【具体例あり】エクセルでの業務効率化を叶える5つの方法

 2022.06.29  株式会社システムエグゼ

業務の中でソフトウェアを活用する機会が増え、ビジネスパーソンにはPCスキルが求められるようになりました。Excelはその中でもデータの集計や記録で使う頻度が多いツールです。大量のデータを入力するとミスが起こりやすいだけでなく、時間がかかります。本記事では効率的に作業ができるようにExcel機能をご紹介します。

業務効率化のため見直すべきExcel(エクセル)業務とは

Excelを活用している業務の中で、効率化できる作業がないか最初に洗い出しましょう。「同じ作業を繰り返す」「入力業務でスキルを必要としない」「集計に時間がかかる」などの要素がある場合、工程を見直し、課題解決ができる可能性があります。ここでは見直すべき業務の特徴をご紹介します。

決まった作業を何度も繰り返す業務

業務に適したフォーマットの中に、決まった手順、決まった操作を行う作業を何度も繰り返す必要がある場合、入力する情報量が多いと膨大な時間がかかることもあります。

膨大なアンケートの集計作業や、顧客情報や購買履歴の収集・管理・整理をする時は定型作業として反復作業が必要です。手動で入力をすると入力漏れや誤入力、シート内のルールに適さない操作などのヒューマンエラーが発生しやすく、最悪の場合データの破損が起こるかもしれません。

考える作業が少なく、誰でもできる業務

Excelを利用する業務は定型作業が多く、特別なスキルを持たずともできることが多いと言えます。例えば決められた情報の入力や、あらかじめ定めたルールに則った集計作業などは、特別なスキルがなくてもできます。そういった業務は自ら考えて行動を起こす必要はなく、収益の変化に直結するわけではありません。人材不足が深刻な課題の中、単純作業にリソースを当てることは機会損失につながってしまいかねません。

時間がかかる業務

最後に見直すべき業務としてあげられるのは、時間がかかる業務です。Excelのデメリットの一つはデータ間の連携を行うことが難しいことです。同じフォーマットで作成したシート同士でも入力形式やルールが異なる場合、データの再入力や調整、新しい専用フォーマットの作成などが必要です。

また、長年使い続けているとデータが古くなり誰が作成したのか分からないデータや、入力規則が現在使用しているものと合わないといったエラーが発生することも起こります。

Excel機能を活用して業務効率化する3つの方法

Excelで発生するこれら3つの業務に対して、作業効率化を実現させる具体的な方法をご紹介します。

ショートカットキーを活用

特定の動作に対して簡易的なコマンドを入力することで、即座に動作を実行できるのが「ショートカットキー」の利用です。使用頻度の高い操作のコマンドを覚えておくことで、作業効率を上げられます。

1回のショートカットキーで削減できる時間はわずかなものですが、日々の積み重ねによって大幅な時間短縮が可能です。ここでは主要となるショートカットキーをご紹介します。

[Ctrl]+[C](対象のセルや文章をコピー)
[Ctrl]+[V](対象のセルにコピーした文章を貼り付け)
[Ctrl]+[X](対象のセルや文章を切り取る)
[Ctrl]+[Z](動作を一つ前に戻す)
[Ctrl]+[Z](戻した動作を一つ先に進める)
[Ctrl]+[S](上書き保存)
F12(名前をつけて保存)
[Ctrl]+[F](シート内や選択した範囲の検索)
[Ctrl]+[H](シート内や選択した範囲の置換)
[Ctrl]+[A](全て選択)
[Ctrl]+[矢印](矢印の方向にあるデータの最後まで移動)
[Ctrl]+[-](セル、行、列の削除)
[Ctrl] +[ Shift]]+[+](セル、行、列の挿入)

関数を活用

関数とは、Excel内で定められた定型のルールに従って自動的に計算・集計・処理をしてくれる機能を指します。

膨大なデータを扱う時に手作業だと数時間かかる作業も数秒で完了することも珍しくありません。関数を使いこなせば、手動による入力や集計をする必要がなくなるため、作業効率の向上には欠かせない機能です。
ここでは代表的な関数をご紹介します。

SUM関数

合計値を出したい時はSUM関数を使います。
例えばA列に商品名、B列に在庫が記載されているシートがあり、現時点で残っている在庫の個数を全て知りたいとします。この時、在庫数を示すB列がB2からB100まである場合【=SUM(B2:B100)】とセルに記載すると、指定範囲の数値を全て合計して算出してくれます。

