厚生労働省の「テレワーク労務管理ガイドライン」と助成金について

 2020.10.30  株式会社システムエグゼ

テレワークの導入が進む現在、企業は新たな課題に直面しています。従業員との物理的な距離があるため、労務管理の難しさを感じている企業も多いことでしょう。そこで当記事では、厚生労働省の「テレワーク労務管理ガイドライン」を参考に、テレワークの問題点や推奨される労務管理、テレワークを実現するための助成金などについて解説します。

テレワークの定義

「テレワーク」とは、情報通信技術(ICT)を活用した、時間や場所を有効活用できる、柔軟な働き方の総称です。テレワークには以下の3つのスタイルがあり、それぞれ勤務地やメリットが異なります。

○在宅勤務

その名の通り、自宅を勤務地とするスタイルです。1週間丸ごと在宅勤務とする場合もありますが、週に1~3回ほどオフィスに出勤するパターンもあります。またオフィス勤務を基本として、特定の日だけを、在宅勤務とするスタイルを選択する方もいます。子育てや介護をしている従業員にとっても、メリットの大きい勤務形態です。

○モバイルワーク

ノートパソコンや携帯電話を活用することで、交通機関での移動中や顧客先、カフェ、出張先のホテルなどで、場所を定めずに働くスタイルです。営業職のように、外出が多い職種に適しています。外出中でも、社内で共有すべき情報をチェックでき、その日の業務の申請や勤怠報告などもモバイルで行えます。

○サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務)

本社や営業所、支社とは別に設置された部分共用オフィスで働くスタイルです。自宅の近くにサテライトオフィスがあれば、会社に行くよりも通勤が楽になります。本社や支社と比べると、設備は最低限ですが、自宅よりは環境が整っているため、快適に働けるメリットがあります。

会社単位の専用スペースが設けられている場合と、シェアオフィスやコワーキングスペースで一部だけを借りて利用する場合があります。

労務管理とは?

「労務管理」とは、業務のパフォーマンスを最大限に発揮するために、労働条件や労働環境、福利厚生などを整備・管理する仕事のことです。

テレワークでも、これまで通り、労働基準法に基づいた労務管理を行います。ただ、従来のオフィスワークとは勝手が大きく異なるため、導入当初は、管理担当者の負担となる課題も、少なくありません。しかし、専用のアプリやシステムを利用すれば、テレワークにおける適正な労務管理をスムーズに遂行できます。

労働基準関係法令におけるテレワークの労務管理

テレワークであっても、各従業員の労働時間を適正に把握することが、企業には求められます。特に、労働基準関係法令に違反しないよう、注意しなければなりません。ここでは、テレワークにおける労務管理のポイントをご紹介します。

労働時間を適正に把握するためのポイント

労務管理では、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(平成29年1月20日策定)」に基づき、適切に労働時間の管理を行うことが求められます。

・参考サイト:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html

労働時間を把握するための主な方法としては、「上司などの管理者側の現認」「タイムカード・ICカード・パソコンなどによる客観的な記録で確認」などが一般的です。

テレワークでは上司が目視で、部下の出社・退社時間を確認できません。そのため、従業員からの自己申告制を取る場合もあります。その場合は、自己申告制の運用ガイドラインや、適正な労働時間について、従業員へきちんと説明する必要があります。そして企業は、従業員から申請された労働時間と、従業員のパソコンの使用時間などから算出した、実際の業務時間との間で、齟齬がないかをチェックすることも、大切です。

テレワーク特有の課題について

テレワーク特有の課題で難しいのが、休憩時間や中抜け時間の把握です。休憩時間は、たとえ在宅勤務であっても、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、労働時間が8時間を超える場合は60分以上与えなければいけません。

テレワーク改善手順ガイド
AppRemoイラストで易しく解説ガイド ~テレワークと申請・承認業務の理想形とは~

在宅業務での中抜け時間は、家の用事などで頻繁に起こりやすいものです。この時間を、企業側が細かく把握することは困難なため、「休憩時間」や「時間単位の有給休暇」として扱うなどの対応が必要です。

フレックスタイム制

「フレックスタイム制」とは、1週間の労働時間が法定労働時間を超えない範囲内において、働く時間を従業員自身で決められる制度です。従来の定時制とは違い、公私のバランスを取りながら効率的に働けるため、状況に応じた、柔軟性のある働き方として注目を集めています。

この制度では一見、会社による始終業時間・休憩時間などの細かなチェックが不要、と思われがちです。しかし、従業員の裁量に任せる分、働きすぎや怠けすぎ、などの問題が発生する恐れもあります。そのためやはり、企業側は適切に、従業員の労働時間を把握しておく必要があります。

適切な労務管理のためには長時間労働対策も重要

テレワークをしていると、時間外労働や生活サイクルの乱れなどから、従業員が健康を損なう場合もあります。在宅でもきちんと公私の時間を分けるために、「テレワーク労務管理ガイドライン」で推奨されている方法を見ていきましょう。

