ペーパーレス化による業務の効率化やコスト削減を図るには、ワークフローシステムの導入や見直しが有効な手段です。ワークフローシステムを導入することで、紙ベースの申請が減り、業務のパフォーマンスも向上し、申請時のミスやそもそも申請漏れといった社内コンプライアンスに影響する部分も改善することができます。
そこでこの記事では、ワークフローシステム導入によるメリットとデメリットについて、代表的な例を端的に紹介します。
ワークフローシステム導入によるメリット4つ
まずは、ワークフローシステムを導入することで得られるメリットを、4点に絞って具体的に解説します。
ペーパーレス化によるコスト削減
ワークフローシステムの導入後は申請や承認をシステム上で行うことになるため、それまで使用していた紙媒体が不要となります。紙そのもののほかにプリンターのインク代や電気代、通信・郵送費などもカットできるでしょう。
電子化・自動化によって削減できるコストは、金銭面だけではありません。承認印をもらって回る時間や保管の手間などが省けるのも、ワークフローのシステム化によってもたらされる大きな利点です。
業務の効率が上がる
ワークフローを導入すると、これまで紙で保管していた膨大な量の書類を、システム上にデータとして保管することになります。保管場所を節約できるだけでなく、必要な情報をいつでもすぐに検索できるようになり、業務効率も大きく向上します。
また、人の手で管理していた資料をデジタル化して蓄積するため、書類の紛失や重複といった人的なミスも起こりません。データを即座に引き出せるようにすることで、資料作成にかける時間も短縮でき、商機を逃すリスクも回避できます。
申請・承認作業がスピーディーになる
従来広く普及していた紙の申請書では、承認権者と同席して印をもらう必要がありました。ワークフローシステムを導入すれば、申請や承認はすべてクラウドなどシステム上で完結させられるようになります。パソコンやスマートフォン、タブレットなどでいつでもどこでも処理を行えるので、承認ルートの流れがスムーズになるでしょう。
出張をともなう営業が多い企業や、在宅ワーク・テレワークをはじめとする働き方改革に取り組んでいる企業などでは、とくに効果的な事例の見られる分野です。また、修正などの細かいやり取りも、同一システム上で容易に処理できるため、業務のスピードアップだけでなく手間やミスの削減にもつながります。
内部統制・コンプライアンスの強化
ワークフローの整備によって各種申請を一元管理することにより、承認ルートが可視化できることも大きなメリットです。書類や申請がきちんと承認権者に伝わっているかどうかをいつでも確認ができ、取りこぼしや漏れが生じる心配がなくなります。
また、証跡や決裁情報も可視化される形で残るため、コンプライアンス上の問題も回避できます。紙媒体ではありがちだった、「承認者が出張中で、誰かが代理で捺印・提出してしまう」といった事態も起こりません。
ワークフローシステムのデメリットについて
ワークフローシステムの導入による紙媒体からデータの一元管理への移行には、上述のとおりさまざまなメリットがあります。その一方で、ワークフローにもデメリットは存在します。導入に際しては、以下のポイントについて考慮する必要があるでしょう。
ペーパーレス化が不可能な書類もある
公的な書類などは、原本の管理が義務付けられている場合があります。そのため、紙媒体を完全に廃止するのは困難です。ただし、できるものからペーパーレス化することで、確実にコスト削減や効率改善につなげられます。この点はデメリットというよりも、費用対効果の効果面での上限を示すものと捉えておくとよいでしょう。
承認経路の明確化でフローが固定されてしまう
承認ルートを明確にすることは、フローが固定化されることも意味します。ワークフローシステムを導入すると組織ルールの変更や人員の変動の度にシステム自体の変更が必要となるケースも少なくありません。それを防ぐためには、柔軟性に富んだサービスや既存のグループウェアとの連携機能に優れた製品を選ぶことが重要なポイントになってきます。
承認経路の明確化はルールやシステムを見直し、無駄を洗い出すことでもあるので、結果として業務効率のアップも期待できます。社内ルールが明確になることで、内部統制の強化も見込めるでしょう。
承認者の作業が増え、負担になることがある
ワークフローシステムを導入すると、社外をはじめとした、いつでもどこにいても承認ができるため、決裁権者にとってはかえって負担となるおそれがあります。承認者が決裁に追われて本来の仕事に支障をきたすようなことがあっては、成功とはいえないでしょう。
ただし、この点は前述のルール設定による効率化で改善を図ることが可能です。むしろ、ルートが可視化されることにより、どこで承認や決裁が滞っているのかが一目でわかるようになり、ピンポイントでの業務改善につなげられるでしょう。
まとめ
ワークフローシステムの導入にはデメリットやクリアしなければならない点もありますが、それ以上に業務の効率アップにつながる多くのメリットがあります。デメリットについても、考え方によっては問題点のあぶり出しにつながります。
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