ワークフローを使った経費精算の利点(Vol.17)

 2020.11.02  株式会社システムエグゼ

企業が生産活動をする中で様々な経費がかかっているのをご存知ですか?出張のため飛行機に乗った、新人が入社したのでパソコンを購入した、リモートワークに対応するためのシステムを導入した、など、多岐に渡ります。

そしてコロナ禍の中でも出社しなければならなかった理由の1つに、「領収書を添付して押印した経費精算書を提出しなければならなかったから」という人がいました。

政府が進める働き方改革、そしてコロナのような不測の事態から社員を守るための経費精算処理について考えてみました。

「経費とは何?」経費精算の流れ

まず「経費」とは何でしょう?調べてみると概ね「事業を行うために使用した費用」といった趣旨の説明が出てきます。つまりは事業活動において必要となった費用のことで、「事業を行うために必要」であれば様々な経費が存在します。

私が所属している会社でも、近接交通費、出張旅費、事務備品購入費、ITサービス購入費、採用費、会議費などなど、ものすごい種類がありました。しかし経費精算の流れは大きく2つの流れに分かれていました。1つは一旦申請者が立て替え払いしておき、後で会社から申請者の口座に振り込んでもらう場合。もう1つは経費についての請求書を受け取り、会社が振り込みなどで対応してくれる場合です。細かに見れば他にもコーポレートカードによる支払いや銀行引き落としによる支払いなどがありますが、多くは上記2つのやり方ではないでしょうか。

そしてどの場合であっても、申請者が経費の支払いが必要なアクションを実行した後で、実際にかかった経費を会社に申請するという大きな流れに変わりはありません。

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ワークフローを活用した経費精算とは?

事業活動で必要な経費とその精算の流れを説明しましたが、実際にワークフローシステムを使った経費精算というのはどうやって行うのかについても触れておきます。

説明と言っても難しいことは何もありません。導入しているワークフローシステムの方式に則って、精算フォーム・フォーマットを作成し、経費を使用した人がそれを証明する書類と共に提出してもらうという流れです。証明する書類とは、ほとんどの場合は領収書であり、以前は基本的に正規の領収書のほとんどが「紙」であったため、経費精算する場合も「紙」で提出する必要がありました。

しかし現在では領収書をPDFファイル等の形式にしてメール等で送ってくれるサービス事業者もあるのですが、経費精算が紙で行われているとこのPDFファイルを印刷し、貼付して提出なんてこともあるのではないでしょうか。せっかく電子ファイルで受領したのであれば、そのままワークフローシステムに添付して精算したいですよね。

一方でワークフローシステムを利用している場合、電子ファイルで領収書を取得できたのであれば、それを添付ファイルとして経費精算の申請を行うことで完結出来ます。これならテレワークのような環境下でも無理な出社をすることなく精算が出来ますね。

経費精算における課題

ここまで経費精算の流れと、それをワークフローシステムでの実現方法を説明してきましたが、実はこのままだと経費精算の流れの中で大切な「その経費はなぜ使われたのか」という難しいという問題に直面します。

最初に述べた通り、企業の中では様々な理由で経費を使用します。通勤費のような定常的、かつ客観的に見て必要と思われるものもあれば、一見すると「なんでそんなものが必要なんだ?」というものや、非常に高額な経費などがあり、領収書を付けた精算の申請だけを見てそれが妥当な経費なのかどうかを判断することは非常に困難だと思います。

そんな時こそワークフローで経費精算をすることの利点を最大限に活かしてほしいと思います。ワークフローは単純な経費精算をするだけのシステムではなく、その他の多くの申請業務も統合されています。その中には「稟議申請」も含むことが出来ます。そこで、ワークフローの稟議申請と経費精算の申請を関連付けします。そうすると経費精算時にどの稟議に対する経費であるかが一目瞭然になります。また稟議毎の経費精算の状況も集計しやすくなります。

ワークフローを使った経費精算の利点 まとめ

このように、単純な経費精算システムを使うのではなく、ワークフローシステムでの経費精算を行うことは、その経費に関連した様々な申請と結びつくことで、精算される経費が一体何の目的で使用されたのか、誰の決裁で使用されたのかなど経費の分類・分析を容易にし、企業内のキャッシュフローの改善に役立てることが出来ます。

世の中には特定経費の精算に特化したものなど、精算業務の効率化に着目したサービスも多くあります。そのようなサービスは特定業務に特化したUIであるため、該当の業務のみに着目すれば高い効率性を得られます。しかしそれは特定業務のみに着目した場合の話であり、全体で考えた場合には特定業務だけの効率化が全体の非効率化を生みだしかねません。ですので、まずはワークフローシステムによる精算のように、全体効率化を実施した上で、なお特定業務における負荷が顕著である場合に、更に特定業務向けのパッケージやサービスを利用されると良いのではないでしょうか。

社内業務の全体効率化のためにワークフローシステムを検討する際には、
是非、弊社AppRemoをご検討ください。

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