業務には「書類で申請し、承認され、決裁を仰ぐ」という流れがあります。この流れの中で必要な文書作成や一連の手続きなどを「ワークフロー」と呼んでおり、ワークフローに伴う業務負担を軽減するツールが「ワークフローシステム」です。この記事ではワークフローシステムの特徴や、導入によって期待できる効果について詳しく解説します。
申請・承認業務の課題とは
ある業務を行うために申請書や稟議書を作成し、承認者がそれを承認し、承認された内容を決裁者が決裁する一連のプロセスは「申請・承認フロー」もしくは「ワークフロー」と呼ばれています。
これらの申請や承認は今まで紙の書類を作成して行われてきましたが、書類処理の煩雑さや回覧にかかる手間など承認プロセスの効率の悪さが業務処理スピードを著しく下げる原因となってきました。
また、申請から決裁までの一連の流れを構築する際には、申請書や稟議書を誰が提出するか、承認者は誰かなどのルールを明確にして、申請用紙の形式や記載内容、承認者などについて、業務や部署ごとに細かく制定しなければならず、これらの作業にも時間と手間を要していました。
ワークフローの運用自体にかかる負担も決して少なくありませんでした。承認者や決裁者が不在の間は捺印してもらうことができず、フローがストップしてしまうことも珍しくありません。さらに、決裁後の書類の保管や分類管理などにもコストを割く必要があります。
このように、申請・承認業務に伴う作業負担が継続的に発生することは、あらゆる職場において長年の大きな課題でした。
課題解消に役立つワークフローシステムとは？
一連の申請・承認・決裁業務が抱えるこうした問題点を解決してくれるのが「ワークフローシステム」です。これは、申請から決裁までの流れをコンピューターシステムに組み込み、オンラインで完結させるシステムのことで、各自が端末操作を行うだけで書類記入から申請、承認、決裁までのすべての作業を完了できるのが特徴です。
ワークローシステムには、申請の進行状況を可視化できるという利点もあります。紙に印刷する従来の方式では、複数の承認者がいる場合、現時点でどの段階まで承認が進んでいるのかは把握しづらくなっています。その点、ワークフローシステムなら全てのプロセスが一元化され記録されており、現在どの段階まで回覧されているのか一目で分かります。
また、ワークフローシステムには具体的な業務を指定すれば、申請に使用する書類や許可を得るべき承認者を自動で提示するサポート機能などもありますので、申請者の業務負担を大幅に減らすこともできます。
もちろん、これらのシステムはスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からも操作が可能で、インターネット環境さえあれば外出先や自宅でも申請や承認を行えるので、業務を大幅にスピードアップすることが可能になるのです。
ワークフローシステムの主な機能
それでは、一般的なワークフローシステムが備えている主な機能について詳しく見ていきましょう。
申請書の作成
まず、ワークフローシステムの最も基本的な機能として「申請書の作成機能」があります。ExcelやPDFファイルなど広く普及しているフォーマットを、そのままシステムに登録して運用することができます。また、新たに文書のフォーマットを作成したい場合も、Webブラウザから簡単な操作で作成できるように工夫されており安心して利用できます。
承認・決済機能
ワークフローの次の段階では、申請者が送信した申請依頼を「承認・決裁」することになります。
まず、申請がなされるとメールなどで承認者に通知されます。通知を受けた承認者は申請内容を確認し、次の承認者や決裁者に回すか、もしくは差し戻しを選択します。これらの承認処理は外出先などからでも行うことができるので、稟議書などで必要になる「合議」にかかる手間など、承認のプロセスで発生するタイムロスを大幅に減らすことができます。
システム連携機能
「申請・承認・決裁」はすべての業務で欠かせないプロセスですが、承認・決裁が完了した情報は他のシステムに移す必要がある場合がほとんどです。例えば、営業活動で発生した経費の精算を申請した場合、そのデータはSFA（営業支援システム）でも必要としているデータと言えます。ですから、SFAやCRM（顧客関係管理）など業務の基幹システムと承認プロセスを合理化するワークフローシステムを連携させれば、業務全体の効率をさらに向上させることが期待できます。ワークフローシステムで、互換性の高いCSVフォーマットでデータを入出力できる製品が多いのは、他システムとの連携を想定しているためです。ワークフローシステムが単体として使いやすいかどうかだけではなく、自社で導入済みの基幹システムとどの程度連携できるかについても、あらかじめ確認しておきましょう。
アラート機能
時には、日々の業務に追われて申請依頼の承認が後回しになることもあるでしょう。この対策として有効な方法として、未承認の申請をリスト化し、メールやチャットで通知を送るように設定できる「アラート機能」があります。また、承認が滞っている場合に一定のタイミングで注意喚起するリマインド機能なども便利です。これらの仕組みでプロセスの停滞や承認漏れを防止する工夫がなされているのです。
テレワークフローシステム「AppRemo」で申請・承認業務を迅速に
テレワークフローシステムの「AppRemo（アップリモ）」は、申請・承認のプロセスを効率化し、業務負担の軽減に役立つワークフローシステムです。Webブラウザから直感的な操作が可能で、チャット機能でコミュニケーションをとることができますので、テレワーク中でも違和感なく申請・承認作業を進めることが可能で、差し戻しの手間もかかりません。
また、メンバーやグループのスケジュール管理や、会議室の予約管理機能などのグループウェア機能も搭載しており、あらゆる業務を一括で管理することができるようになっています。
AppRemoの主な特長
AppRemoには申請書を簡単に作成できる機能がそろっています。
申請書は、いつものExcelで簡単作成
AppRemoではExcelを使って手軽に申請が行えるのが大きな魅力です。記入済みのExcelファイルをWebブラウザの画面からアップロードするだけで申請が完了し、Web画面上での細かいファイル編集作業は不要です。
もちろん、現在、業務で使用しているExcel形式の申請書をそのまま活用することもできますし、新たな申請フォームの作成もExcelで手軽に行えます。
Excelをそのままデータベース化
AppRemoは、Excelシートに入力された内容が自動でシステムのデータベースに取り込まれ、必要に応じてCSV形式で取り出して活用できます。ですから、管理担当者も集計作業に煩わされることなく、本来の業務に集中できます。
このように、AppRemoはすべてのメンバーの業務効率化に貢献することができます。特にテレワークを本格的に導入する場合には、ワークフローシステムの導入はぜひ検討しておきたい事柄であると言えるでしょう。
まとめ
紙の書類で申請・承認業務を行った場合、承認待ちや決裁待ちによるタイムロスが発生しがちで、これが業務効率化の大きな妨げとなっていました。しかし、ワークフローシステムを活用すれば、時間を大幅に節約して業務を効率化することが期待できます。ワークフローシステムのAppRemoは申請書の内容照会などに利用できるチャットなど、申請・承認業務のスピードアップに役立つ機能がそろっています。また、Excel形式の申請書をそのまま利用できますので、今までの業務方式からの移行もスムーズに行えます。AppRemoを活用して事業のさらなる発展に役立てていきましょう。
