テレワーク・在宅勤務を無料ツール(システム)で
試してみよう(Vol.47)

 2021.05.12  株式会社システムエグゼ

昨今の働き方改革をきっかけに、テレワーク・在宅勤務の普及が加速しています。
そんな中、テレワーク・在宅勤務の導入について、下記のような問題を抱えている方に役に立つ情報を提供できればと考えています。

  • テレワーク・在宅勤務を導入してない
  • テレワーク・在宅勤務を導入はしたが、定着・拡大してない

ポイントは下記2点です。

  • 導入は、段階的に実施する。
  • 定着・拡大は、社内と同レベルの業務環境を構築する。
このポイントについて、解説していきます。

テレワーク・在宅勤務の実態

テレワーク・在宅勤務の導入についてお話する前に、まずは実態について触れていきたいと思います。
下記は東京都のテレワーク・在宅勤務に関する調査です。(※1)

調査概要

調査時期:2020/06/30
対象:都内企業(従業員30人以上)
調査数:10,000社(無作為)
回収率:20.3%(回答数2,034社)

調査結果のポイント

●導入率
都内企業(従業員30人以上)のテレワーク・在宅勤務の導入率は57.8%。令和元年度の調査(25.1%)に比べて2.3倍に大きく上昇し、大企業だけでなく中堅・小規模企業においても導入が加速した。

●導入効果
通勤時間の削減や非常時の事業継続、育児・介護対応など、働き方改革や危機管理に関して、導入効果を実感している回答が上位を占めた。

継続・拡大意向
導入した4割の企業は継続する意向をもっており、拡大意向がある企業は4割にのぼった。

●定着・拡大のために必要なこと
「ペーパーレス、はんこレスなどの決裁の社内手続きの簡素化」や、TV会議システム等の「コミュニケーションツールの導入・充実」、サテライトオフィスなど「自宅以外の場所でテレワークができる環境」の回答が上位を占めた。

必要性と課題

企業や社員は、テレワーク・在宅勤務の導入効果を実感しています。企業としては、働き方改革の促進や社員のエンゲージメント(企業への信頼や貢献意欲)向上のためにも、ますますテレワーク・在宅勤務の導入や継続を進めていく必要があります。

一方で、テレワーク・在宅勤務の導入による課題も顕在化してきています。これらはテレワーク・在宅勤務を実践し、各企業に合った改善を積み重ねることで、他社との明確な差別化ができ、最終的に企業の価値向上や利益となることでしょう。テレワーク・在宅勤務の定着・拡大のために必要なことについては、「テレワーク・在宅勤務の定着・拡大とツール(システム)」で後述していきます。

テレワーク・在宅勤務の導入について

導入のポイント

前節では、テレワーク・在宅勤務の実態を記載しました。では、導入のポイントは何でしょう?導入にあたっては、労務管理方法、情報通信システム・機器、テレワーカーの執務環境の3つの側面から必要事項を検討することが大切です。

  • 労務管理方法
  • 情報通信システム・機器
  • 在宅勤務時の執務環境

テレワーク・在宅勤務の導入対応

労務管理については、在宅勤務の場合、多くの企業では週に1・2日程度の実施が多いため、現行の労務管理ルールをあまり変更しない場合がほとんどです。それ以上の場合でも、厚生労働省の「オンラインによるコンサルティングのご案内」(※2)という取り組みが存在しています。5回まで無料で相談可能なので、こういったサービスを利用して課題を解決していくことが出来るのではないでしょうか。

情報通信システム・機器については、情報セキュリティに配慮したシステムの導入が必要です。そして一気に導入するには色々な障壁もあることでしょうから、無料で使用可能なツール(システム)を駆使して小さいスタートでお試しいただくのが良いかと思います。ツールについては次章で解説していきます。

テレワーク・在宅勤務時の執務環境については、就業者の健康に配慮した環境になっていること、情報の物理的セキュリティを確保できることが重要です。なお、テレワーカー宅における通信環境や光熱費の経費負担については、会社負担を基調としつつ、あらかじめ、会社とテレワーカーで取り決めをしておくことが重要です。

在宅勤務、サテライトオフィスでも、労働安全衛生法や労働者災害補償保険法が適用されます。企業は自宅での業務に対して、適切な執務環境になるようにアドバイスし、在宅勤務者の健康保持に努める必要があります。

テレワーク・在宅勤務と無料ツール(システム)

無料ツール(システム)

大きく分けて3つを利用することで、最低限のテレワーク・在宅勤務が可能になると考えています。独断と偏見でツールの一覧を挙げさせていただいています。実際にご使用になる場合は、ご自身で必ずご確認をお願いします。

Web会議ツール

PCやモバイル端末を使用して、遠隔地点の相手と音声通信やビデオ通信によるコミュニケーションを実現するツールです。音声やビデオ通信以外にもテキストチャットや、PCの画面共有、ファイルの送受信などの機能を有するツールが多いです。

以下、無料プランで使用できる各ツールの一覧になります。

  Zoom Skype Microsoft Teams Cisco Webex Meetings
アカウント登録 参加者全員が必要 不要 参加者全員が必要 主催者のみ必須
参加者の上限 100人 100人 100人(注1) 100人
会議時間の上限 40分
1対ミーティング無制限
無制限 60分(注2) 50分

