アナログな方法で経費精算申請を行うデメリットとは? 課題解決方法と注意点を解説

経費精算の申請にエクセルを利用している企業は少なくありません。エクセルは手軽に利用できる反面、経費精算業務での使用にはさまざまな課題も発生します。
本記事では、アナログな経費精算申請に関わる手続きをエクセルの利用はそのままで効率化するための具体的な課題解決法などについて解説します。

経費精算の申請手続きをアナログな方法で行う4つのデメリット

経理部門の業務は多岐にわたります。また、簿記をはじめとした専門知識も求められるため、人手不足に陥っている企業は少なくありません。更には、月末など毎月一定時期に業務が集中してしまうということも一般的です。ただでさえ経費精算には時間がかかる傾向があるうえに、紙やファイルの授受で行うアナログなやり方では手間や面倒が多く残り、効率化が強く求められる業務となります。
アナログ処理の特に顕著なデメリットとして下記の４点があげられます。

1. 申請を後回しにされやすい・一時期に申請が集中する

経費精算は、従業員が経理部門へ申請することから始まります。その都度申請してくれるのが望ましいですが、多くの従業員にとって経費精算は緊急性の高い業務ではないなか、手間のかかる手続き方法の場合、後回しにされるケースが少なくありません。

その結果、月末や締めのタイミングで、経理担当者のもとへ大量の申請が届いてしまうのが大きな課題です。月末や締めの時期はただでさえ経理が忙しいのに、経費精算の申請が大量に届くことで業務に忙殺され、ほかの仕事に手が回らなくなることもあります。

2. 手書きのミスや内容確認の手間が発生する

手書きや手入力で経費精算の申請を行っている場合、人の手で入力するため入力内容を誤るケースが少なくありません。用紙への手書き、エクセルへの入力いずれにしてもさまざまな要因でミスが発生し、経費精算がスムーズに進まないことがよくあります。

たとえば、申請書に記載されている金額と、提出してもらったレシート、領収書の金額があわないといったケースです。また、経費の内容や支払先などの情報が間違っていることも多く、経理担当と申請者とのあいだでやり取りが発生することも多々あります。

申請内容に誤りがあるまま処理はできないため、経理担当は申請者に確認をとらなくてはなりません。スムーズに確認がとれればまだよいですが、申請者が外出中や会議中などの理由でなかなかつかまらないと、精算処理が進まず業務の非効率を招きます。

3. 領収書などの確認･保管に手間がかかる

経費精算には、領収書やレシートなどが必須です。申請書に記載されている内容に誤りがないか、領収書と突合しながら作業を進めるため必然的に時間がかかります。

また、レシートや領収書などの書類は大切に保管しなくてはなりません。法人であれば、原則7年間の保管が義務づけられているため、適切な方法で管理する必要があります。必要なときに取りだせるよう区別しながら保管しなくてはならず、専用のスペースも必要になるため多額の保管コストが発生するのも課題のひとつです。

4. 承認者が不在で業務が滞りやすい

従業員が経理部門へ申請書や領収書などを提出し、適切に処理してもらうことで立て替えていた費用を返還してもらえます。しかし、承認者がつかまらず、なかなか承認してもらえないケースも珍しくありません。

承認者が外出中や出張中などの場合にはいつまで経っても承認してもらえず、従業員が立て替えた費用も戻ってきません。立て替えた金額が多額であれば、従業員の生活に支障をきたすおそれもあります。

紙の申請書に捺印してもらう、いわゆる「はんこ決裁」が採用されている企業では、このような状況に陥るケースが少なくありません。従業員への支払いが遅れるだけでなく、処理しなくてはならない申請が溜まり、承認者の業務が慌ただしくなる状況も考えられます。

課題解決方法は経費精算システムの導入! ただし注意点も

エクセルや紙を用いた経費精算で発生する課題の解決には、経費精算システムの導入が有効です。経費精算システムを導入すれば、経費精算業務をスムーズに遂行でき、業務効率化につながります。一方、経費精算システムの導入にあたっては、いくつか覚えておくべき注意点もあります。

