どんなことに注意しながら、これからのテレワーク導入を準備したらよいのか、気になっている企業担当者も多いことでしょう。本記事では、これからテレワーク化を進めようとする企業に向けて、「そもそもテレワークとは何か」という基本事項から、そのメリットと注意点まで、詳しく解説します。
テレワークとは
テレワークとは、「離れた場所」の意味を持つ「tele」（テレ）を、「work」（ワーク）に合わせて造られた言葉です。情報通信技術「ICT = Information and Communication Technology」を活用しながら、自宅など企業のオフィス以外で働いたり、従来の勤務時間にとらわれずに働いたりする、柔軟な働き方を指します。
近年では、子育てや介護世代を含めた多様な人材の活躍を目指すために働き方改革が推進されていることや、新型コロナウイルスの流行によって、テレワークを導入する企業も増えているのです。
テレワークの種類
一口に「テレワーク」と言っても、その種類は勤務形態により、いくつかに分類できます。ここでは代表的な3つの形態、「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイル勤務」について解説しましょう。
在宅勤務とは、オフィスに出社せず、主に自宅で仕事を行う勤務形態です。会社にいるメンバーとはメールやWeb会議システム、電話などのICTを活用してコミュニケーションを取ります。
サテライトオフィス勤務はレンタルスペースやコワーキングスペースといった、勤務先以外のスペースで仕事をすることです。
モバイル勤務は電車や飛行機、飲食店、顧客先など、特定のオフィスやスペースではなく、さまざまな場所で、パソコンや携帯電話を使って仕事可能な状態を整えつつ働く、勤務形態を指します。
テレワーク導入で得られるメリット
ここからは、テレワークを導入することで、企業と社員が共に得られるメリットについて解説します。
生産性・業務効率の向上
テレワークを導入することで、通勤や移動が発生せず、肉体的・精神的ストレスが緩和されるでしょう。満員電車に乗ることでストレスや疲労を感じてしまう人も多くいますが、そのような負担なく仕事に集中できます。
また、オフィス勤務の場合、打ち合わせや、顧客からの問い合わせ連絡などがあると、作業を途中でストップせざるを得ません。しかしテレワークでは、そのようなことで作業を中断する必要がなく、自分のペースで仕事に取り組めるでしょう。社員それぞれが、ストレスを軽減しながら、集中して仕事に取り組めるので、企業全体の生産性や業務効率を高められるのです。
コスト削減
在宅勤務にすることで、企業側は社員の通勤定期代の削減が可能です。社員数が多ければ多いほど、通勤定期代の支払いも多くなってしまいます。社員側も、通勤時間をカットでき、その分の時間をさらに業務に使えるほか、プライベートタイムとしても活用できます。
さらに、資料や書類を電子化することで、保管スペースや印刷コストの軽減にもつながります。電子化した資料を社外からアクセス可能にすれば、もちろん郵送費をカットできますし、やりとりもスムーズに進められるでしょう。
人材不足の解消
在宅勤務なら、通勤が困難な人も、社員として働きやすくなります。仕事をしたくても子育てや介護があると、なかなか家を出られない、身体の負担が大きい、といった理由で両立をあきらめていた人も、多くいます。
しかし、在宅勤務の場合は出社せずに家で仕事ができるので、子育てや介護などと両立しやすくなります。
企業側は、これまで能力があっても、仕事としてそれを活かせなかった人を、積極的に採用することができます。さらに、こうしたテレワーク活用によって、社会全体での理想的なワークライフバランスの実現に貢献している企業である、と認知されれば、より優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。
テレワークを導入する際の注意点
多くのメリットがあるテレワークですが、デメリットもあります。ここからは、テレワークを導入する際のデメリットを、「企業」「従業員」「人事管理担当者」の3つの立場ごとに、整理します。
企業側の注意点
企業側の注意点としては、業務管理、セキュリティ対策、費用負担や従業員の健康管理などが挙げられます。
