テレワークにおける勤怠管理の実施ポイントや勤怠管理システムについて解説

 2020.10.26  株式会社システムエグゼ

テレワークを導入すると、社員がそれぞれ別の場所で働くようになるため、各人の勤務状況を把握しにくくなります。テレワークを導入するなら、勤怠管理をスムーズに行えるような仕組みを作ることが大切です。当記事では、テレワークにおける勤怠管理のポイントや勤怠管理システムの選び方について解説します。

テレワーク導入における課題のひとつが勤怠管理

テレワークを導入した企業では、しばしば勤怠管理に関する課題が浮上しています。というのも、テレワークでは社員が会社の外で自由に働けるようになり、管理担当者が社員の働きぶりを直接見られないからです。特に、勤怠管理に関するルールや具体的な仕組みが、はっきりと決まっていない企業の場合、社員がどのように仕事に取り組んでいるのかを、リモートで把握するのは困難です。社員が業務を怠っていても、管理担当者がそれを認識できなかったり、対処が遅れたりする可能性があります。

また、それぞれの業務の進捗もわかりにくくなり、個々人の業務実態を把握しにくい点も問題視されています。テレワークでは社員の働きぶりを目視ではチェックできないため、成果に重きを置いた評価制度を取り入れるのも、確かに有効な方法と言えるでしょう。しかし、成果ばかりを企業が重視すれば、社員の長時間労働を引き起こす恐れも生じますので、注意が必要です。

テレワークにおける勤怠管理の実施ポイント

テレワークの勤怠管理では、さまざまなポイントを意識する必要があります。ここでは、テレワーク下で勤怠管理を実施するためのポイントについて解説します。

コミュニケーションの体制を整える

オフィスで仕事に取り組んでいるときは、周囲の人に声をかければいつでもコミュニケーションが取れます。一方、テレワークでは社員がそれぞれ別の場所で働くため、社員同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。

そのため、テレワークにおいては、企業側が意識的に、社員たちのコミュニケーションを積極化するような体制を、整える必要があります。例えば、チャット機能を導入すれば、社員同士は、短いテキストで気軽なやり取りができるようになります。ときにはチャットで、雑談も交えるようにすると、オフィスでの働き方に近い関係を維持できるでしょう。

報告の仕組みをつくる

コミュニケーションにも関連しますが、テレワークにおいては「報告の仕組み作り」が大切です。いつ・どのような報告が必要なのかを明確にし、テレワーク上のルールとして定着させましょう。

業務に取り組んでいれば、同じ部署の同僚や上司に対して、特定の報告が必要な場面が出てきます。しかし、テレワークで、それぞれが別の場所で働いていると、報告がおろそかになってしまうケースも珍しくありません。あらかじめ報告が必要となるタイミングやポイントを確認しておけば、スムーズに報告し合える体制を整えられます。

報告の際に使用するツールも統一しておけば、やり取りし終えた内容を、必要に応じて後から確認することも、容易に可能です。

勤怠管理システムを導入する

テレワークを導入する場合、どの企業でもそれぞれの社員から始業・終業の報告を受ける必要があります。始業・終業の報告はメールや電話でも可能ですが、社員の人数が多いと、管理にかかる手間が増えるので要注意です。

始業・終業に関する情報をスムーズに管理するには、「勤怠管理システム」を導入するのが効果的です。それぞれの社員がシステムを通して、始業・終業について簡単に申告できます。基本的に、インターネットに接続できればどこからでも、この勤怠管理システムにアクセスできるので、テレワークにぴったりなツールです。勤怠管理システムの詳細については、次の段落でさらに詳しくご紹介します。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、「社員の始業や終業について管理するためのサービス」です。欠勤や休暇申請についても対応しており、社員の勤怠に関する情報をまとめて管理できます。登録された情報の集計や出力にも対応しており、勤怠管理の担当者の手間を大幅に削減することも可能です。

勤怠管理システムは、主に3種類のタイプに分かれています。具体的には、ソフトウェアを自社サーバーにインストールする「オンプレミス型」、インターネットを介して利用する「クラウド型」、小型の機器を設置して打刻を行う「タイムレコーダー型」があります。それぞれの特徴を比較しつつ、自社の状況に適したものを選ぶことが大切です。

勤怠管理システムの導入メリット

ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて見てみましょう。なお、それぞれの特徴は、サービスや製品によって異なる可能性があるため、ここでご紹介する内容はあくまで一例として捉えてください。

