働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワーク勤務がより一般的なものとなりました。テレワークは効率的かつ多様な働き方ができるため、社員や企業にとってメリットをもたらしますが、課題点や準備しておくべきこともあります。
そこでこの記事では、テレワークの基礎知識やメリット、導入前に準備すべきことを解説します。
そもそもテレワークとは？在宅勤務とは何が違うの？
テレワークという言葉をよく見聞きするようになりましたが、そもそもどんな意味なのでしょうか？また、在宅勤務との違いは何なのでしょうか？両者の意味や、在宅勤務以外のテレワークの種類について説明します。
在宅勤務はテレワークの種類の１つ
テレワークとは、勤務先のオフィス以外の場所で、情報通信技術（ICT）を活用しながら仕事をこなす勤務形態のことです。在宅勤務はテレワークの一種であり、自宅に居ながらパソコンやインターネット、電話などを使って働くことを指します。
在宅勤務の中にも、一日中自宅ですべての業務を行う「終日在宅勤務」と、会社での会議や取引先への訪問など自宅以外での業務を含む「部分在宅勤務」があります。
在宅勤務以外のテレワークの種類
テレワークには、在宅勤務以外に「サテライトオフィス勤務」や「モバイルワーク」があります。
サテライトオフィス勤務は、レンタルオフィスやコワーキングスペース、スポットオフィスなど、テレワーク用のスペースで仕事をする働き方です。企業によっては、田舎の民家を改造してオフィスとして提供しているケースもあります。
一方モバイルワークは、特定の場所ではなく、電車などの公共交通機関やカフェ、顧客先などさまざまな場所で仕事をします。ノマドワークと混同しがちですが、フリーランスとして働くことが多いノマドワーカーと違い、モバイルワークは会社に雇用されている従業員が行うものです。雇用型テレワークの一形態として、国や自治体の助成金や補助金の対象となります。
テレワーク勤務を導入するメリット
企業担当者の中には、テレワークを導入することに本当にメリットがあるのだろうか、とお感じの方もいるかもしれません。企業にとって一体どんなメリットがあるのかを紹介します。
社員の業務効率向上
テレワークの場合、通勤や移動が発生しない、または最小限に抑えられるため、時間のロスを減らして肉体的なストレスを軽減できます。オフィス内での人間関係による精神的なストレスが減ると感じる方もいるでしょう。仕事に集中しやすい環境を作れるため、生産性・業務効率の向上が期待されます。
さらに、台風や地震、感染症の流行といった緊急事態が起こった場合でも、在宅勤務や遠隔地でのサテライトオフィス勤務などのテレワークなら、業務を継続しやすくなります。
コスト削減
テレワークを導入することで、社員が出社する日数が減るため、通勤定期代を削減できます。また、オフィスに個々の業務スペースを確保する必要がないため、設備費や水道光熱費なども減るでしょう。一部の社員を完全在宅に切り替えて支社や支店を廃止・縮小すれば、大幅なコストダウンも期待できます。
さらに、テレワークという働き方の選択肢が増えることで、出社が困難な社員でも雇用を継続しやすくなります。その結果、離職を抑え採用や教育にかかるコストも削減できるでしょう。
優秀・多様な人材の確保
テレワークは、オフィスに通勤しなくても仕事ができるため、さまざまな事情で出社が困難になった社員にとっても働きやすい環境です。たとえば、育児や介護などの理由で仕事との両立が難しい人でも、テレワークなら続けられる可能性があります。配偶者の転勤で退職せざるを得ない場合も、テレワークで働き続けるという選択肢も提供できるかもしれません。
働き方の選択肢を増やすことで、経験豊富で実力のある人材の離職を抑えられます。また、多様な働き方を提供し、ワークライフバランスを重視することは、企業イメージアップにも繋がります。優れた人材が集まりやすい条件を整えることになるでしょう。
一方でテレワーク勤務時には「押印業務」などの課題も
前述したように、テレワークには企業にとってさまざまなメリットがありますが、いいことばかりではありません。一般社団法人日本 CFO 協会の調査では、2020年2～3月にテレワークを実施または推奨した人のうち、41％が「テレワーク実施中に出社する必要が発生した」と回答しました。
出社理由は、「紙の書類の処理（請求書・証憑書類・押印手続・印刷）」「会議への参加」「打合せ」「銀行対応」などがあり、現状ではまだ自宅や社外では対応できない業務もあることが示されました。
・「参考サイト」
このような調査結果から、テレワークを実施するにあたり、ペーパーレス化やシステム導入を進める必要があることが分かります。稟議書の押印業務などがテレワークの足かせになっている場合は、働く場所を問わず迅速に申請・承認業務を行えるワークフローシステムを導入しましょう。
