事務職はテレワーク向き?【職種別】テレワーク導入の相性をチェック

 2020.11.09  株式会社システムエグゼ

テレワークの導入するにあたり、職種によって向き不向きがあることにお気づきの担当者も多いでしょう。たとえば、一般的にテレワークに向いていると見なされる事務職などでも、環境を整えて段階的に導入していく必要があります。

本記事では、テレワーク向きの職種や導入のポイントをご説明します。

テレワークに向いている職種

どのような職種ならテレワークに向いているのでしょうか?各企業それぞれの事情は異なるので一概には言えませんが、一般的な業務内容で考えてみましょう。

事務職

経理や総務、人事など、デスクワークがメインの事務職は、テレワークへ移行しやすい職種の一つです。通常はパソコンを使って1人で業務を進めることが多いため、在宅でも業務に必要な環境さえ整えば、普段と変わらない作業を行えるでしょう。

業務に必要なビジネスツールを導入することで、テレワークでも他の社員とのコミュニケーションを円滑に行いつつ効率よく作業することが可能です。

クリエイティブ職

Webデザイナーやライターなどクリエイティブ職も、テレワークに適した職種です。

インターネット接続環境とパソコンがあれば1人で仕事ができるため、フリーランスとして生計を立てている方も多くいます。その点からも、テレワーク向きの職種であることがうかがえるでしょう。

クラウドを通じて成果物を共有したり、プロジェクト管理ツールを利用したりすれば、各人の業務の進捗状況を可視化できます。

システムエンジニア

システムエンジニアも、パソコンやサーバーに向かって一人で作業することが大半なので、テレワークを行いやすい職種です。チームで作業する場合も、ワークフローシステムや会議システムなどのICTツールを活用すれば問題ないでしょう。

ただし、顧客先に常駐するシステムエンジニアは、資料を外に持ち出せず、オフィスに行かなければ使えない機材があるなど、テレワークが難しい場合もあるようです。

管理職

管理職もテレワークに向いています。なぜなら、自分で直接作業することが少なく、部下の仕事の進捗状況を見て適切な指示を与える仕事だからです。業務管理ツールやワークフローシステムをうまく使えば、出社せずに社員や業務の管理ができ、プロジェクトが期日まで完成するようにリードしていけるでしょう。

テレビ会議やチャットツールでリアルタイムに社員とやり取りできます。オフィスにいる時と同様、指示を出し、報告や相談を受け、ミーティングを開くことが可能です。

営業職

外勤が多い営業職も、テレワークに適した職種です。ワークフローシステムなどのビジネスツールを利用すれば、出先からインターネットで業務報告や稟議申請を行えます。

オフィスに立ち寄ることなく直行直帰が可能で、通勤時間と移動時間を大幅に短縮できるため、疲労の軽減にもつながります。限られた時間を有効に使えるため業務効率が上がり、業績アップも期待できるでしょう。

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カスタマーサポート

カスタマーサポートやコールセンターなどの職種も、基本的に一対一での顧客対応が主な仕事なので、テレワーク向きです。マニュアルも完備されているため、仕事内容や方法がすでに身についていれば、在宅で行っても大きな問題はないでしょう。以前から在宅業務として取り入れている企業も多くあります。

ただし通話での応対は、雑音が入り込まない環境を確保する必要があり、小さな子が家にいたり、騒音が大きかったりすると難しいかもしれません。メールやチャットでの応対は、通信環境とパソコンがあればどこでも仕事が可能です。

テレワークに不向きな職種

テレワークを推進したいと思っても、導入することが難しい職種や業種もあります。どのような仕事が該当するか、理由と共に見ていきましょう。

接客が必要になる職業

お客様と対面で接する接客や販売、窓口業務などはテレワークが難しい仕事です。

コンビニやスーパーその他の商店では、品出しやレジ打ち、商品管理などがあるため、職場に出社しないわけにはいきません。

銀行や郵便局、役所なども、対面での窓口対応業務が必須です。幅広い世代の方を相手にしなければならず、すべてオンラインで対応というわけにはいかないでしょう。

ただし、セルフレジや無人コンビニ、証明書の自動交付など、業務の一部を電子化したり無人化したりする動きもあります。今後さらに技術開発が進めば、テレワーク化できる仕事も増えていくかもしれません。