管理を効率化できる

勤怠管理システムを導入すれば、社員はパソコンやスマホなどから勤怠情報を登録できます。管理者も自分のパソコンで、すべての社員の勤怠情報をチェックできるため、業務の効率性を高められます。

従来、手作業で集計していたものを自動化できるので、それまで勤怠管理のために費やしていた時間を他の業務に充てることも可能です。もちろん、勤怠管理のために必要な人員の削減にもつながるため、人的リソースをより有効活用できるようになります。

リアルタイムで情報共有できる

勤怠管理システムは、各社員の労働時間をリアルタイムで共有できます。そのため例えば、人員の確保にかかるコストが高くなりすぎていないかチェックしたり、社員が必要以上の長時間労働を行っていないか確認したりすることも、いつでも可能です。

このような管理やチェックを常時行っていれば、仮に問題が発生していても、すぐに状況を把握し、早い段階で対処できます。健全な労働状態を維持するように、企業側がそれぞれの社員へ働きかけ、調整することもできるでしょう。

給与計算などの作業もできる

勤怠管理システムでは、社員の就業状況の管理だけでなく、給与計算や年休のための機能が搭載されているものも多いです。スムーズに作業できるので、手間をかけずにそれぞれの作業が行えます。

また、サービスや製品によっては、すでに導入しているシステムと連携できる場合もあります。例えば、給与計算に必要な勤怠情報を、勤怠管理システムから抽出し、給与計算ソフトへアップロードすることも可能です。

勤怠管理システムの選び方

では実際に、勤怠管理システムをどのように選べばよいのでしょうか。ここでは、勤怠管理システムの選び方についてご説明します。

自社の働き方に適したものを選ぶ

さまざまなサービスや製品があるので、自社の状況にマッチするものを選ぶ必要があります。実際の社員の働き方を考慮し、それに適したものを選びましょう。

例えば、複数の勤務体系を導入していて、社員の働き方に多様性を持たせている企業なら、それらすべての働き方に対応できるサービスを選ぶべきです。多様な働き方をしている社員の情報を、まとめて管理できるようなサービスを導入すれば、勤怠管理は一段と効率化するでしょう。

使いやすいものを選ぶ

勤怠管理システムは社員全員が利用するため、誰にとっても使いやすいものを選ぶことが大切です。自社が必要な機能をきちんと備えているか、自社にとっての利便性が高いかどうかを確認する前に、まず「操作しやすいか」チェックすることを、忘れずに行ってください。

いくら機能的なシステムであっても、使いにくければ社内に浸透させるのは難しくなります。また、使いにくいと社員が操作を誤るリスクが高まり、予期せぬトラブルにつながる可能性もあります。管理者側だけでなく、それぞれの社員にとっての使いやすさについても、検討しましょう。

コストやサポート内容で選ぶ

サービスや製品によって、それぞれかかるコストは異なります。初期費用とランニングコストの両方を確認し、自社にとって費用対効果を見込めるものを選ぶことが大切です。勤怠管理システムを導入すれば、業務にかかる人的リソースを大幅に削減できるため、その点も考慮したうえで、費用対効果を検討しましょう。

また、それぞれのサービスやプランによって、サポート対応が可能な範囲も異なっています。なるべくさまざまな相談について対応してくれるものを選ぶようにすると、運用を始めてからも安心です。料金の安さだけでなく、細かいサービスの内容や質もチェックしておきましょう。

関連記事:テレワークとは?意味・働き方・導入方法・注意点などを簡単に解説

まとめ

テレワーク導入を検討するなら、企業は、社員の勤怠管理方法についても、新たに検討する必要があります。「社員がそれぞれ別の場所で働く」という状況に対応する仕組みを整えておくことが、重要です。

そうしたとき非常に有効なのが、勤怠管理システムの導入です。各社員の勤怠状況をまとめて管理するだけでなく、その状況の把握によって、各社員の業務進捗を、円滑に制御できるようになります。

またテレワークにおいては、勤怠管理システム以外にも、さまざまな便利ツールがあります。例えば、テレワークに最適化されたワークフロー管理ツール「AppRemo(アップリモ)」を活用すれば、日々の申請・承認のフローを効率化できます。チャット機能も付いており、離れた場所で働く社員同士が距離を感じずにやり取りできる点も魅力です。申請書は従来どおりExcelで作成できるので、社内へも浸透させやすいでしょう。

すでに多くの企業がテレワークを実施しており、さまざまなツールを活用しています。これからテレワークを始める企業の方も、今回ご紹介したような、適切な勤怠管理システムとツールの選択を軸にし、環境整備へのぞんでください。

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