テレワークの導入がさまざまな企業で進む昨今、「失敗せずに、自社へも導入するにはどうしたら…」と不安に感じている担当者の方もいるかもしれません。この記事では、テレワーク化で陥りがちな失敗事例と、テレワーク化を成功させるために欠かせないポイントについて、解説します。ぜひ、テレワーク導入時の参考にしてください。
テレワークの導入率は増加傾向
総務省の「令和元年情報通信白書」によるとテレワークの導入率は、平成29年に「導入している」と答えた企業が13.9％だったのに対して、令和元年には20.2％と増加しています。また「導入を検討している」と回答したのは、平成29年に4.3％で、令和元年には9.4％に倍増しました。
参照サイト：総務省「令和元年通信利用動向調査の結果」
また、国土交通省が令和2年に発表した「テレワーク人口実態調査」では、新型コロナウイルスによる影響で、「テレワークを実施するように企業から指示があった」、「できるだけテレワークするように推奨された」を合わせると67％にのぼり（勤務先にテレワーク等の制度がある場合のみの数字）、働き方改革による推進に加えて、新型コロナウイルスの影響がテレワーク導入を後押ししている様子が伺えます。
参照サイト：国土交通省 都市局「平成３１年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－」
テレワーク導入には課題も
テレワークの導入は進んでいるものの、クリアすべき課題は多く、導入を躊躇する企業が多いのも事実です。ここではそうした企業が、テレワーク導入時に障害と感じている問題を、整理していきます。
まず、労働時間の増加が挙げられます。確かに、従業員が通勤や移動に関する時間は、削減されます。しかし、従業員はそれぞれの自宅などで働くため、仕事とプライベートの線引きがしにくく、結果として長時間労働につながってしまいやすいのです。
また、中小企業にとってはテレワーク用の環境整備にあてる資金が、なかなか捻出できない、という点も、大きな問題になっています。「きちんと資金を投入して環境づくりをせずに、テレワーク化を始めてしまったら、従業員たちはコミュニケーションに支障を来し、結果、業務全体が滞ってしまうのではないか…」という懸念もあります。
さらに、テレワークになった場合、従業員の適正な勤怠管理や人事評価を、どのように行うえばいいのかわからないという問題が、導入の足かせとなっています。
テレワークにありがちな失敗事例
先述のような課題に向き合うことなく、環境整備をおろそかにしてしまうと、テレワークの導入に失敗してしまう可能性があります。そうしたことのないように、ここでは、実際に起こりがちな失敗事例をご紹介しましょう。
出社しないといけないタスクが発生
まず多いのは、社内での承認手続きがテレワークに対応できていない、という問題です。従業員がテレワークを行っていても、その遂行に必要な承認を、いちいちオフィスへ出勤せねばなりません。もちろん、判子を押す側の上司や担当者も同様に、出勤の必要が生じてしまいます。ほかにも、電子化されていない紙の書類をそろえる必要がある、などの理由で、従業員がわざわざ出社せざるを得ないケースもあります。こうした状態が続くと、テレワークの意義がなくなってしまいかねません。
仕事モードになりにくい
テレワーク中の従業員は、ほとんど自宅で仕事することになります。そのため、モチベーションを各自が自分で保つ工夫なども必要になってくるため、従業員によっては、集中力が持続しない可能性もあります。
また、家族が生活している中で仕事をしなければならず、プライベートとの切り換えが難しい面もあります。これらを企業がどうサポートしていくのかも、テレワークの課題として残っています。
正確な労働時間が判断できない
オフィスで働く際は、出勤・退勤時間を目に見えるかたちで管理することが可能でした。しかし、テレワークになるといつから仕事を始めて、何時に仕事を終えたかが分かりにくくなります。
自己申告制を導入したとしても、個人のタイミングで報告することになり、従業員によっては働き過ぎていた、あるいは申告ほど勤務していなかった、などの事態を引き起こすことがあります。
テレワークを成功させるためのポイントとは
テレワークの課題を解決しつつ、その導入を円滑に進めていくためには、押さえるべき大切なポイントがいくつかあります。ここでは大きく3つに分けて、そのポイントを解説しましょう。
現状分析や目的の整理
まず前提として、テレワーク導入以前に重要なことは、「どうしてテレワークを導入したいのか」、「どの業務がテレワーク可能か」、そして「テレワーク化で実現させたい目的は何か」ということを、自社の現状と並行して、あらかじめ整理することです。
「なぜ」「どの分野に」テレワークを導入し、それによって「どうしたいのか」が固まってから、実際の導入に必要なツールの選定や、新たなルールの策定を進めていきましょう。
コミュニケーション対策
業務のテレワーク化を成功させる上で最も重要となるのが、従業員たちの活発なコミュニケーションを促す仕組みを、企業側がきちんと整えることです。社内コミュニケーションの量と質が低下してしまえば、テレワークによる生産性向上や業務効率化など望めません。
テレワークでも、活気のある社内コミュニケーションを維持するには、仕事の進捗の報告から、ちょっとした申し送りまで、従業員たちが密に連絡し合える環境を整える必要があります。昨今、その環境づくりを支援するための、さまざまなコミュニケーションツール、例えば「テキストチャットツール」や「Web会議ツール」などが、登場していますので、それらの導入も検討してみましょう。
ICTツール・ワークフローシステムの導入
従来のオフィスで行っていた業務をそのまま、従業員たちがテレワークで実行できる体制の構築。これが、テレワークの理想像でしょう。
この理想を企業が実現していくには、例えば前述のコミュニケーションツールに加え、従業員それぞれの勤務時間を確認・調整できる勤怠管理ツールや、ワークフローの管理システムなどを、取捨選択しつつ導入することが必要となるでしょう。
特に、業務の申請・承認フローを遠隔で遂行できる環境構築は、どんな企業にとっても重要な課題です。上の失敗事例でも述べたような、従業員の無駄な出社をなくすことで、テレワークのメリットを最大化できるように努めましょう。
株式会社システムエグゼは、テレワークに最適化したワークフローを実現してくれるシステム「AppRemo（アップリモ）」を提供しています。どんな場所からも、申請書がアップロードでき、またそれに承認を与えることが可能です。申請書のフォーマットにExcelも利用できるため、これまでの業務に自然と導入しやすく、誰にでも扱いやすいのが特徴です。
さらにチャット機能なども完備しているため、当事者間で、申請から承認までに問題や疑問が生じたら、すぐに必要な情報交換が可能です。そうしたコミュニケーションを活発に取ることで、申請・承認フローの停滞が可能な限り防止されます。テレワークを成功に導くためには、こうした利便性の高いワークフローツールの導入が欠かせません。
もっと読む：テレワークとは？意味・働き方・導入方法・注意点などを簡単に解説
まとめ
今日、多種多様な企業でテレワークの導入が推し進められています。一方で、環境が整っていないことから、押印やサインのためだけに出社しなければならない、自宅での業務に集中できない、勤務時間が把握しにくい、などの問題を解決できず、テレワーク化に失敗してしまう企業もあります。
テレワーク導入を成功させるには、目的意識をしっかりと設定した上で、テレワークが円滑に進むよう、さまざまな種類のツールを適切に取り入れることが、重要となります。それら便利ツールの1つであるAppRemoは、申請・承認がリモートで可能になる、ワークフローツールです。チャットはもちろん、スケジュールや従業員名簿などの作成機能も備えており、テレワークフローをあらゆる角度からサポートします。テレワークの導入と同時に、AppRemoの活用についても、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
