仕事に申請、承認を伴う業務はつきものですが、申請書の管理に困ったことはないでしょうか。申請業務をシステム化すれば、申請書の管理を一元化でき、ワークフローの進捗ステータスを一目で把握することができるのです。その方法について解説します！
ワークフローにはどんな人が関わっている？
申請書の管理が煩雑になり、ワークフローが滞ってしまう原因はどこにあるでしょうか。
その理由の一端は、ワークフローの承認ルートの複雑性にあります。
承認業務には実に多くの人が関わっています。申請者が申請を出すと、まずは課長や部長といった、申請者の所属する組織の責任者が承認をすることになるでしょう。それから、経費精算や給与、社会保険料などに関する申請であれば経理部、住所変更や資格取得、教育予算使用などの申請であれば人事部といったような、関連組織の担当者とその組織の責任者の承認が必要になります。場合によっては社長や役員といった経営層の人たちの承認が必要となることもあります。
このように、一つの申請に対してたくさんの関係者がいて、その関係者全員の承認をもらわないといけません。これだけの関係者の間を申請が飛び交うとなると、ワークフローは複雑にならざるを得ません。
ワークフローの進捗ステータスにはどんなものがある？
ワークフローを滞らせる原因は、ワークフローの進捗ステータスの複雑さにも求めることができます。何事もなく承認印を集めることができればいいですが、そのようなことが起こることは稀です。たいていの場合、承認者の誰かが別の誰かに差戻しをしたり、申請が否認されたり、申請者自身がその申請を取り戻して修正して再申請したり、やっと全ての関係者に承認をもらったと思えば、その申請自体が不要になったり、後から修正事項が見つかったりといったことが起こります。これらのことが承認者の手を経るごとに起こりうるのですから、全体としてのワークフローは複雑になってしまうのです。
紙でステータス管理しているとこんなに不便
これだけ複雑怪奇なワークフローを管理するのに、紙ベースで申請業務を行っていたらどうでしょうか。申請者が常に申請書を持っていて、全ての承認者を訪ねて承認印を集めるならともかく、一度申請書が申請者の手から離れてしまうと、申請が誰のところで止まっているのか、いつ承認が完了するのか皆目見当もつきません。たとえ申請者が常に申請書を持っていたとしても、承認者の都合を見計らって承認印をもらうというという作業を、承認者全員に対して行わなくてはなりません。ましてやリモートワークが推奨される昨今の情勢の中では、承認をもらうことすらままなりません。
よしんばメールによって申請業務を行っていたとしても同じことです。メールボックスは通常業務における重要なやりとりや、業界の最新トレンドを収集するためのメールマガジン、その他こまごまとした業務連絡であふれ、申請メールはそれらに埋もれて見向きもされないことでしょう。
ワークフローとは？メリット・デメリットを解説
ワークフローのステータスを組織で把握しよう！
それでは、どのようにしてワークフローを管理したらよいのでしょう。それは、申請業務をシステム化することです。業務をシステム化することで、ワークフローを簡単に管理できるようになります。
とはいえ、イチからシステムを構築するのでは部門間やベンダー企業との調整など面倒です。
そこでおすすめするのがパッケージ製品の導入です。パッケージ製品では申請業務に必要な機能が既にそろっていて、導入が非常に簡単です。弊社のテレワークフロー製品「AppRemo」もその一つです。製品機能で対応しきれない場合はカスタマイズも承っています。在宅ワークが急増し、働き方が不可逆に変容しつつある昨今、AppRemoによる申請業務システム化を是非ご検討ください。
