簡易ワークフローを検討しているあなたへ(Vol.18)

 2020.11.16  株式会社システムエグゼ

簡易なワークフローとは何か。どのワークフローが自社にとって最適なのか。いきなり検討を始めることになった担当者は、まず何をしたらよいかもわからず資料請求など始めると思います。資料請求前の事前準備など皆さんが簡易なワークフローを選ぶ際の助けになるような記事を案内します。

簡易ワークフローを定義する方法とは?

少子高齢化による労働力人口の減少の補填、働き方改革によるビジネス現場での意識の変化など、企業が業務改善を図る中で、まず紙の申請書の電子化を検討する企業は少なくありません。「社員が使いやすい簡易なワークフローが良いよね、使いやすいものを探しておいてよ」など、抽象的指示で検討を依頼されている担当者は多いのではないでしょうか。いざ製品を調べてみても、検討の軸になる方針がないのでなかなかまとまりません。どんなワークフローを求めているのか定義しないといけない!とこのタイミングで気付きます。ここでは、「簡易ワークフローを検討しているあなたへ」をテーマに、そんなあなた、貴社にとっての簡易ワークフローを定義する方法をお伝えします。

そもそもワークフローって?

そもそもワークフローとはなんでしょうか?皆様も、稟議書などの申請書の承認を取る際、担当者→部長→本部長→役員など、数人の承認を得て最終決定をもらったことがあると思います。この業務の流れをワークフローと呼びます。

仕事には必ず複数の人が関わっており、人と人との仕事の連携の間には表面上には現れない多くの問題点が必ず潜んでいます。「紙の申請書を用意する時間」、「押印の時間」、「郵送の時間」「業務が忙しく承認が溜まってしまった」、「申請書類を保管する場所がもう無い」、「申請書が紛失するトラブル」、etc…。小さな問題が積み重なって本業の足を引っ張ることはよくある話です。テレワークが進んでいる時代、働き方も様々になっています。その中で、円滑にワークフローを進められず、コア業務に手が付けられないことから、ワークフローの見直しをせざるを得ない企業が増加しています。この業務の表面上に現れない仕事の流れを機械化することを目的として作られたシステムがワークフローシステムです。

仕事の流れをスムーズにするために、ワークフローを電子化することは企業に大きなメリットをもたらします。ほとんどの規模の大きい会社ではワークフローシステムが導入されています。しかし、これから検討を始められる方の中には、IT系の製品に慣れておらず、どう検討を進めて良いかわからない方も少なくないと思います。次章移行、そんなあなたへワークフローシステム検討の進め方を紹介していきます。

簡易ワークフロー検討方法 ~準備編~

課題の洗い出し

ワークフローシステムを検討していく際には、前もって大まかな導入までの流れを企業側で把握しておく必要があります。まずはシステム化する内容を決めましょう

「どのワークフローをシステム化したいのか」、「誰が使うのか」、「他システムとの連携はするのか」、「実際の導入担当は誰がやるのか」、「メンテナンスは誰が担当するのか」など、課題を洗い出してゆくと、当初は想定していなかった課題が見つかる場合が多いので必要な作業です。

業務フローの洗い出し

「どのワークフローをシステム化したいのか」が決まったら、その業務のフローを分析、整理します。これにより、業務フローの修正点が明確になってきます。中には、類似している書類や無駄なフローが見つかり、その無駄を省くことで、そもそもの業務を簡易にできる場合もあります。ワークフローを導入する際に、何を改善するために導入するのかの認識合わせにもなりますので、ここでの分析は非常に重要です。

分析と整理が完了して、検討は次のフェーズに移ります。あなたの会社に合った簡易ワークフローシステムを条件付けして決めていきましょう。

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簡易ワークフロー検討方法 ~要件決定編~

ユーザーライクなワークフローか

利用者が(なんとなく)使いづらい、(なんとなく)めんどくさいという違和感から、結局誰もせっかく導入したシステムを使ってくれないようでは、ワークフローシステムを導入した意味がありません。操作がややこしくて、紙で申請したほうが早いとなれば本末転倒です。
そのため、操作性という観点は一番に持っておきましょう。

紙から電子への移行は複雑でないか

ワークフローシステムへの移行にはもちろん準備が必要になります。その際、工数をかけずに申請書の作成ができるか、組織の登録や人事異動への対応力は非常に重要な検討要素です。状況に応じて、申請時のルートが臨機応変に対応できる、複数人が承認できるのかなどもポイントとして押さえておくとよいかもしれません。

承認状況や申請履歴が確認できるか

申請者にとって承認のボールが今誰の手にあるのか把握することは重要です。

紙の運用をした場合、メモを残すなどの対応をしない限り、「いつ承認したのか」、「いつ決裁が下りたのか」履歴や情報は残せません。紙の申請書を回しているうちに、申請書を失くしてしまったといった問題も出てくるかもしれないです。

ワークフローシステムを導入することで上記の問題は解決できます。電子化しているので申請書の紛失は起こりえませんし、どなたがいつ承認したのか履歴も残ります。申請状況を確認すれば、今誰がボールを持っているかの確認もできます。

履歴や申請情報の確認について、簡単に確認画面までたどりつけるのか。必要な項目が網羅されているのか、見やすいか、申請した情報は出力できるのかなど導入前には確認しておきましょう。

簡易ワークフロー検討方法 ~商品選定編~

ここまで条件が整えばあとは製品を選んでいくのみです。各社の製品資料を請求し、製品紹介デモを受けたり、お試し版を触ってみることでこのタイミングで社員の使用感も確認することができます。また、各社からのデモを受ける中で新たな気づきや必要な要件に気付けるかもしれません。そうした検討を重ねた中で残った製品は、あなたの会社にとってぴったりな簡易ワークフローと呼べるはずです。

簡易ワークフローを検討しているあなたへ

押さえるべきポイントをまとめますと、利用者が使いやすいと感じられるか、ワークフローシステムへの移行は煩雑でないか、承認状況や履歴確認できるかといった点になります。

簡易ワークフローの定義は導入する会社によって様々です。しかし、事前の準備をきっちり行うことで、検討における軸をある程度まで固めることは可能であり、ワークフローシステムの検討はスムーズに行えます。

システムエグゼのテレワークフローシステム「AppRemo」では、製品ページにて「テレワーク改造手順ガイド」という資料がダウンロードできます。この資料ではワークフロー導入前に改善しておくべきポイントを紹介しております。簡易ワークフローを検討している方には、役立つ資料となっておりますので参考にしていただければ幸いです。

この記事が簡易ワークフローを検討しているあなたへの一助になれば幸いです。

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