テレワーク導入前に準備しておきたいこと
柔軟な働き方を実現できるテレワークですが、通常のオフィス勤務から切り替える際、さまざまな問題が起こる可能性があります。以下に、テレワーク導入前に準備しておきたいことについて取り上げましょう。
テレワーク勤務に必要なものを揃える
テレワーク勤務ではネットワーク環境は言うまでもありませんが、セキュリティ対策、コミュニケーションツールの導入、ワークフローの整備は欠かせません。情報漏洩やマルウエア感染を防ぐため、セキュリティソフトやVPNの利用などの導入を検討できます。Web会議やチャットなどのコミュニケーションツールを活用することも必要です。
また、申請・承認業務はテレワークのネックになりやすいため、自宅や社外でも迅速にこなせるようなワークフローの整備が重要です。いつまでも紙の稟議書を使っていては、テレワークを導入しても結局「ハンコ出社」をせざるを得ません。
そこで、誰にでも使いやすい「AppRemo（アップリモ）」のようなテレワーク向けワークフローツールの導入を検討しましょう。「AppRemo」なら、使い慣れているExcelで申請書を作成できるため、抵抗感なく使えます。自分への通知を一覧で確認できる「My通知メニュー」も作れ、効率よく作業できるのもポイントです。
勤務規則や評価制度の見直し
テレワークをスムーズに導入するためには、勤務規則を改めて見直すことが必要です。テレワークでは、始業・終業時刻、休憩時間、就業時間、業務禁止時間、欠勤や残業の取り扱いといったオフィス勤務ではあまり問題にならなかった点が問題になりがちです。テレワーク、特に在宅勤務では、電気料や通信料、ICT機器などの費用負担をどうするか、という点も決めなければなりません。
また、評価制度の見直しも必要です。テレワークでは、上司が部下の仕事ぶりを直接見て評価できません。不公平感が出ないように、成果に基づく評価など、なるべく客観的な基準へシフトしていくのが望ましいでしょう。
併せて、情報共有の仕方を決めておいて、オフィスワークとテレワークの間の情報格差が無いように気を配ることも大切です。緊急時の連絡手段についても、確実な方法を考えておかなければなりません。
テレワークに関する勤務規則例
テレワークの導入には、勤務規則の見直しも重要だと説明しましたが、何をどの程度変更すべきなのかイメージできない方も多いでしょう。そこで以下に、テレワークに関する勤務規則例を紹介します。
- 勤務時間はフレックスタイム制とする。コアタイムは午前10時から午後3時とする。
- 給与は、原則としてテレワーク勤務でも変更しない。
- 始業・終業時は、電話・メール・勤怠管理ツールのいずれかを用いて報告しなければならない。
- テレワーク勤務対象者は、勤続年数が1年以上であり、自宅で円滑に業務を行える者に限る。
あくまで一例ですが、上記の規則のように、対象者や目的、勤務時間などを明示した勤務規定を作成する必要があります。なお、週1、2日程度のテレワークであれば、勤務規則を大幅に変更しなくても問題はないでしょう。モバイルワークの場合は、外出規定を適用することで対応可能です。
テレワーク勤務の課題は「AppRemo」で解決！
テレワークの導入を考えている一方で、ワークフローの整備に課題を感じている場合は、「AppRemo」がおすすめです。「AppRemo」は、申請・承認機能を中心に構成された、テレワークのためのワークフローシステムです。
申請・承認業務を「見える化」できる上、簡易チャット機能やメール通知機能で、迅速な業務遂行をサポートします。業務管理者やシステム管理者の負担を軽減するよう配慮された設計です。またペーパーレス化になるため、資料持ち出しによる情報漏洩のリスクも減らせるでしょう。
まとめ
テレワークには、企業にとって業務効率の向上やコスト削減、優秀な人材の確保といったメリットがあります。しかしその一方で、紙の書類の処理や打ち合わせなど出社を必要とする業務がある企業も少なくありません。テレワークを導入するにあたっては、勤務規則や評価制度の見直し、セキュリティの確保、ワークフローの整備も必要です。
このような課題を解決するために、経営者や業務管理者やシステム運営者には大きな負担がかかります。スムーズにテレワークを実施する助けとして、テレワークフローシステムの「AppRemo」の導入を検討してはいかがでしょうか。慣れたExcelを使い、コストと負担を抑えながら効率よく業務を進められるでしょう。ペーパーレス化やセキュリティ強化にも繋がります。
「AppRemo」の導入や運用に特別なスキルは必要なく、さまざまな企業の形に対応できます。興味のある方はぜひデモンストレーションをご依頼ください。
