が一、事故などが発生した場合の連絡先や連絡方法など、細かな点までもすべての従業員に理解してもらう必要があります。リモートワークの意義や注意点が社内に十分に浸透していないと導入責任者が感じたときは、十分だと思えるまで何度でも繰り返し実施することをおすすめします。
- 効果の実証・評価・改善 など
リモートワークを開始し、問題なく業務が進捗しているからといって、そこで終わってしまうのはもったいないことです。リモートワークを導入した結果、業績や従業員のパフォーマンス、取引先からの反応に変化があったのかなどについて、可能な限り数値化して評価します。さらに、問題がある場合には発生要因を特定して改善策を練ることが重要です。リモートワークを導入した場合でも、一般的な業務改善と同様に、PDCAサイクルを回すような発想が必要です。
労務管理などルールの明確化
リモートワークが運用フェーズに入ったあとには、労務管理などのルールを明確化することが大切です。リモートワーク時にはオフィスに出社しなくなるため、就業時間とプライベート時間の境界が曖昧になり、十分な労務管理が行えない場合もあります。ワークフローシステムなどを活用して、明確なルールを策定することをおすすめします。リモートワーク実施時の労務管理について詳しくは以下の関連記事をお読みください。
関連内容はこちら
ツール・システムの整備
リモートワークが普及する以前は、対面によるコミュニケーションが普通で、社内での承認フローは紙ベースの書類への押印が主流でした。しかし、リモートワーク環境では社員同士が顔を合わせる機会が減少するため、社内承認を円滑に行うには、ワークフローをオンライン化する必要があります。申請・承認といった一連のワークフローをオンラインで実行できるようにするためには、システムの整備が欠かせません。ワークフローについて詳しくは、以下の関連記事をお読みください。
関連内容はこちら
自社に合ったセキュリティ対策
リモートワークを導入する際に、十分なセキュリティ対策を講じることの重要性は前述したとおりです。ただし、対策内容は企業ごとに異なり、「これが正解」といったものはありません。企業ごとに使用するシステムや運用方法、ルールが異なるからです。自社に必要とされるセキュリティ対策は何なのかを見極めて、整備することが重要です。もちろん、システムやデバイスを使用する個々の従業員に対する教育も、セキュリティガイドラインに沿って行う必要があります。リモートワーク時に想定されるセキュリティリスクや検討したい対策について詳しくは以下の関連記事をお読みください。
関連内容はこちら
まとめ
リモートワークやテレワークは、企業側にも従業員側にもメリットがあり、導入する企業は今後も増えると考えられます。
一方で、リモートワークの運用については試行錯誤している企業も少なくないはずです。例えばテレワークフローシステムの「AppRemo（アップリモ）」は、申請・承認業務をシステム上で行えるワークフローシステムです。AppRemoを使用すれば、どこにいても申請・承認業務を行えるようになり、勤務地の制約を受けることがありません。Excelや他システムとの連携も可能なため、従来の業務を遠隔でそのまま継続できます。リモートワーク時の申請・承認業務が社内で課題となっている場合には、ぜひ一度チェックしてみてください。
