働き方改革を目指す企業必見!テレワーク導入までの手順を解説

 2020.11.02  株式会社システムエグゼ

働き方改革の推進や新型コロナウィルスの影響により、テレワーク導入の流れに拍車がかかっています。この流れに乗って、テレワークの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、実際のテレワーク導入プロセスをどなたでも明確にイメージできるよう、その導入手順を詳しく解説します。

テレワークの導入状況

総務省発表の「情報通信白書」には、2018年時点で、企業のテレワーク導入率は19.1%と記録されています。しかし新型コロナウィルスの流行により、感染防止策としてテレワークを導入する企業が急激に増えています。東京都の調査では、テレワークを導入している都内の企業は、2020年3月には24.0%、4月には62.7%と急増しています。

・「参考サイト①
・「参考サイト②

企業がテレワークを導入する目的とは

総務省が企業を対象に実施した調査によると、テレワークの導入目的で最も多いのは「定型的業務の生産性向上」です。次に「勤務者の移動時間の短縮」、「通勤困難者への対応」と続きます。場所を問わず行える業務をリモートで行うことで、通勤による従業員の負担を軽減しつつ、企業全体の業務を効率化すること。これが、テレワーク導入の基本的な目標として、企業間に認識されていることがわかります。

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テレワーク導入への課題

確かに、テレワークの導入に成功すれば、従業員の通勤をなくし、オフィススペースを縮小することで、コスト削減できることをはじめ、さまざまなメリットがあります。しかしそうした成功を導くためには、いくつか解決すべき課題があります。

まずは、自社の中に「テレワークに適した業務が見つからない」という課題です。メーカーの製造ラインをはじめ、現場でしか行えない業種も数多いことは事実です。その上で、テレワークを導入する部門と、導入できない部門とを、自社内で区別すること自体はできるでしょう。しかし今度は、そうした区別を行うことによって、それぞれの部門にいる従業員の間に、不公平感が生まれてしまうのではないか、という不安から、企業がテレワーク導入に踏み切れない場合もあります。

次に「セキュリティ」面での課題です。昨今は安全性の高いクラウドサービスが増えているとはいえ、オフィスで行っていた業務を、場所を問わないテレワークで行うようになれば、情報漏えいのリスクが増すこと自体は避けられません。テレワーク化に適合する、コンピューターの買い替えやインターネット契約の変更などを行い、自社のセキュリティを強化するのであれば、当然、初期費用も高くなります。

そしてそもそも、「テレワーク導入のメリットが明確にはわからない」という課題もあります。コミュニケーションが従業員間で取りづらくなるなどのデメリットは認識できても、そのデメリットと比較すべきメリットが、具体的に何なのか不明確なままでは、テレワーク導入の検討が進みません。まずは、自社の状況にかんがみて、テレワークのメリット・デメリットを整理する必要があります。

テレワーク導入までのプロセス

それでは、前の項目で挙げた課題への対策を踏まえながら、テレワーク導入までの実際のプロセスを見ていきましょう。

1. 導入の検討・経営判断・基本方針の決定

まず重要なのは、テレワーク導入の「目的」を明確にすることです。ポイントは、テレワーク導入自体ではなく、その導入によって可能にしたいことを目的とすることです。例えば、促したい生産性の向上率や、開拓した新たな人材確保の方法、削減したいコストの種類と金額、などです。これらを設定してから、その目的に沿ったテレワークのプランを模索し、導入を検討しましょう。

テレワーク改善手順ガイド
AppRemoイラストで易しく解説ガイド ~テレワークと申請・承認業務の理想形とは~

また、リモート作業の当事者たちだけでいくら頑張っても、テレワーク化を企業全体の効果化につなげるのは困難です。それにはトップマネジメントのコミットメントが欠かせませんし、そのリーダーシップによって、社内のテレワーク環境の適切な構築と運用を牽引してもらう必要があります。テレワーク導入に際しては、経営陣にも、導入の理解をしっかりと深めてもらう機会を持ちましょう。

2. 現状把握

テレワーク導入の目的が明確になったら、次は「現状把握」です。自社の目的に沿った導入達成に対して、現在の自社はどのくらい準備できているのか。その現状をスタートラインとして正確に理解しなければ、導入プロセスを具体的に決定することはできません。

特に確認すべきポイントは、自社の「ICT(情報通信技術)」環境や勤怠管理制度、そして人事評価制度が、テレワークに対応できるものになっているのか、ということです。

ICT環境の整備は、従業員と企業を結ぶテレワーク環境そのものに直結します。また企業がどのくらいスムーズに、自社の業務実態を正確に把握したり、他社と連携を取ったり、顧客へ対応したりできるのかも、ICT環境が左右します。

勤怠管理制度は、テレワーク中の従業員の勤務状態を、企業側がどのくらい正確に把握できるのか、という点に直結しています。「オフィス外で働く従業員の出勤・退勤について、どのような基準や方法で打刻するのか」という企業運営の基礎的な問題を、上記のICT環境と合わせて再考する必要があるでしょう。

人事評価は、テレワーク中の従業員への評価基準をどれくらい明確に決定できているのか、という点に直結する制度です。テレワークでは、従業員が特定の成果を上げるために、どんな働きをしたのかを、企業側で厳密に認識することが困難です。だからといって、成果物のみを評価基準に設定してしまっては、従業員たちとの関係悪化につながります。上記のICT環境と勤怠管理制度との整備によって、個々の従業員の勤務状態をきちんと確認しながら評価を決定できる制度を整え、社内全体でしっかりと共有しておくことが重要です。

