テレワークを導入する際、就業規則を変更する必要はあるのか

 2020.11.20  株式会社システムエグゼ

テレワークは企業にとっても多くのメリットがあります。企業は、テレワーク従事者が安心して業務に臨めるような体制を整えなければなりません。

テレワークを導入する際は、従業員に不利益やトラブルが生じないよう、就業規則にさまざまな規定を盛り込むことが重要です。では具体的に、どのような規定が必要になるのでしょうか。

テレワークとは

テレワークとは、テレ(tele=遠隔、離れた)とワーク(work=仕事、作業)を組み合わせた言葉です。インターネットやイントラネット、パソコンやモバイル端末などを使い、所属するオフィス以外で就労することを意味します。

オフィスに出社する必要がなく働きやすい場所で働けることや、勤務時間にとらわれず柔軟に働けることが特徴です。新型コロナウイルス感染拡大を受けて出された緊急事態宣言に合わせて、テレワークを導入した企業も多いようです。通勤やオフィスでの3密回避のため、今後もテレワークを活用していく必要があるでしょう。

テレワークの形態には大きく分けて「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイル勤務」の3種類があります。在宅勤務は自宅での勤務のことで、サテライトオフィス勤務は自宅に近い場所のオフィスや施設で勤務することです。モバイル勤務とは、出先や移動中にモバイル端末で仕事をします。

テレワーク導入のメリット・デメリット

出社が難しい社員にとって、テレワークは理想的な働き方といえるでしょう。企業側にとってもテレワークを導入するメリットは大きいですが、反面デメリットもあります。一般的に多く見られる状況について説明します。

テレワークのメリット

テレワーク導入により得られるメリットの一つとして、コストの削減があります。

通常のオフィス勤務では社員一人ひとりの固定席を用意し、電話やロッカーなどの設備や備品も必要です。テレワーク化が進めば、部署によっては固定席が不要になるかもしれません。オフィス規模の縮小も可能になり、地代家賃や水道光熱費も削減できます。

オフィスに出社する必要がなくなれば、社員の通勤手当も削減できます。毎日満員電車で通勤せずに済むため、時間を有効に使え身体の疲労も軽減されます。業務効率の向上にも繋がるでしょう。

また、在宅勤務が可能になれば、配偶者の転勤、育児や介護などの事情で出社が難しくなった社員の離職も防げます。優秀な社員が定着し、新入社員の教育に必要な労力も削減できるでしょう。

テレワークのデメリット

テレワーク導入の障壁となるデメリットとして、巷でいわれている「ハンコ出社」の問題があります。ほとんどの業務がテレワークで済むところ、申請承認業務で紙ベースの書類に押印するために出社しなければならない現状を揶揄した言葉です。

また、社員とのコミュニケーションや勤務管理が複雑になります。他にも、端末のウイルス感染、紙ベースの資料の紛失、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まることもデメリットになるでしょう。

テレワーク導入時、検討すべき就業規則は?

テレワークという新たな働き方を導入する以上、ルールを明確化して今までの就業規則に加筆改定する必要があります。どのような条項を盛り込めばよいか紹介します。

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始業・終業時刻や就業場所

テレワークといえども会社の社員として勤務するのですから、労働法を遵守しなければなりません。テレワークでは労働時間が曖昧になりがちで、真面目な社員ほど労働時間が長くなりやすい傾向があります。

オーバーワークを防ぎ労働とプライベートの区別を付けるためにも、始業・終業時刻や就業時間・休憩時間の扱い方、就業場所の変更などの労働条件を明記しておく必要があります。社員のニーズに応じて終業時間の繰り上げや繰り下げなどを採用する場合も、就業規則を変更しなければなりません。

人事評価制度や手当

オフィス勤務者とテレワーク勤務者との間で、処遇や各種手当に格差が生じることがあります。たとえば、通勤手当や皆勤手当などです。在宅勤務の日数に応じ、通勤手当は減額することになるでしょう。