テレワークでは、社員がお互いに顔を合わせる機会が少ないため、個人の業務の進捗状況や問題点を、チーム全体で把握しにくい側面があるのです。また、社員のセキュリティ意識が低い場合、業務に関係ないソフトをインストールしたり、カフェや駅で仕事をする際に暗号化されていない無線LANを利用したりすることで、情報漏えいのリスクが高まる恐れがあります。
ほかにも、テレワークに必要な機器や通信にかかる費用を負担しなければいけない点や、過重労働をチェックする必要がある点など、健康管理にも気を配ることが求められます。
従業員側の注意点
従業員側の主な注意点としては、仕事とプライベートの線引きが難しくなること、それによって"働き過ぎ"を招くこと、などが挙げられます。
自宅で仕事ができるので、出社する場合と比べ、仕事とプライベートが分けにくくなるでしょう。また、仕事が業務時間中に終わらない場合、勤務時間外や休日にその分の作業をしようと考える人も出るため、結果的に身体的・精神的な負担が大きくなり、不調をきたす可能性もあるのです。
人事管理面での注意点
人事管理面での注意点としては、評価体制やコミュニケーション問題への対応などが挙げられます。
テレワークでは、結果に対するプロセスを評価することが難しいため、どうしても結果主義になりがちです。そのため、努力したものの結果を思うように出せなかった社員が、企業側からの評価に納得できなくなる、というケースが起きるかもしれません。
また社員たちの間で、コミュニケーションが取りづらくなることで、必要な情報共有が難しくなる恐れや、それぞれの社員の状態を、上司が理解しにくくなる可能性もあります。
テレワーク導入時に準備したい点
ここからは、テレワークを導入する際に準備しておくべき点を解説します。
テレワークのルールを決める
テレワークの導入をスムーズに行うために、まずは「テレワークで適切に可能な業務」と「テレワークでは困難な業務」とを分けて、自社の現状を把握することが大切です。その上で、始業時間や業務禁止時間を設定するなど、就業規則をどうするかを考えましょう。
また、機器や通信料のコストについて、どれくらいかかるのか、企業側で負担する場合はその精算をどのように行うのかを検討して、テレワーク環境を整備することが大切です。
テレワークに必要なものを揃える
テレワークを導入するためには、必須となるパソコンやネットワーク環境、コミュニケーションツールをそろえるだけでなく、セキュリティ面の強化や、ワークフローツールの整備も重要です。
特に、申請や承認作業に関しては、従来のように直接承認印をもらうやり方を継続すると、テレワークをしているにもかかわらず、上司の印をもらうためだけに出社しなくてはいけません。
上司が出社しているタイミングを計らなくてはいけないため、申請から承認までの時間もかかってしまいます。その分の交通費を支給する企業にとってもコストの負担がかかるでしょう。
そこで、ワークフローシステムを活用して、リモートで申請・承認ができるようにすれば、より業務効率を高められます。
テレワークフローシステムの「AppRemo」（アップリモ）は、申請や承認業務の「見える化」を実現するだけでなく、「簡易チャット機能」で社内の承認フローをサポートします。この機能を使えば、上司や担当者は申請を差し戻すことなく申請者に不明点を確認できるので、より業務を迅速に行うことが可能です。
関連記事：テレワークとは？意味・働き方・導入方法・注意点などを簡単に解説
まとめ
テレワークの導入により、生産性と業務効率の向上やコスト削減、人材不足の解消が期待できます。一方で、社員の業務管理やセキュリティ対策など、課題もあります。就業規則を事前に検討したり、テレワークでも業務がスムーズに進むような環境整備を行ったりすることが大切です。
より効率的に業務を進めるためにも、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。「AppRemo（アップリモ）」を利用すれば、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からでも、申請や承認業務が遂行できるので、仕事場所にとらわれず、スピーディーなやりとりができます。
承認依頼や差し戻し時の通知をはじめ、リマインド通知メールや、督促通知メールも活用することで、申請の滞留防止が期待できるでしょう。また、自動で申請書をデータベース化してくれるため、よりスムーズな書類管理が可能となります。ぜひ導入を検討してみてください。