3. プロジェクトチームの設置

導入目的と、自社の現状とを明確化したら、いよいよテレワーク導入の準備体制を整備します。つまり、「プロジェクトチーム」の設置です。テレワーク導入は基本的に、企業全体に関わる大がかりなものなので、それに特化したプロジェクトチームを組成し慎重に進めましょう。上記のICT環境、勤怠管理、人事評価などを、適切に整備できるテレワーク導入を成功させることを目標に、それに必要な知識や実績のある人員でプロジェクトチームを編成することが肝心です。

またこのプロジェクトチームが中心となり、社内にテレワーク化を定着させるための社員教育や研修を、実施していくとより効果的です。そしてテレワーク導入後も軌道に乗り、目的の達成に向かうまでは、引き続きこのプロジェクトチームでサポートしましょう。

4. テレワークに関するルール作り

もちろんテレワーク導入は、プロジェクトチームだけが奮闘してもうまく浸透しません。現場で働く従業員に理解・実行してもらう必要があります。これを効率的に実施するに、まずはプロジェクトチームで、テレワークに関するルールを作成しましょう。

例えば、自社で許可するテレワーク形態を明確にし、社内で提示します。在宅勤務のみを許可するのか、モバイルワークも条件付きで許可するのか、サテライトオフィスの利用を推奨するのか、といった基準を提示することが重要です。また、日々運用する勤怠管理や評価制度についてもルールを設け、それに則って正しく勤務できるように、社員教育や研修を行います。必要に応じて就業規則も変更、本則やテレワーク勤務規程として、ルールを明文化しておきましょう。

5. ICT(情報通信技術)を活用した環境の整備

テレワークを本格的に運用していくうえで、ICTの活用は欠かせません。適切なICT環境を整えれば、コミュニケーションの効率化をはじめ、テレワークのメリットを最大化することができます。

具体的には、仮想デスクトップを使用することで、リモートでの社内ネットワークへのアクセスを可能にすることや、チャットなどのコミュニケーションツールの導入、そしてWeb会議システムの構築などです。また、テレワーク向けのワークフローシステムまで活用すれば、リモートでの申請や承認業務を「見える化」できます。さらにチャット機能も付いているシステムであれば、適時、当事者同士で必要なやり取りを交わしつつ、承認作業を進めることも可能です。このように、テレワーク化をより効率化する、多種多様な便利ツールがあります。時間があれば、テスト導入なども実施しながら、自社に合ったものの導入を検討しましょう。

6. セキュリティ対策の実施

ICT環境の整備と同時に、セキュリティ対策も必須です。テレワーク環境では一般的に、他社の提供するクラウドシステムを使用し、自社内の情報を管理します。そのため、社内で情報管理が完結していたときよりも、情報漏えいリスクが増します。必要に応じてウイルス対策ソフトウェアやファイヤーウォールを導入し、万全なセキュリティ対策を取る必要があります。

また、先述のルール作りで、社内ネットワークへアクセスする際の従業員の条件や、重要ファイルの取り扱い方法、接続機器を紛失した場合の対応なども明記しておくことで、セキュリティ対策につながります。

7. 試験導入

いきなり全部署を、本格的なテレワークへ切り替えるのでは、やはり導入失敗のリスクが増えます。そこで初めは試験導入として、短期間・少人数でスタートするのがおすすめです。試験導入することにより、課題を早めに検知できます。一般的には、半年から1年の間、試験期間を設けることが多いようです。試験期間が終了したら、マネージャーやテレワークを行ったメンバーのヒアリングを行い、導入時の課題を抽出し、解決策を議論しましょう。

8. 本格導入

試験導入で顕在化した課題をチェックし、最初に定めたテレワーク導入の目的を達成できるよう、仕組み・制度のブラッシュアップを行います。その後、本格導入を行いましょう。

もちろん、本格導入して終わりではなく、ここで始めて顕在化する課題もあることでしょう。導入後も効果の測定や関係者へのヒアリングを行いながら、随時、環境や仕組みの改善を続けましょう。

まとめ

2020年のコロナ禍で、テレワークを導入する企業が急激に増えています。安定的で迅速なテレワーク導入方法について、思案を重ねている企業担当者の方も多いのではないでしょうか。確かに、テレワークの本格導入までの道のりは、導入目的の設定から体制や環境の整備など、多岐にわたるプロセスを経る必要があり、簡単ではありません。そのため本記事でまとめたステップを参考に、自社の現状をしっかり見極めながら、テレワークのメリットを活せる環境づくりを一歩一歩進めていきましょう。

テレワーク導入をスマートに支えてくれるツールに、「AppRemo(アップリモ)」があります。申請・承認プロセスを可視化しながら、リモートで完結させることができるツールです。承認履歴などもシステム上に残るので、必要に応じて参照し返せば、当事者間でのトラブルを未然に防ぐことにつながります。

しかもAppRemoでは、多くの企業が利用しているExcelを利用でき、かつ直感的な操作画面を備えているので、今までの業務の中に無理なく導入できます。テレワークを推進していく際には、ぜひチェックしてみてください。

・「参考サイト

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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