その他にも、皆勤手当はテレワークであっても支給対象とする、時間外手当は在宅勤務の場合は支給しない、といった点も、各企業の状況に応じ決めておかなければなりません。

また、テレワーク勤務だと上司の目が行き届きにくいため、人事評価制度で不利になるのではと孤独や焦りを感じる方もいるようです。テレワーク勤務者に対して、どのように正当な評価を下すかの方法についても検討する必要があります。

必要経費の費用負担

通信費用や備品、水道光熱費などを、テレワーク勤務ではどのように費用を負担するか定めなければなりません。費用の限度額や請求方法などについても、決めておく必要があります。

特に問題になりがちなのが、業務に使うパソコンをどうするかという点です。完全テレワークなら会社で使っていたパソコンを移送することもできるでしょう。

しかし、通勤と自宅の両方で業務を行う場合、会社の自席で使っていたパソコンはそのまましておく必要があります。自宅で業務のために使うパソコンを会社が新たに貸与するのか、個人所有のパソコンで対応するのかを決めておかなければなりません。

社員間で不公平感が生じないよう、さまざまなケースを想定したうえで就業規則に盛り込みましょう。

勤務者の健康管理

会社は厚生労働省が定める労働安全衛生法に基づき、従業員の健康維持と安全を守る義務があります。従来のオフィスワークなら、会社で健康診断を実施し、各部署の上長がそれぞれの社員の勤怠や健康状態などを把握できていました。

しかし、テレワークの割合が高い勤務者は目が届きにくいですし、上長自身もテレワークをしていればオフィスで実際に会う機会はさらに少なくなります。プライバシーに配慮しながらどのように社員の健康管理をしていくかが課題となります。

また長時間のパソコン作業のための「VDT作業管理規定」なども、テレワーク勤務用に新たに見直すことになるでしょう。在宅勤務の際のパソコン作業環境や休憩時間などに対しても、基準を設ける必要があります。

社内研修・教育

テレワーク勤務者はオフィス勤務者と異なり、新しい技術や法改正などを学ぶための社内教育や研修が受けにくい立場にあります。そのため、テレワーク勤務者が置いてきぼりや取り残された気持ちにならないよう、フォローをどう行うかがポイントです。

オンラインで研修に参加できるようにしたり、研修の様子を動画撮影してアップしたりするなど、代替の方法が考えられるでしょう。今までと異なる教育や研修を実施する場合は、就業規則にも内容を追加する必要があります。

就業規則を変更する際の注意点

会社の就業規則を変更する際は、問題が生じないように十分な配慮が必要です。以下に、注意点を説明します。

不利益変更にならないこと

テレワーク導入による就業規則の改定では、不利益変更と受け取られないよう関係者への配慮が必要不可欠です。不利益変更とは、今までの労働条件を引き下げることにより従業員に不利益を生じさせる可能性がある変更を指します。

テレワーク勤務に移行することで、給与の減額や地位の降格、今までの待遇や労働条件を引き下げるなどの不利益変更を一方的に行うことはできません。経営状態の悪化など合理的な理由がない限りは、不利益変更は従業員の賛同を得られずトラブルに発展するケースもあります。会社にとってもデメリットの多い措置といえるでしょう。

緊急時の対応

オフィスなど周囲の目が届く環境と異なり、テレワークでは従業員の様子を逐一把握することは難しいものです。万一テレワーク勤務者が急病や事故に巻き込まれた場合などは、本人からの連絡がない限り状況の把握ができないことも考えられます。

会社は必要に応じて、労災などの申請業務にも迅速に対応する必要があります。また、当事者が納期や期限のある業務を担当していた場合は、その後の業務を誰かに引き継がなければなりません。このような緊急事態を想定した場合の連絡手段や対処方法について、確実性の高い方法をあらかじめ就業規則に定めておくことが重要です。

まとめ

安心してテレワークができるように、就業時間や必要経費の費用負担などについて就業規則を改定・補完し、通信環境や作業環境を整備することは重要です。また、オフィス勤務者とテレワーク勤務者の連携がスムーズにいくよう、システムツールの導入が必須といえます。

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