・参考サイト:https://www.mhlw.go.jp/content/000553510.pdf

1. メール送付の抑制

長時間労働対策の1つとして、メール送付の抑制が推奨されています。上司などから時間外、または休日や深夜にメールを送付することは、可能な限り自粛すべきでしょう。従業員は勤務時間外でも、上司からメールが来れば、ついつい気になって仕事をしてしまいがちです。そして、それが長時間労働につながってしまいます。

2. システムへのアクセス制限

また、会社のシステムへのアクセス時間について、制限を設けるのもよいでしょう。深夜や休日にはアクセスできないよう、システム管理者が設定することで、長時間労働を未然に防ぐことができます。

3. 時間外・休日・深夜労働の原則禁止

業務効率化やワークライフバランスの実現の観点から、テレワークの制度を導入していることを考えても、時間外・休日・深夜労働は、原則禁止とするのがベストです。

テレワークにおいても、従業員の法定労働時間を超える場合には、企業側には「36協定」の締結や、割増賃金の支払いが必要となります。その点もきちんと念頭に置きつつ、公正な労務管理を行わなければなりません。

4. 労働者への注意喚起

働く側にとって、テレワーク中は時間の感覚を見失いがちです。さほど意識しないうちに、時間外労働をしている場合もあります。

上司には、労働時間の記録や勤怠管理システムなどで、部下の状態をチェックし、必要なら注意喚起することが求められます。そうした警告を自動で出してくれる機能を持った、労務管理システムもありますので、必要に応じて、利用を検討しましょう。そして、企業側と従業員側で共に、時間外労働を招く原因を調査し、対処法を考える機会を持つことも有効です。

厚労省が実施しているテレワーク助成金

厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」では、テレワークを推進したい中小企業をバックアップしています。その内容について見ていきましょう。

・参考サイト:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/telework_10026.html

○概要

従業員の生活と健康に配慮しながら、働く環境を改善し、テレワークに取り組む全国の中小企業の事業主へと助成しています。

支給対象となる取り組みは、テレワーク用のシンクライアント端末(パソコンなど)の導入や、労使協定・就業規則の作成・変更、労務管理担当者のための研修、労働者に対する研修・周知・啓発・外部専門家によるコンサルティングとなっています。

○助成対象

条件として、労働災害補償保険の適用事業主であることがまず挙げられます。

また、以下の条件に該当し、テレワークを新規導入する事業主、あるいはテレワークを継続して行っている事業主であることも必須です。試行的であっても対象となります。

  • 飲食店を含む小売業…資本または出資額が5,000万円以下、または常時雇用する従業員が50人以下
  • サービス業…資本または出資額が5,000万円以下、または常時雇用する従業員が100人以下
  • 卸売業…資本または出資額が1億円以下、または常時雇用する従業員が100人以下
  • その他の業種…資本または出資額が3億円以下、または常時雇用する従業員が300人以下

○対象経費

取り組みのためにかかった経費(会議費・備品費・機械装置等購入費・謝金・旅費・借損料・雑役務費・印刷製本費・委託費)について、助成金が支給されます。成果目標が達成できたかどうかによって、助成額は変わります。

○助成額

「経費の合計額×補助率」が支給されます。成果目標を達成した場合の補助率は3/4、未達成の場合は1/2です。

ただし上限額が設定されていて、以下の上限額(いずれか低いほうを採用)を超えた場合には、上限額がそのまま助成額となります。

  • 成果目標を達成した場合…1人当たり40万円、または1企業当たり300万円
  • 成果目標が未達成の場合…1人当たり20万円、または1企業当たり200万円

例えば、従業員150人の企業が成果目標を達成し、取り組みにかかった経費を410万円と仮定した場合、以下のように考えます。

  • 経費から割り出した金額…410万円×3/4=307.5万円
  • 人数の上限額から割り出した金額…150人×40万円=600万円
  • 1企業当たりの上限額…300万円

結果、上限額を超えてしまっているので、助成されるのは、上限額300万円となります。

まとめ

テレワークは従業員の通勤を省略でき、かつ、ワークライフバランスも実現しやすい、新たな働き方です。その一方で、公私の区別がつけにくいことから、時間外労働などの問題も表面化してきています。

厚生労働省でも、こうした問題に対応すべく、労務管理において労働時間を適正に把握するよう促したり、時間外労働の予防策などを紹介したりしています。また厚生労働省では、テレワークを実現するための費用について、中小企業に助成金も出しています。これらのガイドラインによく目を通し、自社の業務改善に活かしましょう。

なお、テレワーク業務を円滑に行うために、数々のシステムが開発されています。中でも株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステム「AppRemo」(アップリモ)は、申請・承認業務を「見える化」し、業務効率化をサポートしてくれます。申請には使い慣れたExcelを利用できるので、導入時・操作時に戸惑うこともありません。さらに、Excel申請書に、そこに記載されているデータを自動で取り込み、システム内のデータベースに格納できるため、作業者の負担軽減にもつながります。

こうした専用のシステムを導入・活用することも、業務改善や労働時間の削減に大きく役立つでしょう。

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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