(注1)当面は300人
(注2)当面は24時間

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールのうち、ビジネス用途に特化したものを指します。組織のメンバーが離れた場所にいても、主に文字による情報のやり取りにより、円滑にコミュニケーションを取ることができ、複数名でのグループチャットも可能です。一言で言えば「仕事専用のLINE」です。メールで仕事を進めるよりも数倍コミュニケーション効率が高まり、世界はもちろん、国内でも急速に普及しています。

以下、無料プランで使用できる各ツールの一覧になります。

  Slack Chatwork Microsoft Teams LINE WORKS
特徴 拡張性が高い 国産チャットツール Office365との連携性、Web会議の機能も十分 既読機能が特徴、多くの人が使い慣れたUI

クラウド・ストレージサービス

ネット上で簡単にファイルを共有できるサービスです。メールでファイルを添付し、あとからパスワードを送るという煩わしさから開放され、情報共有が圧倒的にスムーズになります。エクセルやワード、パワーポイントのようなドキュメントも、メールに添付して送り合うのではなく、ネット上で、同時に大勢で更新できるようにもなります。

以下、無料プランで使用できる各ツールの一覧になります。

  Dropbox OneDrive Googleドライブ
無料容量 2GB 5GB
Microsoft365利用者なら1TB使える
15GB
(※ただしメールボックス、写真を含む)

テレワーク・在宅勤務の定着・拡大のポイントとツール(システム)の関係性

テレワーク・在宅勤務の定着・拡大のポイント

テレワーク・在宅勤務の導入が徐々に進んできたら、その定着・拡大を視野に入れていきたいところです。

そのためには、社内と同レベルの業務環境の構築が重要になります。ペーパーレス、はんこレスなど、社内決裁手続きの簡素化や業務フローの⾒直しも必須になります。

更に決裁の簡素化という面では、前節で挙げたツールのクラウド・ストレージサービスだけでは、難しいこともあります。例えば、決裁が必要な申請書を何人かの承認者に順番に回覧していくことや、その途中で差し戻されて更に修正後に再申請するなど。
また、上記を解決するために社内システム(ワークフローやポータル、グループウェア)やファイルサーバーなど利用するためには、社外から社内ネットワークにアクセスするということが重要になってくると考えます。

テレワーク・在宅勤務の定着・拡大の対応

社内ネットワークにアクセスする

VPNやシンクライアント&シンサーバー、仮想シンクライアント環境などのシステムを導入することで、社外からインターネットを通じて、社内システムや社内ネットワークにアクセスする事が可能となります。

これにより、社内システムや社内ファイルサーバーなど社内からでしかアクセスできなかった様々なものがアクセス可能になり、電子化されているデータなどに関しては、社内と同等な扱いやすさが実現します。

このようなVPN関連の有料サービスはたくさん存在しますが、とにかく試したいということであれば、 NTT 東日本 - IPA「シン・テレワークシステム」というシステムが、独立行政法人情報処理推進機構 (IPA)と東日本電信電話株式会社 (NTT 東日本)から、期間限定で無償提供されています。(2021年4月現在)

詳細については、NTT 東日本 - IPA 「シン・テレワークシステム」(※3)を参照していただきたいです。

これで暫くの間は、会社PCを自宅PCからリモートで操作することが可能となります。ここでまた、課題を見つけて、対応をしていくことが可能となります。

もう既に、上記のシステム提供が終わっていた場合は、無料VPNは他にも多数存在しますが、運営元が不透明なところが多く、利用するサービスによっては悪用目的で提供されているものもあります。実際に利用する場合は、運営元の信頼性がハッキリとわかる、国内の有料VPNを使うことをおすすめします。

ワークフローシステム

社内ネットワークにアクセス可能になったら、更に決裁の簡素化という面で、ワークフローシステムの導入を考えると良いでしょう。ワークフローシステムは、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順(決裁ルート)に従い、集配信する(デリバリーする)、決裁処理を行うこと。稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図るシステムです。これを揃えることで、テレワーク・在宅勤務を定着・拡大することができると考えます。

まとめ

テレワーク・在宅勤務の実態

増加傾向にある

テレワーク・在宅勤務の導入

段階的にスタートし、顕在化した課題を解決する

  • 労務管理方法
  • 情報通信システム・機器
  • 在宅勤務時の執務環境

テレワーク・在宅勤務の導入とツール(システム)

3つ無料のツール(システム)を利用して、テレワーク環境を最低限は整えられる

  • Web会議ツール
  • ビジネスチャット
  • クラウド・ストレージサービス

テレワーク・在宅勤務の定着・拡大とツール(システム)

さらなる定着・拡大をするには、社内と同レベルの業務環境の構築を考える

  • 社内ネットワークにアクセスする
  • ワークフローシステム

いかがだったでしょうか。本内容が、テレワーク・在宅勤務の導入や定着・拡大をご検討されている皆さまにお役立ていただければ幸いです。

参考

(※1)東京都 産業労働局(2020年09月14日) テレワーク導入実態調査結果
(https://www.metro.tokyo.lg.jp/tosei/hodohappyo/press/2020/09/14/10.html)

(※2)厚生労働省 オンラインによるコンサルティングのご案内
(https://www.tw-sodan.jp/roumu/)

(※3)NTT 東日本 - IPA 「シン・テレワークシステム」緊急構築・無償開放・配布ページ
(https://telework.cyber.ipa.go.jp/news/)

当サイトでは申請・承認業務やワークフローシステムに関する、お役立ち資料をたくさんご用意しています。申請・承認業務をもっと勉強されたい方、ワークフローシステム検討のために情報収集をされている方は、ぜひ資料をダウンロードいただき、お役立てください。
みなさまの業務改善のためになることを願っております。

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