テレワーク中の業務の管理を円滑に進めるポイントや便利なツールを紹介!

 2020.10.22  株式会社システムエグゼ

テレワークは、働き方改革の一環として政府によって推進されています。コロナ禍で急激に広まっていますが、経験不足やシステムの不備などに直面し、問題を抱えてしまう企業も多いことでしょう。そこで本記事では、テレワーク導入に際しての課題を明確にし、それを解決へと導くツール・システムをご紹介します。

テレワーク業務管理の課題

テレワークはIT技術を駆使した、新時代の働き方です。場所と時間を問わず働けることから、企業側にとっても働く側にとっても、理想的な働き方と考えられています。しかしその導入にあたり、クリアすべき課題も多くあります。1つずつ見ていきましょう。

勤怠管理

テレワークの課題の1つに勤怠管理が挙げられます。オフィス勤務であれば、従業員がいつ始業・休憩・終業したのかを目視で把握できます。しかし、テレワークでは、従業員の自己申告に任せるしかなく、それが正しいかどうかを企業側が確認するのは困難です。

そこで、テレワークを成功させている企業の多くは、「勤怠管理ツール」を活用しています。パソコン以外にも、スマホやタブレットから打刻できるため、従業員側からの、在宅ワークの開始や終了、また外回りから直帰、などの記録・報告に活用できます。

コミュニケーション不足

コミュニケーションの機会や質の低下も、テレワークの課題と感じている、企業担当者は多いでしょう。メールや電話、チャットなどで連絡は取れますが、物理的な距離を埋めるには至りません。

考えられる不利益として、例えば、上司が、細やかな部下の変化に気づきづらくなります。また、従業員によっては、業務に不安を抱えていても、テレワークでは上司や同僚に相談しづらくなるかもしれません。こうしてストレスを溜めることで、作業効率が落ちてしまうこともあります。

またどうしても、「上司から部下へと指示がうまく伝わらない」「進捗の把握に時間がかかる」などの、コミュニケーション上の問題が生じやすくなります。

アクセス環境が整っていない

新型コロナウイルスにより、環境が整わないままに、急遽在宅ワークを余儀なくされた企業では「環境整備の不足」という問題もあります。

  • 従業員それぞれのパソコンのセキュリティ
  • 業務に必要なツール・システム
  • 企業のサーバーへアクセスできる環境

などは、しっかりと整えたいところです。

ただし、外部から企業のサーバーへアクセスできるようにする際は、「アクセスできるフォルダに、企業の上層部だけが扱うような重要書類を入れない」「セキュリティを強化する」などの対策が必要です。

テレワークの業務管理を円滑に行うポイント

先述のような課題を解決しつつ、テレワークを円滑に進めるためのポイントや、さらに、テレワークに不可欠なツール・システムをご紹介しましょう。

業務の「見える化」

業務管理を円滑に行うには、まずは業務の「見える化」を実現することが大切です。業務の進捗はもちろん、「従業員がどのようなタスクを抱えているのか」「何人が稼働しているのか」が見えないと、業務管理や勤怠管理を行えません。

オフィスであれば自然と把握できていた事柄も、距離が離れると難しくなるものです。そこで、チャットアプリや社内SNS、タスク管理ツール、ワークフローシステムを組み合わせ、社内の動きをリアルタイムに把握できるようにしましょう。

業務の見える化で作業の過程が確認できると、従業員も、その中で自分が何をやるべきかが分かりやすくなるので、チーム全体の業務効率の向上につながります。

積極的なコミュニケーション

コミュニケーションの質が低下すると、現在の状況確認に要する時間や、工数などが増加しがちになります。そのため大切なのは、企業側が従業員へ、積極的なコミュニケーションの機会を与えることです。

週に1回程度は、従業員が、上司や担当者と面会できるよう、時間を設けるのもよいでしょう。その際に、業務に関する悩みなどを話してもらえるような、仕組みや雰囲気をつくりましょう。またチャットツールや、Web会議システムを導入し、従業員たちが自発的にコミュニケーションできる状況をつくることも、重要です。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理を円滑に行うには、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムを導入することで、労働時間の管理が容易になります。さらに、給与計算システムと連携させられるツールであれば、人事の業務を軽減させることが可能です。

ほかにも、不正防止のための生体認証システムや、外出中の従業員の位置が確認できるGPS機能を搭載しているような、高度な管理システムもあります。さらに、プロジェクトごとに作業にかかった時間、人件費を自動で計算することができる管理システムを導入すれば、そのデータを利用することで、次に同様のプロジェクトを立ち上げる際に大幅な効率化が可能になります。