医療・福祉に関する職業

医療や福祉系の仕事も、テレワークが極めて難しい業務といえるでしょう。

病気やケガ、痛みで苦しんでいるとき、医者や看護師による適切な処置が必要です。ビデオ通話を使った非対面でのオンライン診療なども導入されていますが、触診や聴診が必要な患者に対しては、満足な診療が行なえません。大半の治療は、患者に直接会って行わなければならないでしょう。

お年寄りや体の不自由な人を介護するにも、人の手が必要です。ロボットの利用も考えられてはいますが、相手の状況に合わせる柔軟性が求められる仕事ですし、現状では難しいでしょう。

研究・製造関連の職業

製造業や生産業もテレワークは困難です。工場で大型の機械などを使って、部品や食材から製品を作り上げていくので、現場にいなければ作業できません。大人数が流れ作業で仕事することも多く、個人がパソコンに向かって行う仕事に向いているテレワークとは大きく異なります。

研究所の専門的な設備を使う研究職なども、テレワークには難しいものがほとんどです。

テレワークを導入する際のポイント

テレワークに適した職種であっても、準備をしっかり行わないと問題が生じます。導入する際に気をつけるべき3つのポイントを説明します。

段階的に導入していく

一斉にテレワークへ完全移行しようとしても難しいでしょう。週に1度、少しずつ交代でテレワークをするなど、様子を見ながらテレワークを軌道に乗せることが重要です。施行してみることで課題点を洗い出し、解決していかなければなりません。

社内インフラの整備、業務フローの確認、労務管理、社員の評価制度などの取り決め、就業規則などのルールの改正が必要です。ルールが曖昧なまま本格導入してしまうと、社員それぞれの意識が異なり混乱が生じてしまいます。

セキュリティ対策をしっかり行う

テレワークは、機密データや顧客情報などの情報漏洩のリスクや、インターネットを介したウイルス感染のリスクと常に隣り合わせであることを理解しておかなければなりません。

出先でのテレワークでは、パソコンの盗難や紛失、情報の盗み見への警戒も必要です。

パソコンの使用やパスワードの管理方法に関するガイドラインやルールを決め、データの暗号化やセキュリティソフトの導入を行うなど、強固なセキュリティ対策が必要です。社員全員に共通の認識を持ってもらうよう周知も徹底しましょう。

テレワークをサポートするシステムの導入

テレワークを導入するには、オフィスにいないことがデメリットにならないためのシステムやツールの利用が必須です。たとえば、オフィスでは疑問点をすぐに周囲の社員に尋ねることもできますが、テレワークではそうもいきません。

また、稟議書に決裁印を押したり押してもらったりするためだけに出社する「ハンコ出社」も問題視されています。テレワークでは、稟議書を順番に回覧してもらうことすら困難です。

ペーパーレス化が進み電子印鑑も認められつつある昨今、紙の書類にハンコを押す商習慣を改めようとする動きもあります。そこで、ワークフローをオンライン化し、稟議申請業務を効率化するワークフローシステムを利用することを検討できるでしょう。

システムエグゼが提供する「AppRemo(アップリモ)」なら、進捗状況が一目でわかる機能や簡易チャット機能も搭載しているため、テレワークでも支障なく承認申請業務を行えます。

まとめ

テレワークという働き方が現実味を帯び、本格的に導入を検討している企業もあるでしょう。事務職や営業職、管理職など多くの職種でテレワークが可能ですが、環境を整える必要があります。ワークフローを支援してくれるワークフローシステムの導入はその一つです。

AppRemo(アップリモ)」は使い慣れたExcelを利用するので操作が簡単で、書類の検索も可能です。承認が必要なときはプッシュ通知ですぐに気づきやすく、承認漏れや遅滞なく申請から承認までのフローがスムーズに進行します。データベース化されるため、他の業務で必要な時もすぐに利用可能です。

ぜひお気軽にお問い合わせください。

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