導入事例:株式会社ミヤザワ 様

申請・承認業務に集中して考えることができる
~ワークフローシステムで、ムダな作業をさせない環境づくり~


導入時に「Excel申請書が、ほぼ転用できるメリットは大きい」

石﨑 修 氏

アウトソーシング事業と段ボール事業で「モノづくり」の本質を追求し続ける、段ボールメーカーとして高い品質を誇る株式会社ミヤザワ様(以下、ミヤザワ)にワークフロー導入の取り組みについてお伺いしました。ワークフロー導入担当者や業務・システム担当者は必見の内容です。

株式会社ミヤザワ 様

会社概要
株式会社ミヤザワについて

アウトソーシング事業と段ボール事業を展開

ミヤザワは神奈川に本社を置く、2つの大きな事業を柱とした歴史のある企業です。アウトソーシング事業は、1960年に大手飲料メーカー様工場の高い評価をいただき、その後大手化学メーカー、大手ベアリングメーカー等で拡大を続けて、現在では18事業所を展開しています。業務請負や派遣契約で工場ラインや物流ラインの効率化を支援しています。

段ボール事業は、小ロット・短納期・多品種生産を強みをしています。小ロットの受注は生産工程でロスも多くなりコストもかかることから、一般的な段ボールメーカーは嫌がります。しかしミヤザワは顧客の細かな要望に応え、品質の高さとともに、輸出向け大型梱包や通販業界などのお客様からの高い評価を受けております。

大きな課題となっていたこと

ワークフロー導入に2回失敗!
Webフォーム作成に手間がかかりすぎる

ミヤザワは帳票イメージで作成できるワークフローソフトを導入しましたが、全社稼働を同じソフトで2回も失敗していました。理由は申請書をWebフォームで作成する手間が非常にかかっていたからです。管理者が簡単に作れるというメーカーの説明とは裏腹に、専用作成ツールの機能を覚えなければならない煩わしさや、わかりにくい独特の仕様に時間がかかっていました。

しかし現場はメールにExcelを添付して申請・承認業務を行っているためミスも多く、未承認の行き違い申請書が増えている状況でした。非効率な作業が山積みであり、早期にワークフローシステムの再構築が急務な状態でした。

課題解決のために動いた。
「AppRemo」と「担当者」との出会い

Excelでいける!イチから申請書を作らなくていい
既存の申請書を転用できるので、導入もスムーズ

石﨑氏は展示会でワークフローシステムを探すことにしました。そして出展していたAppRemoと担当者に出会いました。展示ブースでデモを見て「Excelが活用できる!これならいける!」と直感しました。既存のExcel申請書を転用できることも、導入スピードをあげていけると感じました。他の競合製品とも比較しましたが、過去に苦戦したWebフォーム型の申請書作成であり、使いにくさは変わっていませんでした。コストも安いこともあり、早期にAppRemo導入を決定しました。

「担当者が導入中でも親身になって一緒に課題解決を考えてくれた。導入支援サポートがなかったら、自分だけではできなかった」と石﨑氏は笑顔で答えてくれました。機能だけでない、ワークフローシステムの導入支援の重要性がわかった一面でした。

AppRemoの導入効果について

1)申請・承認ルートの自動化は効率化につながった

以前はメール申請をする前に、Excelの宛先一覧表を見て、申請書別に誰に送ればいいのか確認をしていました。AppRemoでは申請書の種別ごとに、担当者の所属に応じて自動で申請・承認ルートが設定されるので、申請時に毎回ルート確認作業をする手間も削減ができました。そして申請・承認業務プロセスに集中して考えることができ、質の良い意思決定につながっています。

2)「あれ?承認していない?」「してません」の承認の滞留やヌケ・モレを撲滅できる

ワークフローシステムがあれば、申請・承認状況が現在どのようになっているか、ステータスを把握することができます。しかし導入前は誰で滞留しているのか、申請自体の承認が開始されているのかわからず、各承認ルート別に確認をしていました。現在では進捗状況の見える化が実現できただけでなく、承認者へのヌケ・モレ防止の通知メールを送ることで、申請・承認業務の迅速化につながっています。

3)システム未経験者でも申請フォーム作成ができる

AppRemoは面倒なWebフォーム作成ではなく、Excelベースで申請書作成をすることができます。 ある時、システム経験の長い石﨑氏が出張中に、急ぎの申請書フォーム作成があったそうです。システム未経験のコンプライアンス推進室の担当に遠隔で依頼し、簡単に作成することができたそうです。

4)紙の削減も大幅に実現!そして検索できる

ワークフローシステムになれば、これまでの膨大な紙の申請書印刷がなくなります。紙が大幅に削減できることはもちろん、ファイリングしていた手間も軽減できました。また紙の時代には「過去の申請書を探す」という作業が発生すると大変でした。

AppRemoであれば様々な角度から検索ができますので、「探す作業」という非効率な時間も大幅に削減できました。

今後、取り組んでいきたいこと

契約書管理システムとして使用していきたい

このようにAppRemo導入により申請・承認業務は大幅に効率化できました。「面倒くさいことを排除することが質の良い仕事につながる」と石﨑氏は自信を持って話します。

今後は契約書管理業務にAppRemoを活用していきたいそうです。ミヤザワの全18拠点からくる契約申請や調印依頼は膨大な量です。顧客が捺印してくれたか、返送はあったかなどのステータス管理や、どの契約書が最新なのか、バージョン管理にAppRemoを利用していきます。ミヤザワは、「品質の担保」にこだわります。

その理由は顧客の細かな要望に応え、ニーズを的確にとらえた製品・サービスを展開するためです。 申請・承認業務、つまりワークフローも同じように品質を高め、効率化していくミヤザワの業務改善はこれからも続いていくでしょう。

  • 記載している企業情報および記事内容は、取材時(2020年9月)のものです。
  • 記載されている社名、商品名などは各社の商標登録です。内容の無断複製・転載の一切を禁じます。

株式会社ミヤザワ

企業サイト : http://www.ms-group.net/
従業員数 : 1,626名 ※2020年9月時点
設立 :1960年2月23日

事業内容 :
・段ボール及び包装・梱包用品の製造ならびに販売
・構内請負業及び製造ライン向け人材派遣業

小金 浩一 氏

管理本部
情報システム部 次長
コンプライアンス推進室 室長
石﨑 修 氏

成瀬 太輔 氏

株式会社システムエグゼ 担当者
朽木 理美

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