企業において、売上拡大や生産性向上、さらにはワークスタイルの変革が求められる中で、業務効率の向上はひとつの課題となっています。そこで注目されているのが、社内で日々行っている業務の自動化や効率化を実現するワークフローシステムです。
社内では多くの業務アプリケーションやコラボレーションツールなどが利用されていますが、なかか効率化できていないのが、各種申請業務と言えます。
旅費・経費精算、残業申請から、各プロジェクトを進める際に必要となる上長の承認など、現在の日常業務では、あらゆる申請業務が乱立しています。そのため本記事では、業務効率の向上につながるワークフローの書き方や、作成時のポイント、注意点などをご紹介し、今行っている各種申請業務処理が少しでも自動化できないか、検討してみたいとおもいます。
ワークフローとは？
「ワークフロー」とは文字通り、業務の内容や手順について図で可視化したもので、文字だけの内容ばかりでなく、承認のルートや権限、フローの分岐など、よりも直観的に全体像を把握する目的で作成されます。
多くの仕事は基本的に個人だけでは完結せず、複数人によるチーム体制で進行し、さらには承認する部門が多岐にわたり、部門間を連携して情報を伝達するため、共通理解の土台としてもただしくルール化されていることが重要です。
また、進行しているフローは、申請者本人ばかりでなく、チームメンバーや各承認者が前後の工程や状況を理解したうえで判断できることが重要で、閲覧や編集、決裁の権限設定なども一定のルールーに即して運営される必要があります。
ワークフローの基本の書き方とひな形
ここでは、具体的なワークフローの書き方やひな形について解説します。大きく分けて3つの手順がありますので、順に確認していきましょう。
①ワークフローを作る目的を明確にする
ワークフローに限ったことではありませんが、まずはその目的を明らかにします。決してワークフロー作成という作業自体が目的化してはなりません。
たとえば、作成するワークフローを誰に・どのように見せるのかを考えてみると、目的がより明確になります。社内の引継ぎ用なのか、クライアントへの説明用なのかによって、記載すべき範囲や情報レベルは異なります。このように、ワークフローを作成する目的によって適切な内容も変わるため、時間をかけてでも目的を明確化することが重要です。
②ワークフローに関係する人物とそれぞれのタスクを確認する
ワークフロー作成の目的が明確になれば、盛り込むべきポイントも大体定まってきます。
次に確認すべきことは、そのワークフローに関係する部署や人物です。場合によってはクライアントも関係してくるでしょう。関係する部署や人物を洗い出し、さらにそれぞれのタスクもできるだけ具体的に洗い出します。
ここでは、時系列に注意するというより、タスクを具体的かつ漏れなく記載・整理しておくことがポイントです。
③タスクを業務の流れに沿って時系列順に並べる
最後のステップとしては、②で洗い出したタスクを関係者ごとに時系列に並べることです。何をもってそのタスクの開始あるいは終了とするのか、どのような判断が必要になるのか、なども整理しておきましょう。必要に応じてヒアリングも行いながら、ワークフローに反映していきます。
④社内の資産を活用する
ワークフロー作成は、あくまで目的ではなく手段です。よって、作成に時間をかけすぎるのは得策ではありません。そこで有効なのが、雛形を活用したワークフローの作成です。
体裁や枠組みなどを最初から考えるよりかは、すでに蓄積されている雛形の中から自社の状況に合うものを見つけるほうが効率的でしょう。
当社が提供するテレワークフローシステム「AppRemo」では、申請フォーマットとしていままで利用していたエクセルシートを活用して、ワークフローシステムを利用することが可能です。自由にデザインすることができるばかりか、既存の申請書フォームもそもなま有効活用
することができ、使い慣れたExcelだけで作成ができるため、思い通りのデザインの申請フォームを作成することができます。
手軽にダウンロードできるといって、外部サイトのテンプレートを単純に持ち込むばかりでなく、いままで利用してきた社内資産を活用して、自社のワークフローにマッチしたフォーマットでテンプレートを用意することで、だれもが使える便利な申請フォームが作成できます。
ワークフローを作成する上でのポイント・注意点
ワークフロー作成にあたり、留意すべき点を解説します。以下のポイントを意識することで、より有効なワークフローの作成につながります。
ワークフローを作成する際のポイント
ワークフローは、業務の流れを時系列で整理したものです。よって、ワークフローを並列に記載してしまうと、ワークフローとしての効能を活かすことができません。自社やクライアントを含め、複数の関係者が図に登場する中で、時系列を分かりやすくまとめるようにします。
次のポイントとしては、文字表現を簡潔にすることです。ワークフローは図を用いて分かりやすく表現し、見た人が直観的に理解できるようにする共有ツールでもあります。よって、文字の説明ばかりでは、わざわざワークフローで示す意味が薄れてしまいます。できるだけ助詞を省き、簡潔な文字表現を心がけましょう。
最後は、用いる記号についてです。ワークフローの目的にも関係しますが、やはり社内外含め多くの人の共通理解に活用する観点から、図に入れる記号も基本的なものを使います。分岐の表現やプロセス、開始と終了など基本的な記号を用いて、コミュニケーションとしてより効果的に機能するように作成しましょう。
ワークフローを作成する際の注意点
ワークフローは直観的な成果物になるため、できるだけ記号で表したくなりますが、無理やり記号を使おうとすると、かえって分かりづらくなります。特に、慣れないうちは基本的な記号を中心に使うよう心がけましょう。
また、流れを示す矢印が他の矢印と交差しないように注意してください。矢印が入り乱れていると、やはりごちゃごちゃとした印象になってしまいます。情報を整理できていれば、自然と簡潔な図になるため、矢印が複雑になりそうな場合は一旦手を止め、流れを整理してみましょう。
まとめ
ワークフローを作成する際は、本記事でご紹介したポイントを意識しつつ、基本の順序に沿って進めることが大切です。場合によっては、組織の拡大などによって、未経験ながらもワークフロー作成を担当する人も多いかもしれません。
その点、当社が提供するテレワークフロー「AppRemo」では、今まで利用していたExcelファイルで申請できるため、運用を変える必要がなく、だれでも迷わず利用できます。さらに、どこまで承認処理が進んでいるのか一目で把握できるため、申請・承認業務を見える化し、プロセスの停滞を抑制します。
また当社では、製品の導入ばかりでなく、初期設定の支援や管理者の向けの操作教育など、社内の定着化に向けて万全のサポートを提供いたします。くわしくは、導入サポートページのそれぞれのメニュー内容をご覧ください。
[導入サポート]
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/implementation