導入コストがかかる

経費精算システムの導入により、従来発生していたさまざまな課題を解決できる一方で、導入に多額のコストが発生する問題があります。近年は、リーズナブルな料金で利用できるクラウドタイプのツールもリリースされていますが、ユーザー数に応じて課金される仕組みが多く、組織の規模によっては多額の出費が発生します。

経費精算システムの導入によって業務効率化を実現でき、従業員へのスムーズな支払いが可能になったとしても、コストが経営を圧迫しては本末転倒です。導入にあたっては、導入や運用にどの程度の費用が必要なのかを正しく見極めなくてはなりません。

費用対効果の見極めも重要です。投入したコストに対し、どの程度の効果が期待できるのかを導入前に見極めましょう。

セキュリティ対策が必要となる

経費精算システムをネットワーク上で利用するケースでは、適切なセキュリティ対策が求められます。経費精算システムでは、従業員のクレジットカード情報をはじめとする個人情報や、会社のお金に関する情報を管理するため、万が一サイバー攻撃などを受けると重要な情報が外部へ流出しかねません。

また、内部不正を防止するためにもセキュリティ対策は必要です。申請者が虚偽の申請を行う、経理担当が不正な経費処理を行うといったことが絶対に起きないとは限らないため、適切な対策が求められます。

堅牢なセキュリティ環境を構築するにあたり、外部のサービスを利用したり、情報システム部門を巻き込んだりといったことも少なくありません。ここまで大掛かりになると、相応のコストが発生します。

社内への周知徹底･教育が必要となる

経費精算システム導入における課題のひとつとして、従業員からの反発が挙げられます。経費精算システムは、業務効率化に有効なツールであるものの、エクセル文化が強固に根づいている企業では歓迎されないおそれがあります。

従来通りのやり方がよい、エクセルのままでも問題ない、といった考えの従業員が多いと、経費精算システムの導入に反発し、導入がなかなか進みません。このような状況で強引に導入したとしてもうまく活用できず、かえって業務の非効率化を招くおそれがあります。

また、操作が難しい経費精算システムを導入した場合、従業員が使いこなせずに導入前よりミスが増える状況も考えられます。経費精算システムの導入で得られるメリットを丁寧に従業員へ説明するのはもちろん、従業員のITリテラシーを把握したうえで、誰でも扱える製品を選ばなくてはなりません。

全てをシステム化できるわけではない

経費精算システムは万能ではありません。業務効率化に有効な機能がいくつも実装されているものの、領収書と申請書の内容を照らしあわせる突合作業などは、従来通り人の目で行う必要があります。

導入する製品によって、どのような業務を効率化できるかが変わってくるため、導入前に機能やできることを正確に把握しておきましょう。トライアル利用ができる製品であれば、実際に機能を確認したうえで検討できます。

エクセルでの経費精算申請手続きを「AppRemo(アップリモ)」がサポート

エクセル文化が強く根づいた企業で、いきなり経費精算システムを導入すると、従業員の反感を招きかねません。そこでおすすめなのが、ワークフローシステム「AppRemo(アップリモ)」です。

AppRemoは、エクセルを利用できるワークフローシステムです。経費精算の申請書も、従来通りエクセルのフォーマットを利用できるため、従業員は新しく作業を覚える必要がありません。さまざまな端末で利用できるクラウドサービスなので、いつでもどこでも利用でき、リモートワーク環境下にもおすすめです。

時間や場所を問わず申請や承認ができるため、経費精算業務が停滞する心配もありません。承認者が外出しているため承認してもらえないなどのリスクも回避できます。申請がどこまで進んでいるのかをリアルタイムで確認できるのもメリットです。

まとめ

エクセルによる経費精算でさまざまな課題が発生しているのなら、経費精算システムの導入も視野に入れてみましょう。導入前には、費用対効果を見極めること、社内への徹底した周知と教育が必要です。エクセル文化を残したまま、経費精算業務を効率化できるサービスもあるので、このような製品を導入するのも有効です。