もちろん、システムが高度になるほど、導入コストも大きくなります。参考としてクラウド型の場合、初期費用が0~50万円。月の利用料が、社員1名に対し100~500円程度を見ておきましょう。オンプレミス型の場合はシステム導入に30~100万円程度、月々の保守に10~50万程度かかるものもあります。

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業務管理に便利なツール5選

テレワーク導入に際して起こりうる問題解決のために、便利なツールをご紹介します。従業員間のコミュニケーション用ツールや、業務を円滑に進めるためのシステムなど、自社の業務にフィットするものを選択しましょう。

web会議ツール

コミュニケーション不足の解消や、業務の円滑な実施のために導入したいのがWeb会議ツールです。専用回線が必要な「テレビ会議」と異なり、インターネット上で実行できるので、いつでもどこからでもつなげられます。そのため、在宅ワーカーとの会議におすすめです。

Web会議では、音声や映像、書類データを利用して会議が行えるため、メールや電話に比べて圧倒的に情報量が増加します。そのため、内容が参加者に伝わりやすく、スムーズに会議を進められるでしょう。

無料で使えるWeb会議のツールには

  • ZOOM
  • Skype
  • Google Meet
  • Whereby
  • Chatwork Live

などがあります。

チャットツール

テレワークにおける業務上の連絡には、チャットツールの利用が便利です。メールよりも気軽にやり取りでき、こまめに情報共有や進捗状況を把握できます。ビジネスに特化したチャットツールでは部署・チーム、プロジェクトごとにグループを作ることが可能なので、それぞれのグループ内で、活発に議論することができます。

ツールによっては業務時間外には着信の通知がされないものや、タスク管理機能が付いているものもあります。

ビジネスによく使われるチャットツールには

  • slack
  • Chatwork
  • Microsoft Teams

などがあります。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、タスクをオンラインで管理するツールです。タスクをクラウド上で一元化し共有できるため、情報の伝達漏れを防ぎ、正確な業務の遂行を助けます。

また、周知だけではなく、業務の進捗を見える化し、自己管理ができるような便利機能も付いています。例えば、To-doリストや、数人で情報を共有しグループワークを管理するプロジェクト管理用ツールなどです。ツールによって機能が異なるので、導入前に自社に必要なツールを、よく吟味しましょう。

ワークフローシステム

現在、テレワークのネックとして問題になっているのがハンコ出社です。押印のためだけに従業員が出社するシーンも多いことでしょう。

上司も出社日にまとめて提出される大量の書類に承認の印を押さなくてはならず、ほかの業務に支障が出る場合があります。

さらに、直接の上長、部署の責任者、総務部、などと順を追った承認が必要となるフローの中で誰かが不在であると、業務全体が滞ってしまう、という問題もあります。

そこで、強い味方となるのが「ワークフローシステム」です。システムにフローを組み込んでおけば、オンライン上で書類の申請・承認ができます。

部下は上司が席に戻ってくるのを待つ必要がなく、上司は自分のペースで承認が行えます。過去の稟議書はデータとして残っていくので、必要に応じて後から確認も可能です。もちろん部下はハンコをもらうためだけの出社を避けられます。

営業支援システム

かつて営業は、属人的に行われることが多くありました。しかし、それでは知識や人脈を持つ営業担当者が退社してしまうと、一から再スタートしなくてはいけません。そこで導入を考えたいのが「営業支援システム」です。「SFA(Sales Force Automation)」とも呼ばれています。

個々の営業担当者は、進捗や、営業の中で知り得た情報を、このシステムを通じてチーム全体へ詳細に報告。上司はそれらの情報を統括して、営業戦略を立てられる、という仕組みです。

個人の営業活動におけるノウハウやスキルを、チームで共有することで、営業全体の強化につながります。営業目標に対する達成率や課題も明確に分かり、社員全員が今何をすべきかを理解しやすくなるでしょう。

まとめ

テレワークでの業務管理には、さまざまな課題があります。例えば、従業員間のコミュニケーション不足、業務連絡の不徹底、環境の整備不足などです。

それらの課題を克服するため、今回ご紹介した、システム・ツールの導入をぜひご検討ください。Web会議ツール、勤怠管理ツール、タスク管理ツール、ワークフローシステムなどがあると、業務の管理が円滑になります。

ワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」を使えば、テレワーク時に課題となる申請・承認業務を見える化し、さまざまなフローを効率化できます。紙やハンコ文化から卒業することで、業務の管理者・責任者も安心して、完全なテレワークへ切り換えることができます。

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