AVERAGE関数

数値の平均値を出したい時はAVERAGE関数を使用します。
B2からB100まで続く在庫数の平均値を出したい時は【=AVERAGE (B2:B100)】と入力することで指定した範囲の平均値を出すことができます。

MAX関数、MIN関数

指定した範囲の中で異常値を見つけたい時はMAX関数、MIN関数を使うことで最大値と最小値をすぐに出すことができます。

例えばB列に日付、C列にその日の気温が入力されている表があった場合、今年の夏の最高気温と最低気温を出す時は【=MAX(C2:C32)】【=MIN(C2:C32)】と入力すれば直ぐに調べることができます。

IF関数

計算結果によって表示する内容を変えたい場合はIF関数を使います。
IF関数に【=IF(論理式, TRUE(真)の場合の表示内容, FALSE(偽)の場合の表示内容)】で表されます。

例えば、「テストで40以下の成績となった生徒は赤点」という計算をしたい場合IF関数を活用します。A列に生徒名、B列にテストの点数を入力してあるとしたら、【=IF(B2>=40,"合格","不合格")】と入力をすることで40点以上は合格で、それ以外は不合格という計算をしてくれます。

マクロを活用

複数の操作を行う同じ作業を何度も行う必要がある時はマクロ機能が作業効率化に役立ちます。マクロを使えば複数の操作を記録させ、自動的に作業を行うように実行処理させられるようになります。

一連の作業がボタン一つで終わるため、作業にかかる時間を大幅に短縮できます。また、記録の段階で間違えない限り、何度実行しても間違えることはありません。

マクロの設定を行う時は「ファイル」タブ内にある「オプション」から「開発」機能を有効にすることで利用できます。「マクロの記録」をクリックし、指示を記述するためのプログラミング言語VBA(Visual Basic for Applications)で設計を行います。

専門知識を必要としますが、マクロを利用すれば業務の自動化が進み、作業効率の大幅な改善が期待できます。

ツールと組み合わせて業務効率化する2つの方法

Excelの機能を有効的に活用できれば業務作業の効率化を実現することができますが、ツールと合わせて活用をすれば、より複雑な作業や動作も自動化させることができます。
ここでは代表的なツールであるVBAとRPAについてご紹介します。

VBAで操作をプログラミングする

VBAはMicrosoftがMS Officeの拡張機能として提供しているプログラミング言語で、マクロを設計するために使用されます。Excel上で行われる操作を記録して、自動で再現することや同じ処理を繰り返し実行するように指示できます。

取得に時間がかかる欠点がありますが、活用できれば作業を全て自動化でき、生産性のある業務により多くのリソースを当てられます。

RPAで処理を自動化する

RPA(Robotic Process Automation)はパソコンを介して行っている作業を自動化できるソフトウェアロボット技術のことを指します。マウス操作やキーボード入力による操作手順を記録させることで、作業を全て自動化できます。

手順の段階でミスがなければエラーが起こることなく正確に作業をしてくれます。毎日行う作業や、決まった時期に定期的に行う必要がある作業で、かつ操作手順が決まっているものであればRPAを導入することで時間短縮が可能となり、生産性向上に寄与します。

RPAも、設計に関する専門的なスキルが必要となるため注意が必要です。

Excelとの親和性が高いAppRemoで業務効率化を促進

Excelで申請書のフォーマットを作成して運用している企業は少なくはないでしょう。申請・承認業務を効率化したい時、導入するツールによってはフォーマットの作り直しが発生し、逆に非効率になってしまうことも珍しくありません。

ワークフローシステム「AppRemo」(アップリモ)はフォーマットを変えることなく申請業務を可視化し、管理、集計を行うことができます。普段使用しているExcelと合わせて活用することで、申請・承認において発生する作業を効率よく行えるようになります。

まとめ

Excelを活用した単純作業や反復作業は関数やマクロといった機能を活用することで、作業効率を大幅に改善できます。

また、ツールを活用することで事務作業の自動化や、申請業務などの効率化も実現可能です。ツール活用においては、現時点で活用しているフォーマットをそのまま使用できるかも導入・運用に重要なポイントです。申請書のフォーマットをExcelで管理している企業であれば、AppRemoの活用で新たなフォーマットを作成することなく、使い慣れたExcelで業務改善を行えます。また、外出先や自宅からでも申請・承認作業ができるため、業務の大幅な効率化が期待できます。申請・承認作業をスムーズに効率化したい、リモートワークにも対応させたい、という場合に威力を発揮するでしょう。

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