ワークフローのサービスを重視し検討してみよう! (Vol.1)

 2020.09.02  株式会社システムエグゼ

ワークフローシステムを検討する際には、「クラウドで使えること」「機能が充実していること」など、ついついソフトウェアの仕様や情報重視になってしまいがちです。しかしコロナ禍によりテレワークやリモートワークになった今、働き方に対応したサービスを提案してくれるワークフローシステムを選定するべきです。サービス重視とはどんな内容なのでしょう?

ワークフローの3つのサービスを重視し検討しよう!

ワークフローを検討する際には、申請・承認業務に関する様々な機能を重視し、検討していくことは当然です。ついついワークフローシステムの機能を重視して検討しまいがちですが、高機能なワークフローソフトを導入すれば、申請・承認業務の課題解決ができるわけでありません。ワークフローは全社員の業務に関係してくるため、たくさんの利用シーンがあり、業務改善をする部分も多く存在します。最近ではテレワークや在宅勤務、リモートワークに働き方も変わってきています。ワークフローツールを検討する際、機能よりも重要である3つのサービスについて触れていきたいと思います。

ワークフローのサービス1 業務改善をしながら導入をする

ワークフローシステムを未導入の多くの企業は、メールにExcelファイルを添付ファイルして、承認をまわしています。Excel申請書の種類や決済金額によって、申請・承認ルートも違うため、誰に送ったらいいのか、手動と目検で確認し申請をします。その後はメールで決済になっていくため、現在どのような承認状況なのかわかりません。急ぎの承認の場合は上司ひとりひとりに口頭で聞いて、どこで止まっているか確認することもあります。導入前にはこのような非効率な業務がたくさんあるのです。

ワークフローシステムを導入すれば、非効率でムダな業務がすべて改善するわけではありません。つまり業務視点で現在の業務を見直しながら進めていかなければなりません。例えば、承認ルートはシステム化できても、上司が出張中の代理承認はどうするか?業務ルールの中で決めなければなりません。重要稟議は複数部門での合議決済になることもあり、単純なルート設定ではないため、イレギュラーな申請・承認業務も想定し、改善する必要もあるでしょう。

このように「申請しました」「承認したよ」という単純な業務ではなく、いろんな業務パターンを考える必要があります。メールとExcelで申請・承認業務を行っているからこそ、柔軟にできていた業務もあるでしょう。業務改善を一緒に行いながら、ワークフローシステムを導入してくれるベンダー、つまり業務改善のパートナーになってくれる会社を選ぶべきでしょう。

ワークフローのサービス2 テレワークという新しい働き方を提案してくれる

 以前は業務改善をしながら導入を進めていけばよいだけでしたが、新型コロナ対応のためにはそれだけでは足らなくなりました。理由は社員が在宅勤務になり、テレワークになってしまったからです。今まで一緒のロケーションにいた管理部門・営業部門・製造部門の組織と、上司と部下が離れて働くようになったのです。同じフロアで働いていれば、稟議を回す前には、一言上司に「〇〇申請を今からまわします」とか、未承認期間が長ければ「急ぎ承認してださい!」と口頭で言えます。上司も申請がまわってきて、聞いていた話と少し違う場合は「ちょっと説明してくれないか」と声がけできます。

しかしコロナで働き方は一変しました。社員全員が自宅で働くようになり、申請・承認業務に関するコミュニケーションはとりづらくなったのです。「急ぎ承認してほしい」「ちょっと聞きたい」と口頭で対応できなくなった今、テレワークという新しい働き方にワークフローシステムを合わせていかなくてはなりません。つまり、これまでやれていた業務を、会社でも自宅でも変わらずできるようにすることが、これからの新しい働き方のスタイルなのです。ニューノーマル時代に対応できる、テレワークフローという新しい働き方をベースに提案してくれるベンダーが必要です。これからのワークフローシステム検討時の必須項目と言えるのではないでしょうか。

ワークフローのサービス3 導入支援サービスをしっかり提供してくれる

ワークフローシステムはクラウドサービスが増えています。クラウドは利用者がサーバ環境やインフラを意識する必要がないので、とても便利です。しかしクラウドだからといって、お客様の導入作業や設定が簡単というわけではありません。導入支援サービス無しで、マニュアルだけで顧客に任せるベンダーもありますが、これはとても危険な導入方法です。

ワークフローシステム導入時には、システムのマスター設定と各機能との関連性を理解し、セットアップする必要があります。ワークフローは申請書フォームをたくさん準備しなければなりません。申請書の種類や条件によっては、100を超える申請書フォームの設計をすることもあります。管理者だけの説明だけでなく、現場に展開するときの説明会での指導も必要です。導入に必要な作業を書き出すだけでも、まだまだたくさんあります。それぐらいワークフローシステムの導入は多くの利用者と、たくさんの申請・承認業務が絡んでくるので、奥が深いのです。

クラウドサービスは導入したけど、結局設定できずに使えなかった・・1年で解約!とならないように、導入支援サービスのしっかり提供してくれるベンダーを選定しましょう。「マニュアルを読めば、お客さんで簡単にできますよ」は、ワークフローシステムの導入は絶対に無理です。

これはコストを安くみせるために、導入サービスを軽視しているケースと言えるでしょう。

ワークフローのサービスを重視し、検討する方法 (まとめ)

ワークフローのサービスで重要なことは3つです。「業務改善をしてくれる」「テレワークという新しい働き方を考えて提案してくれる」「導入支援サービスをちゃんとやってくれる」、意外にこの3つのサービスをしっかり提案してくれるベンダーは多くはありません。

特に抜けてしまうサービスが、「テレワークという新しい働き方を考えて提案してくれる」ということです。なぜ提供してくれるベンダーが少ないかというと、コロナで働き方はガラッと変わったものの、まだワークフローシステム、クラウドワークフロー、ワークフローソフトベンダー等が、テレワーク主体のサービスや機能が提供できていないことが理由です。

テレワークフロー「AppRemo(アップリモ)」は、テレワーク時代を前提に開発されたツールです。例えば、上司が申請者にちょっと確認したいことがあるとします。会社の同じフロアであればすぐに聞けることも、テレワークでは聞かせません。「まあいいか・・」と上司もついつい承認が甘くなってしまったことは、みなさんもないでしょうか?AppRemoはテレワークに対応しているワークフローシステムなので、このようなケースは簡単にチャットで会話ができるように設計されています。LINEなどのチャット感覚で、承認前のちょっとした最終確認が離れていてもできるのです。その他にも様々なテレワークに対応した機能もありますし、申請・承認業務に必要な機能も充実しています。クラウドサービスもオンプレミス(買取型ソフトウェア)の双方をご提供しております。

これからのワークフローシステムはテレワークをベースに設計されていることが重要です。
そしてサービスも重視し、検討されていってはいかがでしょうか?

テレワークフローシステム「AppRemo」基本ガイドブック

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